Jak (i dlaczego) nagrać protokół ze spotkania
Minuty zazwyczaj obejmują:
- nazwiska uczestników,
- pozycje porządku obrad ,
- decyzje podejmowane przez uczestników,
- działania następcze podjęte przez uczestników,
- termin zakończenia realizacji zobowiązań, oraz
- wszelkie inne wydarzenia lub dyskusje, które warto udokumentować do przyszłego przeglądu lub historii.
Przykładowe protokoły z posiedzeń koncentrują się na decyzjach podjętych podczas spotkania i zobowiązaniach podjętych przez uczestników. Zobowiązaniom towarzyszą terminy płatności oraz wszelkie inne szczegóły niezbędne do wspólnego zrozumienia uczestników spotkania.
Protokół ze spotkań jako dokument historyczny
Jako dokument historyczny są one również przydatne do dokumentowania kluczowych pomysłów lub dyskusji, które doprowadziły do podjęcia decyzji. Na przykład, odpowiadając na pytania później, gdy członek zespołu mówi: "o czym myśleliśmy, kiedy wybraliśmy ten cel".
Efektywne protokoły z posiedzeń określają pięć alternatyw, o których dyskutował zespół, oraz główny powód, dla którego wybrano jedną z pozostałych dostępnych ścieżek.
Efektywne protokoły spotkań dla typowego spotkania biznesowego nie muszą rejestrować każdej dyskusji.
Nie muszą też, i nie powinni, określać, kto co powiedział. Nie powinny też dokumentować tego, co każdy uczestnik mówi w szczegółach. W podanym przykładzie skuteczny notatka podsumowuje dyskusję zamiast zapisywać każde słowo.
(Uznać, że zasada ta jest odmienna w przypadku innych rodzajów spotkań w takich sytuacjach, jak postępowanie sądowe, rozprawy sądowe i tak dalej.
Te minuty wymagają dokładnego zapisu rozmowy i stwierdzeń.) Ale typowe spotkanie w miejscu pracy tego nie dotyczy.
Kiedy i jak udostępniać protokół ze spotkań
W idealnym przypadku protokoły z posiedzeń są przekazywane uczestnikom spotkania elektronicznie na zakończenie spotkania. Dzięki temu uczestnicy mają natychmiastowe powiadomienie o swoich zobowiązaniach i terminach. Jeśli nie jest to możliwe (na przykład notatka chce usunąć błędy), notatka powinna rozpowszechnić protokół spotkania w ciągu 24 godzin od spotkania.
Protokół przypomina o zobowiązaniach członków zespołu złożonych podczas posiedzenia. Pomagają uczestnikom w przeniesieniu zobowiązań związanych ze spotkaniami do swoich kalendarzy i sporządzaniu list. Są one przypomnieniem każdego przedmiotu, który musi dotrzeć do uczestników przed następnym spotkaniem.
(To może wyeliminować jeden z najbardziej znaczących problemów ze spotkaniami, ogólnie - przekazywanie informacji na spotkaniu, tak aby uczestnicy spędzali czytanie na spotkaniu, a nie na interakcji). W końcu interakcja nie jest punktem spotkania? Na cokolwiek innego masz narzędzia, takie jak e-mail i Yammer.
Będziesz chciał przejrzeć minuty wcześniejszego spotkania na początku następnego spotkania, aby ludzie mogli sprawdzić je pod kątem poprawności i kolejnych kroków.
Protokoły ze spotkań są skutecznym wkładem w udane spotkania, kiedy minuty są odpowiednio pisane i rozprowadzane w odpowiednim czasie. Jest to szczególnie ważne, gdy zespół sformułował silne normy, które wspierają jego sukces biznesowy .
W jaki sposób organizuje się przyjmowanie protokołów ze spotkań?
Krytyczny dla sukcesu spotkania , notatka lub rejestrator dokumentuje spotkanie uczestników, historii i pracowników, którzy muszą wiedzieć, co wydarzyło się na spotkaniu. Bez pełnych minut spotkania szanse na sukces spotkania są zmniejszone.
Pracownik, który bierze udział w posiedzeniu, zwykle jest członkiem zespołu i przyjmuje notatki podczas uczestnictwa w spotkaniu. W spotkaniach mających prawne lub rządowe postępowanie, konsekwencje lub wymogi, takie jak przesłuchania, wymagane posiedzenia zarządu firmy lub zeznania, osoba nie biorąca udziału przyjmuje oficjalny protokół i często rejestruje postępowanie.
Pracownik, który rejestruje protokoły, musi mieć ucho do szczegółów, aby móc dokładnie rejestrować. Pracownik musi także efektywnie wykonywać wiele zadań, aby uczestniczyć w spotkaniu podczas rejestrowania protokołu.
W niektórych spotkaniach ten sam pracownik przyjmuje minuty na każdym spotkaniu. W innych rola minutnika przechodzi z pracownika na pracownika. Podobnie jak w przypadku przywództwa , rola zabieracza banknotów buduje przywództwo , komunikację i skuteczne umiejętności przywódcze.
Jakie są wymagania dotyczące spotkania Minutes Note Taker?
Wymagania dla rejestratora lub odbiorcy notatki obejmują:
- Dokładnie rejestruj decyzje, zobowiązania i główne punkty dyskusji na spotkaniu.
- Zapisz elementy akcji, które członkowie spotkania zobowiązali się wykonać wraz z terminem, który członkowie zobowiązali się wykonać. Elementy akcji mają przypisaną nazwę, ale ogólna dyskusja nie określa, kto powiedział co na nieformalnych spotkaniach w miejscu pracy.
- Przejrzyj najważniejsze decyzje i zadania lub dobrowolne zobowiązania i działania na końcu spotkania, aby uczestnicy mogli przejrzeć i uzgodnić wydarzenia i zobowiązania przed opuszczeniem spotkania.
- Kierownik spotkania może poprosić odbiorcę, aby okresowo podsumował dyskusję podczas spotkania.
- W trwającej serii spotkań notatka zajmuje minutę, aby przejrzeć protokoły z posiedzeń na początku następnego spotkania. Obecni pracownicy mogą dodawać lub poprawiać wszystko, czego nie zgadzają się w protokole.
- Dystrybucja kopii protokołów z posiedzeń w ciągu 24 godzin od spotkania była standardową rekomendacją od lat prowadzącą spotkania z prowadzącymi. Teraz jednak rejestrator najprawdopodobniej wykonał minuty na urządzeniu elektronicznym, takim jak laptop lub iPad. Tak więc notatka powinna rozprowadzać notatki ze spotkania po szybkiej analizie pisowni, gramatyce i jasności - często w ciągu kilku minut od spotkania.
Rejestrator jest rolą, jaką musi spełniać spotkanie, aby zapewnić, że wyniki spotkania są komunikowane i podejmowane przez uczestników. Bez notatek uczestnicy muszą polegać na pamięci innych uczestników. Gwarantowane, to nie jest dobry plan.
Dokumentacja spotkania prowadzącego notę jest niezbędna do odniesienia sukcesu, podobnie jak dokumentacja jest niezbędna do poprawy wyników pracownika.