Oto, co musisz wiedzieć o zawartości plików personalnych
- Pracodawca chce mieć dokładne informacje przydatne i zorganizowane, gdy potrzebujesz dostępu do informacji z dowolnego powodu. Zmiany w kontaktach w nagłych wypadkach, adresy pracowników, śledzenie ocen wydajności , listów dyscyplinarnych , uznawania pracowników i materiałów o zatrudnieniu są przykładami informacji, które pracodawca będzie chciał szybko uzyskać.
- Pracodawca musi zachować dokumentację dotyczącą kwestii kadrowych, takich jak wybór pracowników, wyniki, historia pracy, uzasadnienie rekompensaty i wewnętrzne aplikacje promocyjne , aby wymienić tylko kilka.
Roszczenie EEOC , pozew, a nawet konieczność uzasadnienia braku podwyżki lub awansu do pracownika wymagają, aby pracodawca zebrał i zachował tego rodzaju dokumentację pracowniczą. - Niektóre zapisy pracownicze są wymagane przez rządy federalne lub stanowe, aby pracodawcy mogli je zachować. Porządkowanie informacji o pracownikach w pliku personelu ma sens w zakresie dostępu i zgodności prawnej oraz gotowości.
Rodzaje plików personalnych
Pracodawca na ogół prowadzi kilka rodzajów akt osobowych, do użytku służbowego, do poufności pracowników, do prywatności w medycynie i do zgodności z prawem. Nie jestem świadomy żadnego prawa, które mówi, ile plików musi posiadać pracodawca.
Istnieje jednak wiele przepisów prawnych i istnieją zasady dotyczące dobrych praktyk personelu w zakresie poufności pracowników, które regulują treść akt osobowych i kto ma dostęp do tych informacji.
Są to akta osobowe, które utrzymuje większość pracodawców w USA. (Ogólnoświatowe prawa i praktyki mogą się różnić.)
- Plik personelu : Jest to główny plik pracownika, który zawiera historię stosunku pracy.
- Plik płac : chcesz zachować osobny plik dla wszystkich problemów związanych z płacami i wynagrodzeniami.
- Dokument medyczny pracownika : Ustawa federalna o przenośności ubezpieczeń zdrowotnych z 1996 r. (HIPAA) wymaga, aby pracodawcy chronili dokumentację medyczną pracowników jako poufne.
- Formularze dla pracowników I-9 : Musisz zachować oddzielny plik dla wszystkich pracowników (nie na pracownika) formularzy I-9, ponieważ nie chcesz, aby pracownicy rządowi, którzy są upoważnieni do sprawdzania tych formularzy w różnych okolicznościach, przeglądali Twoje główne, poufne akta osobowe pracowników.
Dostęp pracowników do plików personelu
Pracownicy mają dostęp do akt osobowych pracowników pod nadzorem i personelem działu kadr. Dokumenty pracownicze pracowników są uważane za własność pracodawcy, który jest odpowiedzialny za ich utrzymanie i ochronę.
Przykładowa polityka plików personelu
Poniżej znajduje się przykładowa polityka plików personalnych do użytku w twojej firmie. Omawia różne pliki, które są zalecane i które powinny mieć dostęp do każdego pliku.
Przykładowe zasady
Firma przechowuje trzy akta pracowników dla każdego pracownika.
Plik personelu jest przechowywany dla każdego pracownika (nazwa firmy). Te akta osobowe zawierają poufne dokumenty i są zarządzane i utrzymywane przez personel działu kadr.
Dostęp do tego pliku jest ograniczony do pracowników działu kadr i zakłada, że menedżer każdego pracownika zachowuje własny plik z dokumentami odnoszącymi się do wydajności pracy pracownika.
Typowe dokumenty w aktach osobowych obejmują wniosek o zatrudnienie, rodzinny formularz kontaktowy w nagłych wypadkach, udokumentowaną historię działań dyscyplinarnych, życiorys, podręcznik dla pracowników i dokumentację podpisującą pracodawcy, aktualne dane osobowe i referencje zawodowe.
Nie wszystkie pliki osobowe zawierają te same dokumenty, ale każdy plik personelu ma pewne dokumenty, które są takie same.
Listy płac są również utrzymywane; Pliki płac zawierają historię prac, departamentów, zmian wynagrodzeń pracowników i tak dalej. Dostęp do pliku listy płac jest ograniczony do odpowiedniego działu księgowości i personelu HR.
Dokument medyczny pracownika również jest utrzymywany. Treść dokumentacji medycznej nie jest dostępna dla nikogo oprócz personelu wyznaczonego przez personel ludzki i pracownika, którego zapisy znajdują się w aktach. W nazwie Twojej firmy) pliki medyczne otrzymują najwyższy stopień bezpiecznego przechowywania i poufności.
Pracownik może przeglądać swoje akta personelu, kontaktując się z pracownikiem działu kadr w normalnych godzinach pracy. Żaden pracownik nie może zmienić ani usunąć żadnego dokumentu z jego akt osobowych, który musi być oglądany w obecności pracownika działu kadr.
Znany również jako pliki pracownicze, rekordy pracowników, pliki zasobów ludzkich, dokumentacja
Zastrzeżenie - Uwaga:
Susan Heathfield dokłada wszelkich starań, aby oferować dokładne, zdroworozsądkowe, etyczne doradztwo w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi, pracodawcami i miejscem pracy zarówno na tej stronie internetowej, jak i na tej stronie, ale nie jest prawnikiem ani treścią witryny, autorytatywny, nie ma gwarancji dokładności i legalności i nie powinien być interpretowany jako porada prawna.
Witryna ma ogólnoświatową publiczność, a prawa i przepisy dotyczące zatrudnienia różnią się w poszczególnych stanach i krajach, więc strona nie może być ostateczna dla wszystkich w miejscu pracy. W razie wątpliwości należy zawsze szukać porady prawnej lub pomocy ze strony państwowych, federalnych lub międzynarodowych zasobów rządowych, aby upewnić się, że Twoja interpretacja prawna i decyzje są prawidłowe. Informacje na tej stronie są tylko po wskazówki, pomysły i pomoc.