Pytania, które należy zadać, aby określić potrzeby HR w zakresie technologii informacyjnych
Ale jak HR i inni menedżerowie wiedzą, że wybierają najlepszą technologię informacyjną HR, aby zarządzać wszystkimi szczegółami i że wybrane przez nich rozwiązanie przetrwa próbę czasu?
Poniżej przedstawiono kluczowe pytania, które należy zadać i odpowiedzieć w procesie wyboru technologii informatycznej zasobów ludzkich.
- Jaki jest stopień elastyczności i skalowalności oferowany przez oprogramowanie HR? Specjaliści ds. HR powinni ustalić, czy oprogramowanie może importować dane z wielu arkuszy kalkulacyjnych Excel, baz danych i dokumentów papierowych oraz poziom, z jakim może współpracować z wszelkimi innymi wymaganymi systemami i danymi.
Oprogramowanie powinno umożliwiać pobieranie i filtrowanie informacji z wielu źródeł. Idealnie, proces ten powinien być również zautomatyzowany. Wiele rozwiązań do rejestracji online wymaga ręcznego manipulowania danymi, zanim trafi do operatora, aby zaktualizować swoje systemy. Automatyzacja formatu aktualizacji, harmonogramu transmisji i metody dostarczania może pomóc wyeliminować problemy z rozliczeniami i kwalifikowalnością. - Czy oprogramowanie będzie w stanie dostosować zasady firmy i zasady dotyczące przewoźników? Prawdziwie wydajny silnik rejestrowania oceni każde działanie rejestracyjne i zastosuje dowolną kombinację reguł, komunikatów, monitów i opcji specjalnie zaprojektowanych w celu spełnienia żądanych wymagań kwalifikowalności. Oprogramowanie powinno uwzględniać wszelkie zasady kwalifikowalności, które firma i przewoźnicy mają.
- Czy technologia informacyjna HR będzie mogła rosnąć i skalować się wraz z organizacją? HR powinien ocenić zdolność technologii do rozwoju, ponieważ firma zatrudnia nowych pracowników , biura, korzyści zmiany i zasady. HR powinien zapytać o progi dla każdego z tych elementów.
- Czy oprogramowanie do informatyki HR może integrować się z innymi systemami? Płace i inne funkcje często mają wiele takich samych informacji, jak zarządzanie korzyściami . HR może uzyskać większą efektywność, gdy dane i inne informacje o pracownikach wprowadzone do jednego systemu są współdzielone z innym systemem. Śledzenie rekrutacji pracowników jest kolejną potrzebną funkcją.
- Kto jest odpowiedzialny za wdrożenie lub zbudowanie rozwiązania? Jaki poziom szkolenia jest zaangażowany? Niektóre rozwiązania wymagają, aby klient był bardzo zaangażowany w początkowe wdrożenie, co może być przytłaczające dla już zajętych administratorów HR.
HR powinien dobrze rozumieć poziom szkoleń i wiedzy technicznej, które będą wymagane i oczekiwany czas. Kwestionowani dostawcy rozwiązań na ten temat mogą zapewnić wgląd w subtelne obszary, które początkowo wydają się proste, ale wymagają znacznej wiedzy technologicznej. HR może wtedy określić konkretne zadania, które mogą być tak kłopotliwe, że realnie utrudniają ukończenie, potencjalnie zmniejszając wartość technologii informacyjnej HR i zwrot z inwestycji. - Jeśli szkolenie jest zaangażowane , czy istnieje opłata? Należy również ocenić koszty szkolenia, w tym koszty podróży służbowych i podróży poza miejsce pracy. HR musi uświadomić sobie wszystkie twarde i miękkie koszty związane z przyjęciem technologii informacyjnej HR.
- Kto będzie właścicielem danych? Odpowiedzią na to pytanie powinna być organizacja Human Resources . Firmy powinny mieć możliwość przetransportowania swoich danych do dowolnego dostawcy usług aplikacji (ASP). Jeśli dane znajdują się na zastrzeżonym serwerze operatora, firma może czasem zostać obciążona dodatkowymi opłatami w przypadku zmiany operatora.
- Jakie rodzaje konserwacji i utrzymania są wymagane? Gdy oprogramowanie jest instalowane na lokalnych stacjach roboczych lub serwerach firmy, regularne aktualizacje tej technologii są często wymagane i mogą być kłopotliwe w planowaniu i zarządzaniu. Aktualizacje technologii informacyjnej HR są często wykonywane automatycznie przy użyciu oprogramowania dostępnego online za pośrednictwem dostawcy usług aplikacji (ASP) lub oprogramowania jako usługi (SaaS).
- Jakie środki bezpieczeństwa są wbudowane w technologię informacyjną HR ? Jeśli oprogramowanie jest dostępne online, za pośrednictwem modelu ASP lub SaaS, dostawca powinien oferować codzienne kopie zapasowe, serwery kopii zapasowych i dodatkowe warstwy ochronne. Należy wprowadzić dodatkowe systemy i procedury, aby zabezpieczyć informacje przed utratą lub dostępem do nich przez nieupoważniony personel . HR, w porozumieniu z innymi menedżerami , powinien mieć wyłączne prawo decydowania o tym, kto uzyska dostęp do technologii informacji kadrowej iw jakim stopniu.
- Czy pracownicy będą mogli rejestrować się w planach świadczeń i wprowadzać zmiany w czasie rzeczywistym w swoich danych osobowych i planować wybory? Dostęp do pracownika powinien być zapewniony, biorąc pod uwagę powszechny, powszechny dostęp do komputerów.
Większość populacji pracowników ma dostęp do internetu w domu. Samoobsługa pracownicza zapewnia ogromny potencjał, aby zaoszczędzić czas i pieniądze. Dobry system samoobsługowy poprowadzi pracowników bezproblemowo poprzez wprowadzanie informacji o sobie i swoich podopiecznych.
System powinien jasno przedstawić dostępne plany i umożliwić pracownikom dokonywanie selekcji według wygody, upraszczając te działania w całym procesie za pomocą kreatorów. Pracownicy powinni także móc dodawać osoby pozostające na utrzymaniu i zmieniać informacje w razie potrzeby, 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu, przez cały rok.
Są to dodatkowe pytania, na które należy odpowiedzieć, oceniając potrzeby informacyjne w zakresie zasobów ludzkich w organizacji.
- Czy technologia zapewni Zasobom Ludzkim uprawnienia do decydowania o tym, komu będzie dozwolony dostęp iw jakim stopniu? W tym samym duchu, który zapewnia dostęp do pracowników, technologia powinna dać HR ostateczny głos. HR powinien mieć uprawnienia do zatwierdzania wszystkich danych przed ich przekazaniem przewoźnikom, a także powinien określać zakres, w jakim pracownicy i inni mają dostęp.
- Jakie rodzaje możliwości raportowania są dostępne w technologii informacyjnej HR? Technologia raportowania powinna oferować wiele widoków i formatów (arkusz kalkulacyjny, PDF, HTML), dużą ocenę obrazu i możliwość drążenia w dół w celu usprawnienia procesu decyzyjnego. Dział HR powinien mieć możliwość oceny w dowolnym momencie rejestrowania się w konkretnych planach, zaległych działaniach i zmianach w danych demograficznych pracowników dotyczących świadczeń i innych danych pracowników.
- Czy oprogramowanie oferuje określone funkcje, które pomagają firmie HR oszczędzać czas? W zależności od własnych potrzeb działu, dział HR może chcieć zapytać o zdolność technologii do przetwarzania informacji w partiach, zarządzania powiadomieniami i rozliczeniami dla zasad COBRA , zapewniać narzędzia do samodzielnego naliczania rachunków i rozliczania rachunków oraz specjalne raporty.
- Czy oprogramowanie oferuje określone funkcje, które pomagają HR lepiej komunikować się z pracownikami? Niektóre programy zapewniają HR elastyczność w komunikowaniu się z pracownikami na wielu poziomach - za pośrednictwem masowych wiadomości e-mail, elektronicznych tablic ogłoszeń oraz określonych kryteriów filtrów (takich jak lokalizacja, dział, plany ubezpieczeniowe, status rejestracji, status emerytalny i inne) za pośrednictwem System informatyczny HR. Posiadanie wielu sposobów komunikacji może dodatkowo zautomatyzować procesy i pomóc działowi HR w lepszym adresowaniu wiadomości.
- Czy system informatyczny HR zapewnia środki kontroli i równowagi? Poza umożliwieniem HR zatwierdzania transakcji, wiele systemów informatycznych HR zapewnia również możliwości HR do pełnienia roli strażnika w kontrolowaniu naliczania opłat przez operatora, aby upewnić się, że zgadzają się z danymi w systemie. To może:
- dokładność faktur przewoźników,
- oszczędź czas i pieniądze,
-istnieją w terminowym dostarczaniu pracowników , oraz
-wzmocnienie potwierdzenia kwalifikacji, gdy pracownicy idą na opiekę.
- W jaki sposób można wymieniać informacje z przewoźnikami? I kto będzie odpowiedzialny za tę interakcję? Integracja systemu informatycznego HR powinna być oceniana nie tylko przez liczbę przewoźników, z którymi oprogramowanie ma powiązania, ale także przez rodzaj połączenia, które umożliwia. Zapewnienie udanej interakcji z operatorami za pomocą oprogramowania do zarządzania korzyściami wymaga wielu kroków, w tym:
-wykonanie wstępnego spisu danych dotyczących wdrażania;
-ustawienie wstępnej integracji dla ciągłej wymiany informacji;
koordynacja codziennej lub cotygodniowej interakcji w celu upewnienia się, że dane są odbierane i dokładnie stosowane;
- sprawdzanie bieżących aktualizacji;
- spełnianie wymagań przewoźnika dotyczących rejestracji jest spełniane zgodnie z regulacjami; i
- wspieranie proaktywnej relacji z każdym przewoźnikiem w celu poprawy relacji wymiany danych.
Wiedza o tym, kto jest odpowiedzialny za każde zadanie, jest niezbędna do pełnego zrozumienia oferty produktu. Każdy dostawca oprogramowania oferuje inny poziom integracji, zapewniając niektóre, do wszystkich zadań opisanych powyżej. HR powinien dążyć do współpracy z dostawcami, którzy wykazują silne, ciągłe, bezproblemowe relacje z wybranymi przewoźnikami firmy.
Wielu dostawców umożliwia transmisję ogólnego pliku ANSI 834, który może lub nie może zostać zaakceptowany przez operatora, czynnik często zależny od wielkości grupy. Menedżerowie powinni szukać dostawców, którzy oferują czyste, zatwierdzone transfery (zapewniające kwalifikowalność transakcji), dostosowane do potrzeb każdego przewoźnika w celu uniknięcia problemów. Powinni także zwrócić się do dostawców, którzy mają dedykowany dział EDI (Electronic Data Interchange) do interakcji z własnym, specyficznym językiem transferowym przewoźnika.
- Jaki poziom obsługi klienta jest świadczony? Czy jest dodatkowa opłata za usługę? HR powinien określić poziom dostępu do udzielanej pomocy, a co stanowi obsługę klienta - pomoc online za pośrednictwem bazy danych, czatu online, wsparcia przez e-mail, rozmowy z żywą osobą lub ich kombinację. Biorąc pod uwagę wrażliwość korzyści i inne informacje HR, menedżerowie powinni oczekiwać odpowiedzi na zapytania w ciągu 24 godzin od bezpośredniego kontaktu, który może pomóc.
- Jaki jest koszt systemu informatycznego HR i czy przewyższa on korzyści? Dział HR powinien ocenić całkowity koszt systemu informatycznego HR, w tym wszystkie opłaty roczne, miesięczne i jednorazowe, wraz z zapewnionymi świadczeniami. Nieco droższy system może więcej niż zapłacić za różnicę dzięki funkcjom, które umożliwiają pracownikom prowadzenie własnych rejestrów i oferują większą wygodę, oszczędność czasu i dokładność. Czynniki te należy rozważyć i zważyć przy wyborze systemu technologii informacyjnej HR.
Zwiększa się zapotrzebowanie na systemy technologii HR. Dzięki personelowi HR znajdującemu szeroki wachlarz opcji w systemach technologii HR, coraz ważniejsza staje się analiza i ważenie wszystkich dostępnych opcji.
Wybór systemu informatycznego HR powinien być postrzegany jako inwestycja, która będzie rosnąć wraz z potrzebami działu i firmy . Pytania te poprowadzą Cię do odpowiedniego systemu technologii HR dla Twojej firmy.