Znaczenie dokumentacji w zasobach ludzkich

Zobacz przykłady poprawnej i nieprawidłowej dokumentacji w dziale kadr

Dokumentacja jest zapisaną i zachowaną rejestracją wydarzeń związanych z zatrudnieniem . Dokumentacja składa się z rządowych i prawnie nakazanych elementów, dokumentów wymaganych przez politykę i praktykę firmy, dokumentów sugerowanych przez najlepsze praktyki w zakresie zasobów ludzkich oraz formalnych i nieformalnych zapisów dotyczących wydarzeń związanych z zatrudnieniem.

Dokumentacja dotycząca zapisu zatrudnienia

Dokumentacja jest pisemnym zapisem działań pracownika, dyskusji, incydentów coachingu wydajności , świadków naruszenia polityki, działań dyscyplinarnych, pozytywnego wkładu, nagrody i uznania, dochodzeń, niespełnienia wymagań i celów, oceny wydajności i innych.

Dokumentacja pozwala pracodawcy lub pracownikowi zachować pisemny zapis wydarzeń i dyskusji dotyczących określonego wydarzenia. Dokumentacja stosunku pracy dostarcza pisemnego zapisu, który może być niezbędny do wspierania takich działań, jak promocja pracowników, podwyżki płac pracowników i działania dyscyplinarne, w tym rozwiązanie stosunku pracy .

Dokumentacja dotycząca pracowników jest generalnie zarówno pozytywna, jak i negatywna, gdy jest to konieczne. Jest to faktyczne, a nie osądzające. Opisuje zdarzenia, które występują nie w opiniach i przemyśleniach widza na temat wydarzenia. W dokumentacji opisano również działania, które zostały podjęte w ważnych przypadkach, na przykład podczas formalnego uznania pracownika lub podjęcia działań dyscyplinarnych.

Pamiętaj, że musisz utworzyć dokumentację tak blisko momentu wystąpienia incydentu, aby dokumentacja była terminowa, szczegółowa i dokładna.

W postępowaniu sądowym dokumentacja dotycząca przeszłych wyników pracownika często ma kluczowe znaczenie dla wyniku, jaki pracodawca odczuwa z tego wydarzenia.

Zapewnienie rzetelnego obrazu wyników pracownika bez skupiania się wyłącznie na negatywnych wydarzeniach jest celem.

Rodzaje dokumentacji

Zasady, procedury, podręcznik dla pracowników i plany rozwoju wydajności są również formami dokumentacji, która rejestruje spodziewane zachowanie pracowników i wymagania w miejscu pracy w celu utrzymania uporządkowanego, uczciwego miejsca pracy, w którym pracownicy wiedzą, czego się od nich oczekuje.

Dokumentacja jest również pisemnym zapisem zeznań oskarżonego, oskarżyciela i świadków wrogich wydarzeń w miejscu pracy, które dotyczą wykroczeń pracowników, takich jak molestowanie seksualne .

Dokumentacja może być formalna i przechowywana w aktach osobowych pracownika . Oczekuje się, że pracownicy podpiszą tę dokumentację, aby potwierdzić, że otrzymali kopię i przejrzeli jej zawartość. (Podpis nie oznacza zgody na oświadczenia w dokumentacji.)

Dokumentacja ta obejmuje również takie trwałe zapisy, jak podpisany wniosek o zatrudnienie, pisemne referencje dotyczące zatrudnienia , materiały aplikacyjne, takie jak życiorysy i list motywacyjny, oraz sprawdzenie przeszłości. Oprócz dokumentacji pracowniczej, zachowana jest również dokumentacja, taka jak formularz I-9, który sprawdza kwalifikacje pracownika do pracy w USA, jak również zapisy medyczne, zapisy FMLA i tak dalej.

Dokumentacja może również mieć charakter nieformalny, podobnie jak w zapisach menedżera dotyczących jego rozmów z pracownikiem w ciągu roku. Ważne jest, aby zarządzający utrzymywali tę dokumentację na wszystkich swoich członkach personelu raportującego; żaden pracownik nie powinien być wyróżniany ze względu na wydajność. (Można to interpretować jako dyskryminację w późniejszym terminie).

Korzystanie z dokumentacji

Dokumentacja krytycznych incydentów, zarówno pozytywnych, jak i negatywnych, jest również zalecana, aby menadżerowie mieli rekordową wydajność pracownika obejmującą pewien okres czasu.

Dokumentacja jest wykorzystywana w inny sposób w organizacjach. Mogą to być procedury, instrukcje pracy i instrukcje oprogramowania komputerowego, aby wymienić tylko kilka, ale dla celów działu zasobów ludzkich są to typowe zastosowania dokumentacji. Są to instrukcje dotyczące prawidłowego dokumentowania.

Dokumentacja wydajności

Dokumentacja dotycząca wydajności pracownika pozwoli ci zdyscyplinować , wypowiedzieć lub uczciwie promować, nagradzać i rozpoznawać pracowników. Bez dokumentacji uzasadnienie dla któregokolwiek z tych działań jest trudne i potencjalnie ryzykowne dla pracodawcy.

Pracodawca musi unikać potencjalnego oskarżenia o dyskryminujące traktowanie pracowników .

Niezależność od siebie, dobrzy pracodawcy chcą stworzyć środowisko pracy, które jest uczciwe, spójne i wspiera cele pracowników i plany kariery.

Środowisko to jest wspierane przez profesjonalną dokumentację wykonawczą pracownika - zarówno zachwalanie pochwał, jak i działania wymagające korekty lub ulepszenia. Wcześniej szczegółowo omówiono sposób dokumentowania. Te próbki dają więcej przykładów odpowiedniej dokumentacji.

Próbki dokumentacji

Źle :

Mark zwykle spóźnia się do pracy. Mark traci zbyt dużo pracy.

Z prawej :

1 kwietnia: Mark zadzwonił chory i opuścił 8 godzin pracy.

4 kwietnia: Mark przybył do pracy o 10 rano, dwie godziny spóźniony z planowanym czasem rozpoczęcia.

6 kwietnia: Mark zaplanował wizytę u lekarza, a następnie został w domu, aby zainstalować nowy piec.

12 kwietnia: Mark zadzwonił chory i opuścił 8 godzin pracy.

Źle :

Maryja jest niewiarygodna. Ona prawie nigdy nie robi tego, co zobowiązała się zrobić.

Z prawej :

2 maja: Mary obiecała, że ​​pierwszy projekt propozycji produktu będzie dostępny do wglądu na dzisiejszym cotygodniowym spotkaniu. Mary nie przygotowała projektu dokumentu zgodnie z oczekiwaniami. Mówiła, że ​​była zbyt zajęta, a ludzie, którym potrzebowała pomocy, nie wrócili z nią.

Manager odpowiedział: Jakiej pomocy potrzebujesz? Informacja? Kto do Ciebie nie dotarł i czego od ciebie potrzebowałeś?

Carl i Michael musieli zaktualizować Marię o ich postępach.

Co sprawia, że ​​jesteś tak zajęty, że nie masz czasu, aby realizować swoje zobowiązanie? Podejmuje zbyt wiele zobowiązań z ograniczonymi godzinami, aby je wypełnić.

Co mogę zrobić żeby ci pomóc?

Kiedy sprawisz, że projekt dokumentu będzie dostępny do sprawdzenia?

Te przykłady zawierają przegląd tego, jak wygląda skuteczna dokumentacja w porównaniu do dokumentacji, która została napisana niepoprawnie. Przestrzegaj tej porady, aby skutecznie i zgodnie z prawem dokumentować zasady, wyniki i wydarzenia w miejscu pracy.

Zastrzeżenie: Należy pamiętać, że podane informacje, mimo że autorytatywne, nie są gwarantowane pod względem dokładności i legalności. Witryna jest odczytywana przez ogólnoświatową publiczność, a prawa i przepisy dotyczące zatrudnienia różnią się w poszczególnych stanach i krajach. Poproś o pomoc prawną lub pomoc ze strony państwowych, federalnych lub międzynarodowych zasobów rządowych, aby upewnić się, że Twoja interpretacja prawna i decyzje są prawidłowe dla Twojej lokalizacji. Te informacje służą jako wskazówki, pomysły i pomoc.