Informacje medyczne pracownika nigdy nie znajdują się w pliku pracownika
Ponieważ plik medyczny zawiera poufne i poufne informacje, musi znajdować się w bezpiecznym, zamkniętym, niedostępnym miejscu.
Szafka na dokumenty, w której znajdują się akta medyczne pracowników, powinna również blokować, a personel działu HR powinien mieć tylko klucze. Dostęp do akta medycznego pracownika jest ograniczony wyłącznie do pracowników działu kadr.
Ustawa o przenośności i odpowiedzialności ubezpieczeniowej z 1996 r. (HIPAA) nakłada na pracodawców obowiązek ochrony danych medycznych pracowników jako poufnych; Dokumentacja medyczna powinna być przechowywana osobno i niezależnie od innych zapisów biznesowych. Nigdy nie przechowuj dokumentacji medycznej pracowników w aktach ogólnych pracowników.
Ze względu na poufność informacji, zapisy muszą być odizolowane od plików, do których dostęp mają pracownicy, tacy jak przełożeni lub kierownicy. (W rzeczywistości jest to również zalecane w przypadku plików personelu w ogóle - zapewnia dostęp tylko pracownikom HR).
Treść pliku medycznego pracownika
Są to rodzaje przedmiotów, które powinny być bezpiecznie przechowywane w dokumentacji medycznej pracownika. W razie wątpliwości pomóż po stronie ochrony medycznie powiązanych informacji swoich pracowników.
- Wnioski i formularze ubezpieczenia zdrowotnego
- Wnioski o ubezpieczenie na życie i formularze
- Wyznaczone dane beneficjenta
- Wnioski o wszelkie inne świadczenia pracownicze, które mogą wymagać informacji medycznych, takich jak ubezpieczenie wzroku
- Wnioski o płatne lub nieopłacone medyczne liście nieobecności
- Raporty Family Medical and Leave Act (FMLA) oraz powiązane aplikacje i dokumentacja
- Dokumentacja FMLA podpisana przez lekarza
- Dokumentacja dotycząca chorób członka rodziny lub dziecka, dla których ubiegasz się o zasiłek FMLA w celu zapewnienia stałej opieki
- Dokumentacja urlopowa związana z opieką medyczną dla pracowników, którzy nie kwalifikują się do urlopu FMLA
- Badania lekarskie, notatki, korespondencja i zalecenia
- Medycznie związane wymówki za absencję lub spóźnienie od lekarza
- Ograniczenia pracy medycznej z dokumentacją od lekarza rekomendującego
- Raporty o wypadkach i urazach, w tym dokumenty wymagane przez OSHA
- Raporty o odszkodowaniach pracowników dotyczące urazu lub choroby
- Wszelkie inne formularze lub dokumenty zawierające prywatne informacje medyczne o pracowniku.
Jeśli zachowasz te pliki w 100% poufne, twoi pracownicy będą ci ufać, a ty będziesz podtrzymywał ducha i znaczenie prawa.
Zastrzeżenie: Należy pamiętać, że podane informacje, mimo że autorytatywne, nie są gwarantowane pod względem dokładności i legalności. Witryna jest odczytywana przez ogólnoświatową publiczność, a prawa i przepisy dotyczące zatrudnienia różnią się w poszczególnych stanach i krajach. Poproś o pomoc prawną lub pomoc ze strony państwowych, federalnych lub międzynarodowych zasobów rządowych, aby upewnić się, że Twoja interpretacja prawna i decyzje są prawidłowe dla Twojej lokalizacji. Te informacje służą jako wskazówki, pomysły i pomoc.