Dowiedz się, jak wdrożyć politykę obecności i system śledzenia
Jeśli chodzi o pracowników godzinowych lub nieobecnych, system obecności jasno określa, kiedy pracownicy mają stawić się w pracy.
Jest to szczególnie ważne w przypadku pracowników, którzy nie wykonują żadnych zadań i często wykonują zadania wymagające obecności innej osoby w celu obsługi klientów.
Jest to również ważne dla pracowników, którzy są częścią zautomatyzowanego procesu, który wymaga obecności pracownika na każdym stanowisku roboczym w celu wytworzenia określonego produktu lub usługi. Ogólnie rzecz biorąc, istnieją zasady obecności ze względu na tego rodzaju pracowników. Nie istnieją dla zwolnionych pracowników. Obecność służy również do określenia liczby osób obecnych w danym dniu i najczęściej odnosi się do pracowników, którzy są opłacani co godzinę.
Obecni w pracy i dziale HR
Obecność jest również określana jako "obecny w pracy" lub "presenteeism". Na przykład, dział HR może robić notatki w aktach osobowych pracownika lub w ocenie firmy dotyczącej wyzwań lub celów w miejscu pracy.
Przykłady banknotów "presenteeism" przechowywanych przez HR to:
- Rob miał wspaniałą frekwencję w pracy; Rzadko tęsknił za dniem pracy.
- Mary ma problemy z frekwencją i spóźnia się do pracy przynajmniej dwa dni w tygodniu.
- Frekwencja na pierwszej zmianie wyniosła w poniedziałek zaledwie 75 procent, ponieważ pracownicy odzyskiwali siły po weekendowej zabawie.
- Uzyskanie wykwalifikowanych pracowników, którzy chcą pracować na drugiej zmianie z dobrą frekwencją, jest trudne. Pracownicy wolą pracować w dni, w przeciwieństwie do dni roboczych, lub wolą pracować na północy, aby mieć wolne dni. Druga zmiana to czas wolny pracownika w dni i noce.
Co to jest polityka obecności?
Mówiąc najprościej, polityka obecności zapewnia wytyczne i oczekiwania dotyczące obecności pracowników w pracy, jak to zdefiniowano, napisano, rozpowszechniono i wdrożono w organizacji.
Polityka obecności występuje najczęściej w przypadku pracowników godzinnych lub niezwiązanych, dla których organizacja musi ogólnie monitorować godziny pracy i płacić za nadgodziny przekraczające 40 godzin tygodniowo.
Śledzenie czasu pracy jest wymagane przez Ustawę o normach uczciwej pracy (FLSA), która reguluje płatność za nadgodziny .
Dodatkowo pracownicy, dla których śledzone są frekwencje, często wykonują zadania zależne od obecności innych pracowników. Takie zadania obejmują pracę linii produkcyjnej w zakładzie produkcyjnym.
Polityka obecności jest czasami używana zamiennie z polityką absencji. Jednak polityka frekwencji jest znacznie zawężona i ogranicza się do frekwencji, w przeciwieństwie do polityki absencji, która zajmuje się kwestiami zarządzania absencjami .
Przykładowy system obecności bez błędów
System braku punktów jest przykładem skutecznej polityki obecności. Celem tego systemu jest nagradzanie za dobrą frekwencję i eliminowanie zatrudniania osób z niską frekwencją. Ponieważ używa systemu punktowego i nie usprawiedliwia nieobecności , pozostawia menedżerów i przełożonych poza rolą sędziego i ławy przysięgłych.
Jest to system obiektywny, który nakłada odpowiedzialność i odpowiedzialność za obecność na ramieniu pracownika, czyli tam, gdzie powinien być.
W systemie obecności bez winy, nieobecności mogą być rejestrowane za pomocą tego systemu:
- Każda nieobecność = 1 punkt (bez zdarzeń wielodniowych)
- Każda spóźniona (opóźniona) lub wczesna rezygnacja = 1/2 punktu
- Każde niestawienie się do pracy = 2 punkty
- Każdy powrót bez wcześniejszego wywołania = 1 punkt
- Każda nieobecna ćwierć eliminuje wszystkie punkty i nagradza pracownika dniem wolnym od pracy.
- Każdy pracownik zaczyna rokrocznie, bez punktów, każdego roku.
Postępowe postępowanie dyscyplinarne towarzyszy systemowi obecności bez winy. Jeśli pracownik zdobędzie określoną liczbę punktów, otrzymuje ostrzeżenie, które stopniowo się pogarsza. System taki jak ten pozwala zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi dokładnie wiedzieć, jakie będą konsekwencje słabej frekwencji.
- 7 punktów = ostrzeżenie ustne
- 8 punktów = pisemne ostrzeżenie
- 9 punktów = 3 dni zawieszenia
- 10 punktów = zakończenie
Ważne jest, aby pracownicy byli na dobrej drodze dzięki szczegółowej polityce obecności, która obejmuje nagrody i kary za godzinną obecność pracowników.