Akta personelu pracowniczego są zwykle przechowywane w zamkniętej, ognioodpornej szafce z plikami w zamkniętym miejscu, dostępnym dla personelu działu kadr.
Poufność informacji o pracownikach w aktach osobowych ma ogromne znaczenie.
Ze wszystkich przechowywanych przez pracowników akt osobowych pracowników dostęp do akt osobowych pracowników jest najczęściej uzyskiwany codziennie w celu uzyskania informacji od pracodawcy, przełożonego lub personelu działu kadr.
Rozważania na temat zawartości plików pracowników
Podstawowe zasady i pytania, które należy rozważyć przy składaniu dokumentów w aktach osobowych pracowników, są następujące.
- Czy pracodawca potrzebuje konkretnego dokumentu uzasadniającego decyzje, jeśli pracodawca został pozwany? Czy pracodawca potrzebowałby dokumentu w sądzie?
- Czy pracownik wie i rozumie, że dokument zostanie złożony w jego aktach osobowych? W większości przypadków pracodawca powinien podpisać dokument przez pracownika, aby nie zgadzał się z treścią dokumentu, ale potwierdził, że zna i przeczytał dokument.
- Żadne niespodzianki, opinie i osobiste notatki dotyczące pracownika nie powinny być nigdy umieszczane w aktach osobowych pracowników. Tylko fakty, żadne spekulatywne myśli nie należą do akt osobowych pracowników.
Treść akt osobowych pracownika
Poniżej znajdują się zalecenia dotyczące dokumentacji, którą pracodawca powinien przechowywać w aktach osobowych pracowników.
Historia zatrudnienia
- Podanie o pracę
- Wznawianie
- Wznów list motywacyjny
- Weryfikacja edukacji
- Weryfikacja zatrudnienia
- Odmowny list
- Ustaw stanowisko pracy
- Rekordy analizy pracy
- List oferty pracy lub umowy o pracę
- Agencja pośrednictwa pracy lub umowa o pośrednictwo w pracy, jeśli są używane
- Emergency contact information
- Podpisano formularz potwierdzenia z podręcznikiem pracownika, który zawiera odbiór podręcznika pracownika
- Lista kontrolna z nowej orientacji pracowników przedstawiająca tematy objęte i przez kogo
- Wszelkie umowy o przeniesieniu i dokumentację
- Każda umowa, pisemna umowa, pokwitowanie lub potwierdzenie między pracownikiem a pracodawcą (takie jak umowa niekompetentna, umowa o pracę lub umowa dotycząca samochodu służbowego), na przykład
- Liczba formularzy urzędowych dotyczących zatrudnienia, w tym: wnioski o przeniesienie , awans , wewnętrzne wnioski o pracę i tak dalej
- Wszelkie inne dokumenty związane z zatrudnieniem
Rozwój i doskonalenie wydajności pracowników
- Kopie każdej użytej oceny wydajności lub plany rozwoju pracownika
- Oceny pracownicze
- Zapisy z wszelkich formalnych sesji doradczych
- Uwagi na temat obecności lub spóźnienia
- Dokumentacja planu poprawy wydajności
- Dyscyplinarne raporty z działań
- Przedstawione informacje o pracownikach, takie jak certyfikaty, listy uznania i tak dalej
- Formalne sugestie i zalecenia pracowników, reakcje organizacji
- Rejestry szkoleń
- Wnioski o szkolenie
- Oceny kompetencji
- Zgłaszanie powiadomień lub harmonogramów zajęć lub sesji
- Podpisano oceny potrzeb
- Raporty wydatków szkoleniowych
- Skargi od klientów lub współpracowników
Rekordy zakończenia zatrudnienia
- List rezygnacji z pracy
- Wyjdź z dokumentacji rozmowy kwalifikacyjnej
- Powiadomienie o Cobrze
- Lista kontrolna kończąca pracę
- Ostateczne rozliczenie wszystkich aspektów zatrudnienia pracownika, takich jak końcowa wypłata , wynagrodzenie za urlop, zwrot własności firmy i tak dalej.
Dostępne są dodatkowe dokumenty związane z akta personelu.