W jaki sposób pracownicy mogą uzyskać dostęp do przeglądania swoich plików personalnych?
Ponieważ pracownicy wiedzą, że te rekordy istnieją, będą chcieli je przeglądać od czasu do czasu, aby zobaczyć, co zawiera plik.
Decydując się na zapewnienie pracownikowi (i dostęp do byłego pracownika), należy pamiętać o wszelkich prawach, które mają zastosowanie do Twojej firmy.
Wiele stanów ma przepisy, które wymagają od firmy udostępnienia określonych części pliku obecnym i byłym pracownikom. Skontaktuj się ze swoim prawnikiem ds. Zatrudnienia, aby upewnić się, że twoje zasady są zgodne z wszelkimi przepisami.
Na przykład prawo federalne wymaga, aby zapisy dotyczące amerykańskiej ustawy o niepełnosprawności były trzymane oddzielnie od akt osobowych. Jeśli Twoja firma podlega HIPAA, upewnij się, że twoja dokumentacja medyczna jest również zgodna z tą dokumentacją.
Możesz mieć dużo swobody w tym, co pozwalasz pracownikom zobaczyć w swoim pliku. Pamiętaj jednak, że nawet jeśli stwierdzisz, że pracownik nie może mieć dostępu do pewnych informacji, takich jak kontrole referencyjne, to w przypadku pozwu informacja ta jest wykrywalna.
Dlatego poinstruuj swoich pracowników, aby zapisywali rzeczy dokładnie i przestrzegali prawa przez cały czas. Rekordy pracownicze nie są miejscem na wewnętrzne żarty ani komentarze na temat snidów.
Te nie idą dobrze w sądzie.
Z reguły posiadanie jednego strażnika do zapisów zapewnia, że procedury są przestrzegane i spójne. Nie chcesz jednego menedżera HR, który pozwala ludziom zabrać swoje dokumenty z powrotem do biurka, podczas gdy inny w ogóle odmawia dostępu.
Wymaganie od każdego przejścia przez jedno źródło pomaga zachować spójność i zgodność z prawem.
Przepisy dotyczące zapisów i przechowywania rekordów oraz dostępu są trudne. Upewnij się, że jesteś na bieżąco.
Poniższe zasady stanowią dobry początek dla Twojej firmy , ale pamiętaj, że obowiązujące w Twoim stanie i lokalne przepisy mogą się różnić.
Przykładowa polityka dostępu do dokumentacji pracownika
Wszyscy pracownicy, byli pracownicy i przedstawiciele pracowników mogą zapoznać się z pewną zawartością swoich akt osobowych z wyprzedzeniem dla pracowników działu kadr. Można przeglądać dokumenty odnoszące się do kwalifikacji pracownika do zatrudnienia, takie jak aplikacja, promocja , postępowanie dyscyplinarne i przeniesienie. Ponadto pracownik może przeglądać formularze podpisywania zasad i zapisy szkoleń.
Dokumenty, których pracownik nie może przeglądać, obejmują referencje lub kontrole referencyjne, zapisy z dochodzenia przeprowadzonego przez kierownictwo, dokumentację medyczną, dokumenty związane z postępowaniem sądowym, wszelkie dokumenty, które naruszałyby poufność innego pracownika oraz dokumenty wykorzystywane do planowania pracowników.
Procedura
Pracownik, który chce przejrzeć dopuszczalną zawartość swoich akt osobowych, powinien skontaktować się z działem kadr z 24-godzinnym wyprzedzeniem (z wyłączeniem weekendów). Byli pracownicy lub osoby nieznane personelowi działu kadr muszą przedstawić dowód tożsamości i / lub dowód zezwolenia na dostęp do akt osobowych.
Pracownicy muszą przeglądać swoje akta osobowe w obecności pracownika działu kadr.
Pracownicy nie mogą usuwać z biura żadnej części akt osobowych .
Pracownik może zażądać kserokopii pliku lub fragmentów pliku. W granicach rozsądku osoba personelu personalnego zapewni kserokopie. W przypadku rozległego kopiowania pracownik będzie musiał zapłacić za kserokopie.
Jeżeli pracownik jest niezadowolony z dokumentu znajdującego się w jego aktach osobowych, w obecności pracownika działu kadr pracownik może napisać wyjaśnienie lub wyjaśnienie i załączyć go do spornego dokumentu. W żadnym wypadku personel działu HR ani pracownik nie zmienia faktycznego dokumentu.
Pracownik może również poprosić o usunięcie dokumentu z akt osobowych. Jeśli osoba personelu personalnego wyrazi na to zgodę, dokument może zostać usunięty.
Jeżeli osoba personelu personalnego nie wyrazi zgody, sprawa może zostać zaskarżona w sposób określony w Zasadach otwartych drzwi Spółki.