Definicja i opis HRIS
Zwykle pakowane jako baza danych, setki firm sprzedają jakąś formę HRIS, a każda HRIS ma inne możliwości.
Wybierz swój system HRIS dokładnie w oparciu o możliwości, które potrzebujesz w swojej firmie. Ponieważ HRIS stają się coraz bardziej wyrafinowane, wybór wystarczy, aby praktycznie sparaliżować dział HR .
Kluczowe kwestie, jak patrzysz na swoje opcje HRIS
Wybór HRIS jest stresującą sytuacją, ponieważ istnieje wiele opcji. Wybór opcji, które najlepiej odpowiadają Twoim potrzebom w Twojej firmie, stanowi wyzwanie. Przeglądanie informacji dostarczanych przez każdy system jest również trudne.
Sprzedawcom często zleca się sprzedawców, którzy słownie mogą powiedzieć, że system spełni twoje potrzeby. Upewnij się, że to sprawdziłeś z wielu źródeł, w tym aktualnych klientów, grup dyskusyjnych online, LinkedIn, innych członków SHRM i opinii Google.
Oto inne czynniki, które należy wziąć pod uwagę wybierając HRIS.
- Pamiętaj, że nawet jeśli Twoja firma to tylko kilka osób dzisiaj, może mieć w przyszłości dwa razy więcej, a nawet 10 razy więcej niż wielu pracowników, więc wybierz system, który może rozwijać się wraz z Twoją firmą.
- Kolejnym kluczowym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę, jest to, że wiele HRIS jest w stanie zrealizować tylko część tego, czego potrzebujesz do automatyzacji. W takich przypadkach należy upewnić się, że składniki dowolnych dodatków lub dodatkowych systemów działają bezbłędnie. Ponownie, nie przyjmuj sprzedawcy informacji o systemach współpracujących ze sobą. Wykonaj swoje badania.
- Sprawdź również, jakie rodzaje szkoleń i bieżące wsparcie są dostępne dla Twojego personelu. Powinieneś również upewnić się, że obietnice sprzedawcy dotyczące szkolenia i działań następczych po zakupie są zapisane w umowie na zakup HRIS. Sprawdź też w innych organizacjach, czy wybrana firma ma udokumentowane bieżące i pomocne wsparcie.
Funkcjonalność Better HRIS Choices
Zwykle lepsze systemy informacji o zasobach ludzkich (HRIS) zapewniają ogólnie:
Zarządzanie wszystkimi informacjami pracowników . Dane takie jak imiona, tytuły, adresy i pensje są podstawowym początkiem. Historia wynagrodzeń i pozycji, struktury raportowania, historie oceny wyników i inne ważne informacje dla pracowników.
Dokumenty związane z firmą, takie jak podręczniki dla pracowników, procedury ewakuacji awaryjnej i wytyczne dotyczące bezpieczeństwa.
Administrowanie zasiłkami , w tym rejestracja , zmiany statusu i aktualizacja informacji osobistych. W idealnym systemie możesz pozwolić pracownikom przeglądać i przeglądać własne informacje, w tym śledzenie wakacji.
Pełna integracja z listą płac i innymi firmowymi programami finansowymi i księgowymi . Gdy są one połączone, możesz upewnić się, że wypłaty są prawidłowe.
Nigdy nie ma rozróżnienia między tym, co jest oficjalną stawką wynagrodzenia, a informacją, jaką ma lista płac. Jeśli systemy nie są zintegrowane, można łatwo zaktualizować wynagrodzenie w jednym systemie, a nie w drugim.
Śledzenie kandydatów i zarządzanie CV : Gdy Twój system jest płynny, rekruter może kliknąć przycisk zatrudnienia, a wszystkie informacje od wnioskodawcy są przenoszone na stronę pracownika . Oszczędza to tyle czasu, ponieważ twoje wprowadzanie danych i papierkowa robota praktycznie znikają.
Jeśli wnioskodawca podaje swoje własne informacje podczas składania wniosku, możesz zapewnić dokładność. Jeśli list ofertowy zostanie wygenerowany z tego samego systemu co system płac, wynagrodzenie będzie idealnie pasować i nie będzie żadnych nieporozumień.
Plany rozwoju wydajności: nie wystarczy mieć plany, jeśli są zapisane w centralnym systemie, wtedy mogą łatwo podążać za pracownikiem z pozycji na stanowisko.
Kierownictwo wyższego szczebla może generować raporty, aby sprawdzić, gdzie znajdują się ludzie i co planują ich poszczególni szefowie pod względem planowania sukcesji na przyszłość.
Działania dyscyplinarne: Ważne jest, aby śledzić, kto został zawieszony, zdegradowany lub czy zostały podjęte inne negatywne działania przeciwko nim - nawet po opuszczeniu przez pracownika Twojej organizacji. Kiedy firma dzwoni i prosi o odniesienie do byłego pracownika , administrator działu HR może łatwo sprawdzić i zgłosić, czy dana osoba kwalifikuje się do uzyskania statusu "hrabina".
Dane treningowe: Jest to szczególnie ważne w firmie, w której wymagane są certyfikaty i licencje. W innych firmach rekordy szkoleń mogą nie mieć takiego znaczenia, ale nadal możesz odkryć, że posiadanie tych informacji jest przydatne w miarę rozwoju pracowników, co jest kluczowym czynnikiem, którego chcą od pracy.
Podsumowując, HRIS, która najbardziej efektywnie obsługuje firmy, śledzi te informacje:
- obecność i użytkowanie WOM ,
- płacić podwyżki i historię,
- płacić posiadane stopnie i stanowiska,
- plany rozwoju wydajności ,
- otrzymane szkolenie,
- otrzymane działania dyscyplinarne ,
- osobiste informacje o pracownikach i okazjonalnie,
- zarządzanie i kluczowe plany sukcesji pracowników,
- wysoki potencjał identyfikacji pracowników , oraz
- śledzenie wnioskodawcy, wywiady i wybór.
Korzyści z prawidłowego HRIS
Skuteczny HRIS dostarcza informacji na temat wszystkiego, co firma potrzebuje do śledzenia i analizowania pracowników, byłych pracowników i kandydatów. Twoja firma będzie musiała wybrać system informacji o zasobach ludzkich i dostosować go do swoich potrzeb. Jeśli Twoja firma znajduje się na ścieżce wzrostu, wybierz system, który może się rozwijać wraz z Tobą.
Wdrożenie podstawowego systemu HRIS jest dość tanie, ale upewnij się, że wszystko, co wdrożysz, spełnia rzeczywiste potrzeby Twojej firmy. Czy chcesz mieć możliwość generowania raportów o obrotach? Opublikuj plany organizacyjne?
Czy menedżerowie mają dostęp do poprzednich ocen wydajności? Czy chcesz, aby wszystko było do wykonania przez dział HR, czy chciałbyś, aby menedżerowie mieli dostęp do samych informacji?
Dzięki odpowiedniej HRIS, personel działu kadrowego umożliwia pracownikom wykonywanie własnych aktualizacji świadczeń i reagowanie na zmiany, co uwalnia personel HR w zakresie bardziej strategicznych funkcji . Ponadto ułatwione są dane niezbędne do zarządzania pracownikami, rozwoju wiedzy, rozwoju kariery i równego traktowania.
Wreszcie, menedżerowie mogą uzyskać dostęp do informacji, których potrzebują, aby legalnie, etycznie i skutecznie wspierać sukces swoich pracowników raportujących. Mogą uruchamiać własne raporty i wprowadzać plany do systemu, aby pomóc w sukcesji.
System informacji o zasobach ludzkich (HRIS) to oprogramowanie lub rozwiązanie online do wprowadzania danych, śledzenia danych i informacji o danych w działach kadr, płac, zarządzania i księgowości w firmie.
Zwykle pakowane jako baza danych, setki firm sprzedają jakąś formę HRIS, a każda HRIS ma inne możliwości. Wybierz swój system HRIS dokładnie w oparciu o możliwości, które potrzebujesz w swojej firmie.