Wypełnienie formularza I-9 dla każdego pracownika to poważna sprawa - poważnie
Wszyscy pracownicy, obywatele i osoby niebędące obywatelami, zatrudnione po 6 listopada 1986 r., Muszą wypełnić punkt 1 formularza I-9 w momencie zatrudnienia.
Pracodawca jest odpowiedzialny za zapewnienie, że sekcja 1 formularza I-9 jest terminowo i prawidłowo wypełniona przez pracownika.
Pracodawca musi sprawdzić weryfikację zatrudnienia i upewnić się, że sekcje 2 i 3 formularza I-9 są prawidłowo wypełnione. Pracodawcy muszą wypełnić sekcję 2 formularza I-9, analizując dowody osobiste (tylko oryginalne, niewygasłe dokumenty) dotyczące tożsamości i kwalifikowalności zatrudnienia w ciągu trzech (3) dni roboczych od daty rozpoczęcia zatrudnienia.
Pracownik musi być fizycznie obecny, a jego oryginalne dokumenty muszą zostać sprawdzone osobiście. Pracownik, który sprawdza oryginalne dokumenty, musi podpisać sekcję 2 instrukcji I-9.
Formularz sprawdza, czy sprawdziłeś dwie zatwierdzone formy identyfikacji, które potwierdzają, że pracownik jest prawnie upoważniony do pracy w Stanach Zjednoczonych.
Pracodawcy lub ich upoważnieni przedstawiciele muszą wypełnić sekcję 3 podczas sprawdzania, czy pracownik jest uprawniony do pracy w USA.
Przy ponownym zatrudnieniu pracownika w ciągu trzech lat od daty początkowej I-9 pracodawcy mają możliwość wypełnienia nowego formularza I-9 lub wypełnienia sekcji 3.
Okresowo należy sprawdzać formularze I-9, aby mieć pewność, że wypełniłeś formularz dla każdego pracownika. Musisz sprawdzić prawdziwość i kompletność oraz zapisać dowody audytu i szkolenia, które otrzymali członkowie personelu, wypełniający lub przechowujący I-9.
Lokalizacja wypełnionych formularzy I-9
Będziesz chciał przechowywać wszystkie I-9 pracowników i towarzyszącą im dokumentację w osobnym pliku personelu z tych powodów.
Rząd może kontrolować te formularze. Jeśli pracownicy rządowi sprawdzą twoje formularze I-9, nie chcesz pozwolić im na dostęp do prywatnych akt osobowych pracowników i poufnych informacji, które zawierają.
Tak więc, w interesie poufności pracowników i ograniczonego dostępu, chcesz odizolować pracowników I-9 w jednym folderze, który jest specjalnie dedykowany do przechowywania I-9.
Chroni to prywatność Twoich pracowników, a także chroni pracodawcę przed ewentualnymi potrzebami odpowiedzi na dodatkowe pytania, które zostały podniesione przez treść akt osobowych pracowników. Możesz nieświadomie otworzyć firmę, aby zwiększyć dochodzenie pracowników USCIS. Unikaj tego.
Bieżące dochodzenie w pliku I-9
Zgodnie z amerykańskim urzędem imigracyjnym i celnym (ICE) rząd może kontrolować twoje I-9: "Proces inspekcji administracyjnej jest inicjowany przez służbę zawiadomienia o inspekcji (NOI) w przypadku pracodawcy, który zleca produkcję formularzy I-9.
"Zgodnie z prawem pracodawcy mają zapewnione co najmniej trzy dni robocze na wyprodukowanie formularzy I-9.
Często ICE poprosi pracodawcę o dostarczenie dokumentacji pomocniczej, która może zawierać kopię listy płac, listę obecnych pracowników, statut i licencje biznesowe. "
Obecny trend polega na tym, że ICE zwiększa wysiłki na rzecz egzekwowania prawa. Pracodawcy coraz częściej napotykają na zarzuty kryminalne nakładane na menedżerów, właścicieli i pracowników HR za niepoprawne wypełnienie i przechowywanie formularzy I-9 dla każdego pracownika. Przedsiębiorstwa w coraz większym stopniu otrzymywały znaczne grzywny i zostały wykluczone.
Pracodawcy muszą poważnie traktować formularze I-9. Poważnie. Czy możemy powiedzieć więcej?
Zobacz aktualny formularz I-9 i wypełnij instrukcje dotyczące jego wdrożenia w Departamencie Bezpieczeństwa Wewnętrznego - US Citizenship and Immigration Services (USCIS).
Znany również jako: pliki pracownicze, rekordy pracowników, pliki zasobów ludzkich, dokumentacja