Co powinno (a czego nie powinno) umieścić w pliku pracownika
W innych przypadkach dostęp jest ograniczony do personelu HR, a pracownicy mogą żądać dostępu do swoich danych. Prawnicy mogą również wezwać do wniesienia sprawy do akt osobowych dotyczących pozwów i skarg dotyczących Komisji Równych Szans Pozasądowych (EEOC) .
Były pracownik może również poprosić o kopię swoich danych osobowych.
Biorąc pod uwagę wszystkie potencjalne zastosowania i potencjalnych odbiorców dokumentacji pracowniczej, pracodawca musi zadbać o zachowanie bezstronnej, rzeczowej dokumentacji historii zatrudnienia pracownika w dokumentacji personelu. W związku z tym zastosuj te ogólne wytyczne do dokumentacji zachowanej w aktach osobowych organizacji.
Ogólne wytyczne dotyczące zawartości akt osobowych pracowników
- Informacje w aktach osobowych muszą być oparte na faktach. Opinie pracowników nadzoru lub działu kadr; losowe notatki; plotka; bezpodstawne plotki; pytania, raporty lub twierdzenia tattletale od innych pracowników, które nie zostały zbadane; zarzuty nie są ścigane, badane i zawierane; i wszelkie inne nieaktualne informacje, komentarze lub uwagi powinny być wyłączone z akt osobowych pracowników.
Jeden z najgorszych przykładów obraźliwego komentarza znalezionego przez menedżera ds. Personalnych w rekordzie personalnym, obejmował notatki z wywiadu dla menedżera ds. Rekrutacji. Jeden z nich stwierdził: "Być może zbyt grubym, aby wchodzić po schodach w razie potrzeby". Wyobraź sobie pracownika, prawnika, a nawet przyszłych pracowników i przełożonych czytających takie komentarze.
W innej firmie menedżer znalazł niepotwierdzone notatki, które menedżerowie i inne osoby umieścili w aktach pracownika, takich jak: "Mary jest zła, ponieważ nie dostała podwyżki." Celowo zwolniła swoją pracę, by wyrównać rachunki ze swoim kierownikiem ". Widzisz problem?
- Rekordy personelu muszą zostać starannie przypisane do odpowiednich lokalizacji plików. Określić protokół dla ewidencji personelu firmy na podstawie przepisów prawa stanowego i federalnego, praw pracowniczych, takich jak ustawa o przenośności ubezpieczeń zdrowotnych i odpowiedzialności z 1996 r. (HIPAA) oraz najlepsze praktyki pracodawców.
Następnie trzymaj się protokołu. Nie chcesz znaleźć przypadkowych pretekstów do lekarza umieszczonych w aktach osobowych, kiedy należą do dokumentacji medycznej. Czy nie chcesz uzasadnienia i uzasadnienia promocji pracownika w pliku płac.
Nie chcesz także zapisów decyzji o zatrudnieniu, które obejmują sprawdzanie tła lub notatki z rozmów z byłymi pracodawcami w aktach osobowych.
- Przełożeni, kierownicy i inni pracownicy, którzy umieszczają dokumentację w dokumentacji personelu, muszą zostać przeszkoleni w zakresie odpowiedniego pisania dokumentacji. Stwierdzenie, że pracownik jest nagany, że pracownik był kompletnym zabójcą , nie wygra twojego rekordu personalnego żadnych nagród, ale niewykwalifikowani przełożeni byli znani z pisania podobnych stwierdzeń.
Co więcej, ogranicz dostęp do plików do personelu HR, który jest odpowiedzialny za zapisy i wie, co powinno i nie powinno być umieszczone w aktach osobowych. - Zrównoważyć informacje umieszczane w ewidencji personelu, aby uwzględnić zarówno pozytywne, jak i negatywne aspekty historii zatrudnienia pracownika. Zbyt często zapisy personelu podkreślają każde negatywne zdarzenie i pomijają pozytywne składniki.
- Rozpoznaj różnicę między osobistymi notatkami przełożonego na temat jego lub jej pracowników zgłaszających a oficjalnymi zapisami pracowników firmy. Noty nadzorcy, które służą do poprawy wydajności , śledzenia projektów i realizacji celów, a także do rzetelnego określania podwyżek i planów rozwoju wydajności , należą na przykład do prywatnego pliku nadzoru, a nie do oficjalnych zapisów personelu firmy.
Rozpoznaj także potrzebę szkolenia superwizorów w zakresie robienia notatek i utrzymywania dokumentacji w zarządzaniu. Te same kryteria faktów, a nie opinie i konkretne przykłady, a nie pogłoski, dotyczą prywatnych notatek.
Prywatne notatki przełożonego mogą zostać wezwane do sądu w postępowaniu sądowym, więc zaleca się zachowanie ostrożności nawet w przypadku prywatnych notatek. Nie zaleca się stosowania praktyk w organach nadzorczych przechowujących kopie zapisów znajdujących się w oficjalnym pliku personelu w pliku zarządzania.
- Dokumentacja i notatki z rozmowy kwalifikacyjnej przedstawiają pewien problem. Najlepszą praktyką jest utrzymanie oddzielnego pliku dla każdej wypełnianej pozycji, która obejmuje całą dokumentację związaną z wypełnianiem tej pozycji od momentu wysłania ogłoszenia do kontroli referencyjnej. Życiorysy wnioskodawców, listy motywacyjne i wnioski należą do tego pliku, z tą różnicą, że należy przenieść aplikację pracownika najemnego do akt osobowych pracowników.
Ten plik zawiera oficjalne listy kontrolne i formularze, które dążą do obiektywnej reprezentacji kwalifikacji potencjalnego pracownika i wspierają decyzję o zatrudnieniu najbardziej wykwalifikowanego kandydata. Opinie i notatki menedżera ds. Zatrudnienia, które zostały podjęte podczas procesu rekrutacji , nie należą do tego pliku. Dział zasobów ludzkich może zbierać te notatki, aby zachować pełną dokumentację dotyczącą decyzji o zatrudnieniu, ale nie należy do dokumentacji personelu.
- Dokumentacja personelu dotycząca decyzji o zatrudnieniu, takich jak awans , przeniesienie na boczną okazję i podwyżki wynagrodzeń . Opinie kierownika lub HR na temat pracownika nie są. Dokumentacja personelu dyscyplinarnego, taka jak pisemne ostrzeżenie, należy również do akt osobowych pracowników.
Konkretne przykłady dokumentacji, które nie powinny znajdować się w dokumentacji personelu
Poniższych informacji nie należy umieszczać w aktach osobowych. Dokumentacja może wymagać osobnego pliku, może być sklasyfikowana jako notatka nadzorcza lub dokumentacja zarządzania lub nie powinna być w ogóle przechowywana przez pracodawcę.
- Wszelkie informacje medyczne znajdują się w dokumentacji medycznej .
- Informacje o płacach znajdują się w pliku listy płac .
- Dokumenty zawierające numery ubezpieczenia społecznego pracowników lub informacje o chronionych klasyfikacjach pracowników, takich jak wiek, rasa, płeć, pochodzenie, niepełnosprawność, stan cywilny, przekonania religijne itp., Nigdy nie powinny być przechowywane w aktach osobowych.
- Dokumentacja nadzoru w celu zarządzania pracą pracownika, ustalania celów, udzielania informacji zwrotnych itp. Należy składać w folderze prywatnym, nadzorującym lub zarządzanym przez zarząd.
- Materiały dochodzeniowe, w tym skarga pracownicza, przesłuchania świadków, rozmowa z pracownikiem, ustalenia, zalecenia adwokackie i rozwiązanie, a także działania następcze w celu uniknięcia działań odwetowych , powinny znajdować się w pliku śledztwa, który jest oddzielny od ewidencji personelu.
- Pracownik pliku I-9 tworzy się w pliku I-9 lub w jego lokalizacji , z dala od ewidencji pracowników.
- Sprawdzenie przeszłości, w tym historię kryminalną, raporty kredytowe itd., Oraz wyniki testów narkotyków w oddzielnym pliku , do którego nie mogą uzyskać dostępu przełożeni, kierownicy i pracownicy. SHRM zaleca ten osobny plik lub zaleca, aby te informacje można było również umieścić w pliku medycznym pracownika.
- Rekordy dotyczące pracowników o równych szansach, takie jak formularze samoidentyfikacji i raporty rządowe, nie powinny być przechowywane w aktach osobowych ani w żadnym miejscu, gdzie osoba nadzorująca ma dostęp.
Postępując zgodnie z tymi wytycznymi, organizacja skutecznie zapisuje faktyczne, możliwe do poparcia zapisy dotyczące historii zatrudnienia i personelu w odpowiednich lokalizacjach.
Zastrzeżenie: Należy pamiętać, że podane informacje, mimo że autorytatywne, nie są gwarantowane pod względem dokładności i legalności. Witryna jest odczytywana przez ogólnoświatową publiczność, a prawa i przepisy dotyczące zatrudnienia różnią się w poszczególnych stanach i krajach. Poproś o pomoc prawną lub pomoc ze strony państwowych, federalnych lub międzynarodowych zasobów rządowych, aby upewnić się, że Twoja interpretacja prawna i decyzje są prawidłowe dla Twojej lokalizacji. Te informacje służą jako wskazówki, pomysły i pomoc.