Jak długo trzeba HR przechowywać rekordy pracowników?

Heads Up: Przepisy federalne i prawa stanowe mogą się różnić

Jedną z największych zalet Human Resources jest to, że mamy mnóstwo dokumentów. Ton i ton i ton. To prawda, że ​​w dzisiejszych czasach wiele z nich jest elektronicznych, ale zasada nadal obowiązuje. HR prowadzi rejestrację. I musimy zachować te zapisy, ale na jak długo?

Oto podstawowe wytyczne dotyczące przechowywania rekordów HR. Pamiętaj jednak, że prawa stanowe mogą się różnić od tych wytycznych. Jeśli prawa stanowe i przepisy federalne są w konflikcie, zawsze przechowuj dokumentację w oparciu o to, co jest wymagane.

Lepiej zatrzymać coś zbyt długo, nie za długo.

Zatrudnianie rekordów: 1 rok

Musisz zapisać wszystkie życiorysy, notatki z wywiadów, aplikacje i ogłoszenia o pracę, a nawet zapis twoich wyszukiwań za pośrednictwem systemu śledzenia kandydatów przez rok po podjęciu decyzji o złożeniu oferty pracy. Tak więc, jeśli przeprowadzasz wywiad z wnioskodawcą, a cały proces trwa przez trzy miesiące, dopiero po podjęciu ostatecznej decyzji o zatrudnieniu zaczyna się odliczanie czasu.

Dlaczego musisz to robić? Jeśli ktokolwiek kiedykolwiek kwestionuje twoją decyzję o zatrudnieniu, będziesz musiał pokazać, że nie dyskryminowałeś w żaden sposób , w jakikolwiek sposób , kształcie czy formie. Przepisy takie jak Ustawa o Niepełnosprawnych Amerykanów , Tytuł VII i wiele innych wymagają, abyś wykazał, że przestrzegasz zasad. Utrzymanie tych zapisów pomaga ci to zrobić.

Drug Test Records: 1 rok lub 5 lat dla prac transportowych

Jeśli do wstępnego zatrudnienia potrzebne są testy na obecność narkotyków , jest to część dokumentacji zatrudnienia i powinieneś zachować kopię wyników przez jeden rok.

Jeśli przeprowadzasz dodatkowe testy na obecność narkotyków, czy to z powodu incydentu w pracy, czy w ramach losowego sprawdzenia, musisz również zachować te rekordy przez jeden rok. Jeśli jednak podlegasz przepisom dotyczącym transportu, minimalne ramy czasowe na testowanie narkotyków to pięć lat.

Listy płac / karty czasowe, itp .: minimum 3 lata, 5 lat po rozwiązaniu Zalecane

Prawo wymaga, abyś zachował te zapisy przez trzy lata, ale ostatnie procesy sądowe oznaczają, że mądrzej będzie zachować je na dłużej.

Chcesz zachować rejestr, ile każdego pracownika zostało opłacone, i ile godzin przepracował cały okres zatrudnienia w firmie. Przechowuj swoje rekordy przez co najmniej pięć lat po odejściu pracownika, bez względu na przyczynę.

Oczywiście dla zwolnionych pracowników nie trzeba utrzymywać ewidencji czasu pracy, ponieważ ich wynagrodzenie jest takie samo niezależnie od liczby przepracowanych godzin. Jeśli jednak kiedykolwiek błędnie zakwalifikowałeś pracownika jako zwolnionego, gdy nie powinna być zwolniona z podatku, te przepracowane godziny pracy mogą pomóc ci w płaceniu nadgodzin .

Upewnij się, że uwzględniłeś sposób, w jaki firma obliczała wynagrodzenie. Na przykład, musisz śledzić, czy była to prosta pensja, wynagrodzenie plus prowizja, nadgodziny, praca akordowa lub płaca godzinowa.

Musisz to zrobić nie tylko w przypadku pytań płacowych i podatkowych, ale wiele innych decyzji zależy od liczby przepracowanych godzin. Na przykład, kwalifikacja do FMLA zależy od liczby przepracowanych godzin w ciągu roku. Jeśli masz pracownika zwolnionego w niepełnym wymiarze godzin, możesz rozważyć wymóg rejestracji czasu w celu ustalenia kwalifikowalności FMLA. Musisz również być w stanie udowodnić, że zapłaciłeś pracownikom za wszystkie przepracowane godziny.

Formularz I-9: 3 lata po wypożyczeniu, 1 rok po rozwiązaniu, cokolwiek nastąpi później.

Przechowuj formularz I-9 pracownika, przechowywany oddzielnie od ewidencji pracowników, przez trzy lata po zatrudnieniu pracownika i przez jeden rok po zakończeniu stosunku pracy, w zależności od tego, co nastąpi później.

Informacje na temat zdrowia / świadczeń emerytalnych: 6 lat

Musisz zachować swoje plany dotyczące wszystkich świadczeń przez co najmniej sześć lat. Sądy orzekły, że jeśli pracownik wytacza ci powództwo, mówiąc, że na przykład zasługuje na wyższą emeryturę, obowiązkiem pracodawcy jest udowodnienie, że nie jest dłużnikiem dłużnika, a nie odpowiedzialność pracownika za udowodnienie, że to robią. Zachowaj wszystkie te opisy planu zbiorczego.

Jeśli masz byłych pracowników, którzy kwalifikują się do COBRA , przedłużając ich świadczenia zdrowotne, powinieneś również przechowywać te dokumenty przez sześć lat, aby być bezpiecznym. Prawo nie określa zatrzymania, ale ponieważ może to obowiązywać na podstawie Ustawy o zabezpieczeniu dochodów emerytalnych pracowników (ERISA), prawo to wymaga zachowania przez sześć lat. Aby być po bezpiecznej stronie, nie wyrzucaj tych rekordów.

FMLA Records: 3 lata

Kiedy pracownik prosi o FMLA , musisz zachować tę papierową ścieżkę, nawet jeśli odmawiasz urlopu. Upewnij się, że śledzisz każdy urlop pracownika - kiedy to się zaczęło i ile czasu zostało zużyte. Jeśli pracownik ma sporadyczne FMLA, upewnij się, że śledzisz każdy urlop i udokumentujesz liczbę wykorzystanych godzin . Terminy i liczba godzin powinny być udokumentowane. Pamiętaj, że przerywany urlop może być używany przez kilka godzin dziennie lub kilka dni w tygodniu. Udokumentuj to wszystko i zachowaj te zapisy.

Pamiętaj, że nie jest to pełna lista i dotyczy tylko federalnych ustaw. Możesz podlegać dodatkowym przepisom dotyczącym przechowywania dokumentacji, jeśli na przykład jesteś federalnym wykonawcą lub twoje państwo ma inne standardy. W razie wątpliwości nie wyrzucaj go.

Możesz uzyskać dostęp do dodatkowych zasobów dotyczących prowadzenia rejestrów i obowiązkowych raportów w Społeczeństwie Zarządzania Zasobami Ludzkimi (SHRM).

Zastrzeżenie: Należy pamiętać, że podane informacje, mimo że autorytatywne, nie są gwarantowane pod względem dokładności i legalności. Witryna jest odczytywana przez ogólnoświatową publiczność, a prawa i przepisy dotyczące zatrudnienia różnią się w poszczególnych stanach i krajach. Poproś o pomoc prawną lub pomoc ze strony państwowych, federalnych lub międzynarodowych zasobów rządowych, aby upewnić się, że Twoja interpretacja prawna i decyzje są prawidłowe dla Twojej lokalizacji. Te informacje służą jako wskazówki, pomysły i pomoc.