Liderzy spotkań są kluczem do udanego spotkania, które osiąga swoje cele
Kto prowadzi spotkanie?
Przywódca spotkania jest kluczem do powodzenia spotkań i zespołów .
Pracownik, który pełni funkcję lidera spotkania, jest niezwykle ważny. W niektórych spotkaniach liderem jest kierownik wydziału, kierownik zespołu lub osoba wyznaczona przez kierownictwo wyższego szczebla do kierowania inicjatywą. Pracownicy ci zostali wybrani do swojej roli przywódczej ze względu na ich postrzegane umiejętności jako menedżera lub lidera.
Innym razem pracownik może w naturalny sposób stać się liderem. Liderzy ci to pracownicy, których inni pracownicy szanują i szanują . Przy innych okazjach zespół może zdecydować o obróceniu roli lidera wśród wszystkich członków. Dzięki temu wszyscy członkowie zespołu mogą dalej rozwijać swoje umiejętności jako liderzy spotkań i generować udane spotkania.
Obowiązki Lidera Spotkań
Oto główne obowiązki lidera spotkania.
- Określa cel, zadanie lub cel, który należy osiągnąć. Często jest to zadanie lub część opisu stanowiska lidera.
- Decyduje, czy spotkanie jest najlepszą możliwą metodą uzyskania celu lub celu, czy osiągnięcia pożądanego rezultatu. Odpowiedz na pytanie, czy spotkanie jest potrzebne?
- Określa, kto musi pomóc w zaplanowaniu spotkania.
- Z drużyną lub liderem decyduje o porządku obrad . (W bieżących spotkaniach zadanie to jest realizowane na końcu bieżącego spotkania).
- Określa datę, godzinę i lokalizację najczęściej za pomocą udostępnionego kalendarza organizacyjnego.
- Składa się na spotkanie ze spotkaniami przygotowawczymi, takimi jak czytanie, informacje finansowe, historia, korespondencja ze spotkania zespołu i tak dalej.
- Zaprasza uczestników i rozdaje zadania oraz pracę wstępną, pozwalając na możliwie jak najwięcej czasu, aby uczestnicy byli przygotowani na spotkanie.
- Zapewnia, że na spotkaniu jest rejestrator lub minutnik, aby udokumentować postępowanie i wszelkie zobowiązania, działania lub decyzje. Wyznacza chronometrażystę, gdy jest to konieczne do prawidłowego przeprowadzenia spotkania.
- Może wykorzystywać lodołamacz do rozgrzewki uczestników i stworzyć środowisko, w którym uczestnicy spotkania mogą swobodnie komunikować się ze sobą i wymieniać się pomysłami i informacjami.
- Przybywa wcześnie i prowadzi spotkanie , utrzymując je w zadaniu, na torze i angażując wszystkich uczestników, aby każdy z nich czuł, że ich obecność jest niezbędna na spotkaniu. Gwarantuje to ich udział w następnym spotkaniu
- Przyspiesza spotkanie firmy , aby uczestnicy nie czuli się nudni i znudzeni. Niezależnie od tego, czy używasz lodołamaczy, humoru czy zabawnych przykładów, żadne spotkanie nie powinno się zakończyć bez śmiechu.
- Zapewnia przydzielanie i obsługę kolejnych kroków i czynności.
- Poinformowuje o spotkaniu i planuje porządek obrad na następne posiedzenie.
- Śledź uczestników pomiędzy spotkaniami, aby upewnić się, że działania są na dobrej drodze i zaoferuj pomoc i / lub zasoby, jeśli wolontariusz ma problemy.
Dodatkowe role przywódców
Lider spotkania bierze na siebie te obowiązki, ale ma także role związane z komunikacją , raportowaniem i działaniami z drużyny .
Każdy członek zespołu lub spotkania, który jest interdyscyplinarny, ma obowiązek informowania swojego działu lub funkcji o działaniach i postępach spotkania lub bieżącego zespołu. Mają także obowiązek szukać informacji od współpracowników, którzy nie są w drużynie lub na spotkaniu. Nie każdy pracownik może uczestniczyć w każdym spotkaniu.
Przywódca ponosi dodatkową odpowiedzialność polegającą na utrzymywaniu zaangażowania kierownictwa wyższego szczebla i informowaniu go poprzez skuteczną komunikację i informacje zwrotne.
Budowanie własności od pracowników spoza zespołu lub spotkania, w szczególności liderów organizacji, zapewnia zespołowi lub spotkaniu pomyślne rozwijanie, wdrażanie i integrowanie swoich rozwiązań lub pomysłów.
Jeżeli uczestnik spotkania wykonuje nieskuteczne spotkanie, przywódca ma obowiązek skorygować zachowanie poprzez efektywne techniki lidera spotkania podczas spotkania i efektywne szkolenie poza spotkaniem . Uczestnik spotkania, który monopolizuje spotkanie ze swoimi opiniami lub krytykuje innych członków za ich, musi zostać poprawiony, zanim dana osoba sabotuje sukces spotkania.
Działania te są konieczne, dopóki uczestnicy spotkania nie osiągną poziomu komfortu i dojrzałości, który pozwala im pomagać liderowi poprzez bicie w nich samych jako nieefektywne wydarzenia, a dysfunkcjonalni członkowie przerywają postęp .
Skuteczny lider spotkania nie gwarantuje, że projekt lub zespół działa pomyślnie, ale jest on kluczowym czynnikiem przyczyniającym się do sukcesu projektów, departamentów, spotkań lub zespołów.
Protokoły ze spotkań są skutecznym wkładem w udane spotkania, kiedy minuty są odpowiednio pisane i rozprowadzane w odpowiednim czasie.