Przykładowy opis asystenta działu zasobów ludzkich

by Susan M. Heathfield

Asystent ds. Zasobów ludzkich Ogólny opis stanowiska z podstawowymi obowiązkami

Opis pozycji:

Asystent ds. Zasobów Ludzkich pomaga w administrowaniu bieżącymi operacjami w zakresie funkcji i obowiązków w zakresie zasobów ludzkich. Asystent działu HR wykonuje obowiązki w niektórych lub wszystkich następujących obszarach funkcjonalnych: rozwój działu, HRIS, relacje pracownicze, szkolenia i rozwój, świadczenia, rekompensaty, rozwój organizacji, administracja wykonawcza i zatrudnienie.

Asystent HR ponosi częściową odpowiedzialność za następujące obszary:

rekrutacja i logistyka kadrowa;
systemy zarządzania wydajnością i poprawy jakości;
orientacja, rozwój i szkolenie pracowników w zakresie logistyki i ewidencji;
pomoc w relacjach z pracownikami;
ogólnoeuropejskie ułatwienia i uczestnictwo w komitecie;
komunikacja z pracownikami firmy;
administracja wynagrodzeń i świadczeń oraz prowadzenie ewidencji;
bezpieczeństwo pracowników, opieka społeczna, dobre samopoczucie i sprawozdawczość zdrowotna ; i
usługi dla pracowników;
prowadzenie kartotek pracowniczych i systemu archiwizacji HR;
pomoc w codziennej, sprawnej obsłudze biura HR.

Asystent ds. Zasobów ludzkich przyczynia się do realizacji praktyk i celów związanych z zasobami ludzkimi, które zapewnią zorientowaną na pracowników, wysoką wydajność, która kładzie nacisk na wzmocnienie pozycji, jakość, produktywność i standardy, osiągnięcie celów oraz rekrutację i stały rozwój wyższej siły roboczej.

Asystent ds. Zasobów ludzkich pomaga we wdrażaniu usług, polityk i programów za pośrednictwem personelu HR. Asystent ds. Zasobów ludzkich zgłasza także dyrektorowi działu kadr, któremu asystent pomaga wypełnić swoje obowiązki. Asystent ds. Personalnych pomaga również menedżerom firm zajmującym się kwestiami HR.

Główne cele:

Bezpieczeństwo pracowników.

Rozwój wyższej siły roboczej.
Rozwój działu zasobów ludzkich.
Rozwój kultury firmy zorientowanej na pracowników, która kładzie nacisk na jakość, ciągłe doskonalenie i wysoką wydajność.
Indywidualny ciągły rozwój.

Podkreślono tutaj kluczowe obszary, w których typowy asystent HR jest odpowiedzialny, a także bardziej szczegółowe zadania w każdej dziedzinie odpowiedzialności.

Rozwój Działu Zasobów Ludzkich

Zarządza programami, procedurami i wytycznymi, aby pomóc pracownikom w dostosowaniu się do strategicznych celów firmy.
Uczestniczy w opracowywaniu celów działu, celów i systemów .
Pomaga w śledzeniu pomiarów w działach i firmach, które wspierają realizację strategicznych celów firmy.

Przygotowuje i utrzymuje raporty, które są niezbędne do wykonywania funkcji działu zasobów ludzkich. Przygotowuje raporty okresowe dla kierownictwa, jeśli to konieczne lub wymagane.
Uczestniczy w posiedzeniach personelu administracyjnego i uczestniczy w innych spotkaniach i seminariach w razie potrzeby oraz reprezentuje departament.

Human Resources Information Systems (HRIS)

Utrzymuje bazę danych HRIS i generuje zaplanowane lub wymagane raporty w celu ułatwienia zarządzania.
Aktualizuje katalog telefoniczny pracownika i schemat organizacyjny firmy . Utrzymuje bazę danych z danymi kontaktowymi pracowników.
Okresowo audytuje bazę danych, aby zapewnić dokładność.
Pomaga w tworzeniu i aktualizowaniu działu zasobów ludzkich na stronie internetowej.
Aktualizuje rejestry pracownicze poprzez terminowe przetwarzanie zmian statusu pracowników.
Prowadzi akta osobowe zgodnie z obowiązującymi wymogami prawnymi.

Administracja korzyściami

Przeprowadza zorientowanie na korzyści i inne korzyści w razie potrzeby.
Przetwarza rejestracje, zmiany i zakończenia uczestników we wszystkich planach i programach świadczeń.

Uzgadnia miesięczne zestawienia rozliczeń z odliczeniami od wynagrodzeń.
Pomaga pracownikom w rozwiązywaniu wszelkich problemów związanych z roszczeniami zasiłkowymi.
Zarządza codziennymi transakcjami planu 401 (k) i przetwarza pożyczki pracownicze i aplikacje.

Trening i rozwój

Zaplanowano uczestników na sesje szkoleniowe.

Śledzi uczestników i zapisy treningowe.
Wprowadza rekordy szkoleniowe do bazy danych i utrzymuje ją.
Śledzi realizację planów rozwoju wydajności pracowników (PDP) .
Śledzi realizację celów PDP.

Zatrudnienie

Reklamuje najpierw oferty pracy dla pracowników, wewnętrznie, a następnie zewnętrznie, zgodnie z zasadami rekrutacji firm. Zarządza logistyką procesu rekrutacji.
Pisze gazetę, publikuje ogłoszenia i publikuje ogłoszenia w Internecie w miejscach odpowiednich dla otwartej pozycji, w tym tablice ogłoszeń, biura pośrednictwa pracy uczelni, stowarzyszenia zawodowe i na stronie internetowej firmy.
Sortuje i recenzuje życiorysy w miarę ich pojawiania się na co dzień. Zarządza przepływem aplikacji papierowych i zarządza skrzynką e-mail rekrutacji. Zapewnia pierwszą recenzję życiorysów. Utrzymuje system przechowywania, który zachowuje kwalifikowane aplikacje przez jeden rok.
Planuje wywiady dla menedżera ds. Zatrudnienia i działu zasobów ludzkich. W razie potrzeby planuje dodatkowe wywiady.
Wysyła pakiet kandydatów listów ofertowych zgodnie z żądaniem, a ścieżki powrotne.
Upewnia się, że przestrzeń robocza, komputer i inny sprzęt, skrzynka pocztowa i odpowiednie zainstalowane oprogramowanie są gotowe do rozpoczęcia dnia pracy nowego pracownika.
Prowadzi nową orientację pracowników .

Przygotowuje formalności wymagane dla nowych pracowników i tworzy akta osobowe.
Pomaga zakładowi i front office z tymczasowymi potrzebami kadrowymi, kontaktując się i współpracując z Tymczasową Agencją Pracowniczą.
Prowadzi tymczasową orientację pracowników, tworzy odznaki czasu i śledzi obecność obecnych pracowników tymczasowych .
Wysyła fiszki do tygodniowej agencji pracy tymczasowej do przetwarzania listy płac.

Relacje między pracownikami

Pomaga w opracowaniu i wdrażaniu podręcznika dla pracowników oraz nowych zasad i procedur dotyczących personelu.
Archiwizuje wszystkie raporty zgodności z rządem stanowym i federalnym, w tym raport EEO-1.
Pomaga w implementacji i śledzeniu programów bezpieczeństwa i zdrowia w firmie.

Odszkodowanie

Jest przeszkolony i regularnie ćwiczy wsparcie księgowości i płac.
Bierze udział w co najmniej jednym badaniu wynagrodzenia rocznie.

Rozwój organizacji

Uczestniczy w różnych komitetach w celu zapewnienia wsparcia HR oraz monitorowania działań i realizacji celów.
Uczestniczy w planowaniu i wdrażaniu różnych relacji pracowniczych i satysfakcji pracowników.

Administracja wykonawcza

Sortuje pocztę i faksy; dystrybuuje do skrzynek pocztowych pracowników.
Pomaga w spotkaniach Zarządu: tworzy pakiety kart, spotyka i wita członków zarządu, zamawia obiady, dokonuje rezerwacji.
Konsoliduje i wysyła cotygodniowe raporty zarządcze do menedżerów.
Koordynuje plany podróży wykonawczych i inne ustalenia w razie potrzeby.
Zamówienia kwiaty i karty dla pracowników na takie zdarzenia, jak choroba, śmierć w rodzinie, urodzenie, ukończenie szkoły itd.
Otrzymuje karty VISA i paszporty dla pracowników potrzebujących podróżować za granicę.

Dodatkowy

Zakłada inne obowiązki przypisane przez Dyrektora HR lub CEO.

Aby z powodzeniem wykonywać pracę Asystenta działu kadr, osoba musi być w stanie w sposób satysfakcjonujący wykonywać każdą zasadniczą odpowiedzialność. Wymagania te są reprezentatywne, ale nie w pełni uwzględniają wiedzę, umiejętności i zdolności wymagane przez firmę Human Resources Assistant.

Zasoby ludzkie - wymagania asystenta

Możliwe jest racjonalne zakwaterowanie w celu umożliwienia osobom niepełnosprawnym wykonywania tych podstawowych funkcji.

Doskonałe umiejętności obsługi komputera, w tym Word i Excel w środowisku Microsoft Windows.
Skuteczne umiejętności komunikacji ustnej i pisemnej.
Ogólna znajomość różnych praw i praktyk w zakresie zatrudnienia.
Doświadczenie w administrowaniu korzyściami i innymi programami HR.
Doskonałe umiejętności interpersonalne.
Umiejętność zarządzania bazami danych i prowadzenia rejestrów.
Potrafi wykazać wysoki poziom poufności .
Doskonałe umiejętności organizacyjne.
Musi być w stanie zidentyfikować i rozwiązać problemy w odpowiednim czasie.
Musi umiejętnie zbierać i analizować informacje.

Fizyczne wymagania pracy Asystenta HR

Te fizyczne wymagania są reprezentatywne dla fizycznych wymagań niezbędnych pracownikowi do pomyślnego wykonywania podstawowych funkcji pracy Asystenta działu kadr. Można zapewnić rozsądne zakwaterowanie, aby umożliwić osobom niepełnosprawnym wykonywanie opisanych podstawowych funkcji asystenta ds. Zasobów ludzkich.

Podczas wykonywania zadań asystenta działu kadr pracownik musi rozmawiać i słyszeć. Pracownik jest często zmuszony siedzieć i posługiwać się rękami i palcami, manipulować klawiszami na klawiaturze lub manipulować nimi.

Od czasu do czasu pracownik musi stać, chodzić, sięgać rękami i rękoma, wspiąć się lub zrównoważyć, i pochylić, uklęknąć, kucnąć lub czołgać się.

Zdolności widzenia wymagane do tego zadania obejmują bliską wizję.

Środowisko pracy dla zadania Asystenta HR

Podczas wykonywania zadań asystenta ds. Zasobów ludzkich te cechy środowiska pracy są reprezentatywne dla środowiska, z którym spotka się Asystent ds. Zasobów Ludzkich. Możliwe jest racjonalne zakwaterowanie w celu umożliwienia osobom niepełnosprawnym wykonywania podstawowych funkcji asystenta ds. Zasobów ludzkich.

Podczas wykonywania obowiązków związanych z tą pracą pracownik jest czasami wystawiony na działanie ruchomych części mechanicznych i pojazdów. Poziom hałasu w środowisku pracy jest zwykle cichy lub umiarkowany.

Wniosek

Ten opis stanowiska ma na celu przekazanie informacji niezbędnych do zrozumienia zakresu stanowiska Asystenta działu kadr i nie ma to być wyczerpująca lista umiejętności, wysiłków, obowiązków, obowiązków lub warunków pracy związanych ze stanowiskiem.

Edukacja i doświadczenie

Wymagany jest stopień licencjata.
Od jednego do dwóch lat ogólnego doświadczenia biznesowego preferowane doświadczenie w zakresie zasobów ludzkich.

Zastrzeżenie: Należy pamiętać, że podane informacje, mimo że autorytatywne, nie są gwarantowane pod względem dokładności i legalności. Witryna jest odczytywana przez ogólnoświatową publiczność, a prawa i przepisy dotyczące zatrudnienia różnią się w poszczególnych stanach i krajach.

Poproś o pomoc prawną lub pomoc ze strony państwowych, federalnych lub międzynarodowych zasobów rządowych, aby upewnić się, że Twoja interpretacja prawna i decyzje są prawidłowe dla Twojej lokalizacji. Te informacje służą jako wskazówki, pomysły i pomoc.