Twoje przygotowanie określa, czy osiągniesz pożądane wyniki
W połączeniu z protokołami z posiedzeń , dokumentacją, którą uczestnicy otrzymują po spotkaniu, porządek dzienny jest planem spotkania i zgłoszonymi działaniami następczymi na poprzednie posiedzenie.
Podczas opracowywania programu spotkania, które nie jest regularnie planowane, pomocne będą następujące kroki. W dalszej części tego artykułu zobaczysz szablon porządku obrad dla regularnie zaplanowanego spotkania. Oba typy spotkań mają podobne punkty programu, ale nie są dokładnie takie same.
Opracowanie porządku obrad
Najpierw sprawdź, czy inni pracownicy są potrzebni, aby pomóc Ci zaplanować spotkanie. Następnie zdecyduj, co masz nadzieję osiągnąć, organizując spotkanie. Stwórz możliwe cele na swoje spotkanie . Wyznaczone cele stworzą ramy skutecznego planu spotkania . Upewnij się, że nie zaplanowałeś więcej niż jest to rozsądnie osiągalne w czasie twojego spotkania.
Jak powiedział Stephen Covey w "Siedmiu nawykach wysoce skutecznych ludzi", "Zacznij od końca". Twój cel spotkania będzie określać cel spotkania, program spotkania i uczestników spotkania.
Budowanie agendy polega na przygotowaniu planu spotkania.
Zaczynasz od głównego celu lub celu, który próbujesz osiągnąć, trzymając spotkanie. Kiedy już zdecydujesz się na swój cel, musisz ustalić, czy potrzebujesz pomocy dodatkowych pracowników, aby zaplanować swój program. Jeśli tak, poproś ich, aby przyłączyli się do twoich planów spotkań zwykle pocztą e-mail lub tekstem, aby nie stwarzać potrzeby dodatkowego spotkania.
Decyzje, które należy podjąć podczas opracowywania porządku obrad
Po ustaleniu ogólnego celu, Ty lub Twój zespół, musisz podjąć następujące decyzje. Oprócz celu lub celu spotkania każda z tych rzeczy pojawia się w porządku obrad.
- Potrzebni uczestnicy do faktycznego spotkania,
- Elementy, które wymagają dyskusji lub działania, które doprowadzą do osiągnięcia celu lub celu,
- Oczekiwany czas grupy będzie potrzebny do omówienia każdej pozycji,
- Data i godzina spotkania,
- Odpowiednia lokalizacja, która pomieści wszystkich uczestników wygodnie, na spotkanie,
- Przygotowanie do spotkania. Obejmuje to wszelkie lektury, dokumentację , dane, protokoły z poprzedniego spotkania lub inne przygotowania, które sprawią, że twoje prawdziwe spotkanie zakończy się sukcesem. Przygotowania należy załączyć do zawiadomienia o spotkaniu i porządku obrad, gdy rozdajesz je zaproszonym uczestnikom.
Oprócz powyższych pozycji decyzji, standardowe punkty porządku obrad powinny zawierać:
- Zapoznaj się z celem, planem spotkania, oczekiwanymi rezultatami i produktem spotkania.
- Przejrzyj protokoły z poprzedniego spotkania.
- Postępy uczestników przeglądu dotyczące zobowiązań i działań podjętych na poprzednim posiedzeniu.
- Osoba przyjmująca notatkę lub lider musi zweryfikować zobowiązania podjęte przez uczestników podczas bieżącego spotkania jako ostateczną pozycję w programie.
Zdecyduj, kto musi uczestniczyć w wypełnianiu twojego porządku obrad
Kiedy już zdecydujesz, że spotkanie jest konieczne do osiągnięcia celu, musisz rozwinąć listę uczestników.
Nie każdy pracownik może lub powinien uczestniczyć w każdym spotkaniu, ale zaproszenie odpowiednich uczestników zwiększy prawdopodobieństwo sukcesu.
Jak zidentyfikować uczestników potrzebnych do realizacji porządku obrad
Określ uczestników na jednorazową lub krótką serię spotkań lub na regularnie zaplanowane lub bieżące spotkanie, zadając sobie następujące pytania.
- Kto musi być właścicielem rozwiązania, które rozwija grupa?
- Kto jest właścicielem procesu, który omawia grupa?
- Kto musi znać informacje, które rozpowszechniasz?
- Kto może dostarczać dane i fakty, aby kierować podejmowaniem decyzji?
- Kto ma doświadczenie lub wiedzę, którą może podzielić się z grupą?
- Kto musi wspierać wdrażanie wszelkich rozwiązań lub zadań?
- Kto musi udzielić pozwolenia lub zasobów, aby osiągnąć wynik spotkania?
- Kto może sprzeciwić się wdrażaniu jakichkolwiek rozwiązań lub wskazówek?
Czy potrzebujesz programu spotkań na regularnie planowanych spotkaniach?
Nie każde spotkanie wymaga specjalnie opracowanego programu. Większość pracowników regularnie organizuje spotkania dla swoich działów lub grup roboczych. Masz również zespoły i projekty, w których uczestniczysz.
Trwający projekt może nie wymagać nowo opracowanego porządku obrad na każde spotkanie, ale Twój zespół będzie dobrze obsługiwany przez przyjęcie standardowego podejścia do Twojego spotkania.
Regularnie planowane spotkanie pracowników jest podzielone na trzy segmenty, z których każdy ma standardowe punkty porządku obrad: przedmioty informacyjne, elementy akcji i planowanie na przyszłość.
Składniki porządku obrad na regularnie planowane spotkania
Przedmioty informacyjne
Napisz wszystkie elementy porządku obrad, które są informacyjne dla każdego spotkania. Na przykład menedżer aktualizuje grupę na temat wyników spotkania wyższego kierownictwa.
Przedmioty akcji
Umieść w porządku obrad wszystkie przedmioty, które spodziewasz się, że grupa będzie chciała przejrzeć na każdym regularnie zaplanowanym spotkaniu. Na przykład wydajność do budżetu na okres czasu i identyfikacja oszczędności kosztów i ciągłe udoskonalenia, które grupa chce osiągnąć.
Planowanie przyszłości
Umieść w porządku obrad wszystkie przedmioty, które grupa chce zaplanować lub przygotować z wyprzedzeniem. Na przykład krótkoterminowe cele na następny miesiąc lub potrzeba pomocy dla współpracowników w nadchodzących zadaniach.
Przestrzeganie tych wytycznych podczas opracowywania planu spotkania zwiększa prawdopodobieństwo, że spotkanie przyniesie wyniki.
Przykładowy plan spotkań na regularnie zaplanowane spotkanie
Skorzystaj z tego przykładowego porządku obrad w przypadku regularnie zaplanowanego spotkania, aby mieć pewność, że spotkanie przyniesie oczekiwane rezultaty.
- Rozgrzewka i pozdrowienia. Zastanów się nad krótkim lodołamaczem w zależności od tego, jak często grupa się spotyka.
- Zapoznaj się z celem, planem spotkania, oczekiwanymi rezultatami i produktem spotkania.
- Przejrzyj protokoły z poprzedniego spotkania.
- Podaj odpowiednie informacje dotyczące działu i firmy, których potrzebuje zespół.
- Przejrzyj postępy dotyczące działań, planów działań i zobowiązań. Oceń postęp grupy w zakresie celów.
- Omów i podejmuj decyzje dotyczące punktów porządku obrad na to spotkanie.
- Zidentyfikuj kolejne kroki.
- Określ cel, wynik i porządek obrad na następne spotkanie.
- Pod koniec spotkania notatka powinna przejrzeć zobowiązania podjęte przez ludzi podczas spotkania.
- Zidentyfikuj wszelką pomoc potrzebną osobom spoza grupy i przypisz uczestników do nawiązania kontaktu.
- Określ, kto poza uczestnikami spotkania musi wiedzieć, co i jak zdecydujesz, jak zrealizować komunikację.
- Wysyłaj minuty w ciągu 24 godzin od spotkania lub natychmiast, jeśli notatka wykona notatki elektronicznie (norma).
Więcej powiązanych z Holdingiem Skutecznych Spotkań