Efektywne spotkania dają wyniki

Możesz planować, prowadzić i zarządzać spotkaniem, aby uzyskać wyniki

Ludzie spędzają tak wiele czasu na spotkaniach, że przekształcanie czasu spotkań w trwałe rezultaty jest priorytetem dla odnoszących sukcesy organizacji. Działania, które sprawiają, że spotkania są udane wymagają zarządzania przez lidera spotkania przed, w trakcie i po spotkaniu.

Jeśli zaniedbasz jakąkolwiek z tych możliwości zarządzania spotkaniami, twoje spotkania i zespoły nie przyniosą owoców, których pragniesz od momentu zainwestowania. Weź te dwanaście wskazówek dotyczących zarządzania spotkaniami, aby poprowadzić uczestników, aby osiągnąć oczekiwane, pozytywne i konstruktywne wyniki.

Co robić przed spotkaniem, aby zapewnić efektywne spotkania

Działania przed spotkaniem stanowią podstawę do osiągnięcia wyników spotkania. Możesz wykonać wszystkie potrzebne czynności, ale bez skutecznego planu spotkania, wyniki Cię rozczarują. Te wskazówki pomogą zaplanować i zrealizować spotkanie.

Zaplanuj spotkanie

Efektywne spotkania, które przynoszą rezultaty, zaczynają się od planowania spotkań. Najpierw sprawdź, czy inni pracownicy są potrzebni, aby pomóc Ci zaplanować spotkanie. Następnie zdecyduj, co masz nadzieję osiągnąć, organizując spotkanie. Stwórz możliwe cele na swoje spotkanie.

Wyznaczone cele stworzą ramy skutecznego planu spotkania. Jak mówi Stephen Covey w Siedmiu nawykach wysoce skutecznych ludzi : "Zacznij od końca." Twój cel spotkania będzie determinował koncentrację spotkania, program spotkania i uczestników spotkania, których potrzebujesz, aby osiągnąć cel.

Upewnij się, że potrzebujesz spotkania

Po opracowaniu planu spotkania upewnij się, że spotkanie jest odpowiednim narzędziem do osiągnięcia wyznaczonych celów. Zaplanowanie i zorganizowanie spotkania jest kosztowne, gdy rozlicza się czas osób, które biorą udział w spotkaniu, dlatego należy starać się ustalić, czy spotkanie jest najlepszą okazją do rozwiązania problemu, usprawnienia procesu lub wprowadzenia stałego planu.

Może się okazać, że możesz zrealizować cele spotkania za pomocą dyskusji e-mailowej lub poprzez dystrybucję i żądanie informacji za pośrednictwem firmowego biuletynu. Upewnij się, że spotkanie jest potrzebne, a nie tylko wygodniejsze dla Ciebie - lepsze wyniki uzyskasz od uczestników spotkania, gdy naprawdę podchodzisz do swoich potrzeb.

Zapewnij odpowiedni udział w spotkaniu

Jeśli spotkanie jest odpowiednim środkiem do osiągnięcia swoich celów , sprawdź z uczestnikami, którzy muszą uczestniczyć w spotkaniu, aby odnieść sukces. Potrzebni uczestnicy muszą być dostępni, aby wziąć udział w spotkaniu.

Odłóż spotkanie zamiast odbyć spotkanie bez krytycznych członków personelu. Jeśli delegat bierze udział w decydującym decydencie, upewnij się, że wyznaczony członek personelu ma prawo do podejmowania decyzji lub odroczenie spotkania.

Rozpowszechnij i przejrzyj przygotowania do pracy przed spotkaniem

Na ilu spotkaniach uczestniczyliście z pomocą facylitatora spotkania, który rozdawał rundy materiałów informacyjnych lub wyświetlał slajdy Microsoft PowerPoint do dyskusji? Denerwujący? Obstawiasz. Spotkanie staje się odczytem grupowym, mało wydajnym dla osiągnięcia celu.

Kiedy ustalonym celem spotkania jest podejmowanie decyzji i udzielanie odpowiedzi na pytania, grupowe wczytywanie jest haniebnym marnowaniem czasu ludzi.

Możesz sprawić, że spotkania będą bardziej produktywne i zapewnić rezultaty, zapewniając niezbędną pracę przed właściwym spotkaniem. Zapewnienie przygotowania do pracy, wykresów i materiałów do czytania na 48 godzin przed spotkaniem wpływa na sukces spotkania. Im więcej czasu przygotowawczego poświęcisz, tym lepiej przygotowani ludzie będą na twoje spotkanie.

Dokumentacja , która pomoże ci osiągnąć cele spotkania, może zawierać raporty; dane, wykresy i linki do informacji konkurencyjnych, sprzedaż od zera i plany produkcji; Slajdy Microsoft PowerPoint, które ilustrują kluczowe punkty dyskusji; i protokołów ze spotkań , notatek i działań następczych z wcześniejszych lub powiązanych spotkań i projektów.

Wcześniejsze prace, nawet linki do śledzenia informacji, rozprowadzane w odpowiednim czasie, z poważnym oczekiwaniem, że uczestnicy przeczytają przed pracą wstępną pracę, pomogą zapewnić, że spotkanie się powiedzie.

Podczas Spotkania w celu Zapewnienia Efektywnych Spotkań

Efektywne wykorzystanie czasu spotkania buduje entuzjazm dla tematu. Generuje zaangażowanie i poczucie spełnienia od uczestników. Ludzie czują się częścią czegoś większego niż ich codzienne wyzwania. Dlatego też dobrze zorganizowane, aktywne spotkanie, które przygotuje grunt pod dalsze działania, przyniesie rezultaty.

Efektywne ułatwianie spotkań

Lider spotkania nadaje pozytywny, produktywny ton interakcji między uczestnikami spotkania. Skuteczne ułatwianie spotkań rozpoczyna się od przeglądu celów lub spodziewanych rezultatów oraz porządku obrad. Facylitator pomaga członkom grupy zachować skupienie i produktywność.

Projekt spotkania i porządek obrad wyznaczają ramy spotkania. Skuteczny moderator, który utrzymuje uczestników na dobrej drodze, zapewnia osiągnięcie oczekiwanych, pożądanych wyników ze spotkania.

Użyj przygotowania do pracy na spotkaniu

Używaj lub odwołuj się do informacji dotyczących pracy i innych informacji dostarczonych przed spotkaniem podczas spotkania. Wzmacniasz potrzebę, aby uczestnicy poświęcili czas potrzebny na przygotowanie materiałów, które są niezbędne do osiągnięcia pożądanych rezultatów.

Twoi uczestnicy przygotują się przed uczestnictwem w twoich spotkaniach, a twoje wyniki będą stanowić świadectwo solidnego przygotowania i przywództwa . Nikt nie chce wydawać się nieprzygotowany, niezainteresowany lub nie przyczyniający się w oczach kolegi z drużyny.

Zaangażuj każdego uczestnika akcji

Każda grupa robocza ma różne osobowości, które pojawiają się na spotkaniach. Masz cichych współpracowników i ludzi, którzy starają się zdominować każdą platformę. Niezależnie od tego, czy ułatwiasz lub uczestniczysz w spotkaniu, musisz zaangażować każdego uczestnika w realizację celów spotkania.

Gwarantuje to, że każdy uczestnik zostanie zainwestowany w temat spotkania i działań następczych. Osiągniesz więcej wyników z całym zespołem, niż z jedną dominującą osobą, próbującą wypchnąć wszystkich na szczyt.

Stwórz Plan Kontynuacji Skutecznego Spotkania

Podczas spotkania przygotuj plan działań uzupełniających. Skuteczne plany obejmują następujące.

Omów rzeczywiste scenariusze i bariery, które mogą odnieść sukces członkowie zespołu , próbując osiągnąć elementy, które przyniosą pożądane rezultaty. W razie potrzeby ustaw czas na następne spotkanie, gdy uczestnicy są obecni.

Po spotkaniu w celu zapewnienia skutecznych spotkań

Działania i planowanie przed iw trakcie spotkania odgrywają dużą rolę w pomaganiu w osiągnięciu oczekiwanych, pozytywnych i konstruktywnych wyników. Twoje działania po spotkaniu są równie ważne. Monitorowanie na następnym zaplanowanym spotkaniu nigdy nie jest wystarczającą inwestycją, aby zapewnić wyniki.

Opublikuj protokół ze spotkań

Rozpocznij od opublikowania swoich minut i planu działania w ciągu 24 godzin. Ludzie najskuteczniej przyczynią się do uzyskania rezultatów, jeśli od razu zaczną działać z elementami akcji. Wciąż mają świeżą pamięć spotkania, dyskusję i racjonalne uzasadnienie wybranego kierunku.

Pozostają entuzjastyczni i gotowi, aby zacząć. Opóźnienie w rozkładzie minut zaszkodzi wynikom, ponieważ większość ludzi czeka na przybycie minut, zanim zaczną rozwiązywać swoje zobowiązania.

Skuteczne monitorowanie spotkań

Poszanowanie i przestrzeganie terminów i działań następczych pomoże ci osiągnąć wyniki z twoich spotkań. Termin ustalono w trakcie spotkania. Po spotkaniu każda osoba z działaniem powinna również sporządzić plan dotyczący osobistego wypełnienia zobowiązania.

Niezależnie od tego, czy piszą kroki w swoim terminarzu, przekazują zadania innemu pracownikowi, czy po prostu wykonują zadanie, osoba jest odpowiedzialna za dalsze działania.

Planujesz spotkanie. Możesz poprawić wyniki spotkań, obserwując każdą osobę, która ma środek działania w połowie spotkania. Twoim celem jest sprawdzenie postępu i upewnienie się, że zadania są w toku. Pamiętaj, że to, o co pytasz, zostanie zrealizowane.

Odpowiedzialność za działania następcze podczas następnego spotkania

Czy kiedykolwiek uczestniczyłeś w kolejnym spotkaniu, które składało się z każdego uczestnika, który powiedział grupie, dlaczego nie był w stanie wykonać swojego zobowiązania? Wynik jest opłakany. Ustalenie normy lub zwyczaju odpowiedzialności za wyniki zaczyna się na początku cyklu spotkań.

Dalsza pomoc pośrednika między spotkaniami pomaga, ale grupa musi uniemożliwić niedopuszczanie zobowiązań . Raport na temat postępów i wyników na następnym spotkaniu i spodziewaj się, że wszystko zostanie zrealizowane. Możesz też sprawdzić postępy na następnym spotkaniu i jeśli istnieje realna blokada, którą należy wykonać, określ, jak postępować.

Omów proces spotkania w celu ciągłego doskonalenia

Praktyka składania sprawozdań z każdego spotkania jest potężnym narzędziem do ciągłego doskonalenia. Uczestnicy na zmianę dyskutują o tym, co było skuteczne lub nieskuteczne w bieżącym procesie spotkania. Omawiają również postępy, jakie czują grupa na temat, dla którego odbyło się spotkanie.

Ciągle doskonaląc się na innym poziomie, skuteczne zespoły składają sprawozdanie z całego projektu, a także proces określania, jak skutecznie udało im się osiągnąć wyniki. Przyszłe spotkania odzwierciedlają ocenę. Spotkania ewoluują jako jeszcze skuteczniejsze narzędzie do tworzenia wyników organizacji.

Wniosek

Wyniki są osiągalne i przewidywalne na podstawie dobrze zaplanowanych i wdrożonych spotkań. Postępuj zgodnie z tymi dwunastoma zaleceniami, aby zapewnić uczestnikom spotkania spodziewane, pozytywne i konstruktywne rezultaty od czasu ich inwestycji w spotkania. Twoja organizacja nagrodzi twoje osiągnięcie, a Twoi współpracownicy pokochają Cię, gdy użyjesz tych efektywnych wskazówek dotyczących spotkań.