Wybierz Zespół ds. Wyboru systemu śledzenia kandydatów i wymagania
Tutaj znajdziesz ważne obszary do zbadania, pytania do zadawania i odpowiedzi do analizy podczas procesu oceny systemów śledzenia wnioskodawców. Ta informacja poprowadzi Twoją firmę w poszukiwaniu odpowiedniego systemu śledzenia kandydatów, który spełni Twoje potrzeby.
Zidentyfikuj Decydentów Systemu Śledzenia Wnioskodawcy
Firma musi zorganizować się wewnętrznie przed rozpoczęciem procesu oceny systemu śledzenia wnioskodawcy. Przygotowując się do oceny systemu śledzenia kandydatów, konieczne jest nawiązanie współpracy z zainteresowanymi stronami i zapewnienie decydentom czasu na podjęcie świadomej decyzji.
Twój komitet selekcyjny powinien być przygotowany do oceny mocnych i słabych stron każdego dostawcy systemu śledzenia kandydata. Komisja selekcyjna powinna obejmować tych członków.
- Kierownik wyboru: zwykle jest to starszy wiceprezes (Wiceprezes) lub wiceprezes (wiceprezes) ds. Zasobów ludzkich, który może dać innym członkom komisji jasną dyrektywę i wizję . Osoba ta powinna również mieć możliwość wyjaśnienia wyboru sprzedawcy pod względem zwrotu z inwestycji (ROI) do swoich kontrahentów.
- Menadżer selekcyjny: Osoba ta musi w pełni zrozumieć proces zatrudniania i punkty bólu w firmie, aby stworzyć właściwą taktykę wyszukiwania i selekcji.
- Członek komitetu: Aby zapewnić, że głos użytkowników jest reprezentowany i nastąpi pomyślne przyjęcie wybranego rozwiązania.
- Dostawcy komitetu: są to członkowie z innych działów, którzy zapewniają dodatkowy wkład do procesu wyboru systemu śledzenia wnioskodawcy. Osoby posiadające wiedzę finansową mogą wnieść wkład w stabilność finansową sprzedawców lub porównać całkowity koszt każdego systemu śledzenia wnioskodawcy z budżetem projektu. Dostawcy IT mogą edukować członków komisji na temat możliwości technicznych systemów śledzenia kandydatów dostawców i pomagają porównać każde rozwiązanie z obecnym systemem.
Członkami komitetu powinni być ludzie, którzy potrafią rozpoznać wartość narzędzi technologicznych, optymalizację procesów i obsługę klienta w związku z twoją wizją zarządzania talentami .
Dokumentuj swój obecny proces zatrudniający
Po zebraniu komisji selekcyjnej systemu śledzenia zgłoszeń, Twoim pierwszym zadaniem jest utworzenie dokumentu, który śledzi proces zapotrzebowania na pracownika, proces rekrutacji oraz rolę menedżera ds. Zatrudnienia, rekrutera i kandydata do wykonania umowy . Następnie twoja komisja powinna omówić, dlaczego każdy krok jest konieczny i co by się stało, gdyby został wyeliminowany.
Uprość proces rekrutacji i upewnij się, że każdy krok naprawdę dodaje wartości i pomaga w tworzeniu wysokiej jakości pracowników. Pozwoli to Twojej komisji porównać potrzeby Twojego procesu rekrutacji z możliwościami każdego systemu śledzenia kandydatów. Ta ocena jest doskonałą okazją do zapoznania się z najlepszymi praktykami w zakresie zatrudniania oraz do przeglądu i optymalizacji obecnego procesu rekrutacji.
Zidentyfikuj wymagania dla systemu śledzenia kandydatów
Teraz, gdy wyraźnie zidentyfikowałeś proces zatrudniania swojej firmy, twoja komisja jest w pełni gotowa do zidentyfikowania wymagań twojej firmy dla systemu śledzenia kandydata. Pamiętaj, że chcesz mieć jednoznaczną odpowiedź na następujące pytania:
- Dlaczego kupujesz ten system śledzenia kandydatów?
- Czy Twój obecny proces rekrutacji jest zgodny z celami Twojej firmy?
Mając to na uwadze, pomożesz swojemu komitetowi zająć mocne argumenty, aby kupić rozwiązanie do śledzenia kandydatów. Aby system śledzenia wnioskodawcy zdecydował się na silne połączenie z ROI, Twoja komisja musi jasno określić, czego oczekujesz od systemu śledzenia kandydata.
Twój system śledzenia kandydatów powinien budować lepsze relacje między rekruterami i menedżerami ds. Rekrutacji, usprawnić proces tworzenia i zatwierdzania zamówień oraz poprawić jakość zatrudnienia. Twój system śledzenia kandydatów powinien usprawnić rekrutację specjalistów ds. Zasobów ludzkich poprzez automatyzację, tworząc bardziej efektywny i opłacalny proces rekrutacji. To idealny czas na podjęcie wspólnych wyzwań HR, takich jak:
- Duża liczba życiorysów bez skutecznego sposobu akceptowania, przeglądania i zarządzania.
- Duża liczba ofert pracy z kłopotliwą komunikacją wewnętrzną.
- Niemożność szybkiego dostępu do informacji i raportowania o wszystkich danych rekrutacyjnych.
- Utrata wykwalifikowanych kandydatów ze względu na przypadkowe przechowywanie życiorysów.
- Powielanie działań rekrutacyjnych pomiędzy różnymi oddziałami i oddziałami lokalnie lub za granicą.
- Nadmierne koszty utrzymania i wsparcia technicznego dzięki technologii domowej.
- Nieskuteczne śledzenie danych dotyczących zgodności EEO-OFCCP.
- Stara się zwrócić odpowiednią uwagę informatyków na aktualizacje i ulepszenia technologii.
Ponadto skorzystaj z okazji, aby rozważyć wartość ulepszeń nowych procesów i technologii, takich jak:
- unikanie używania różnych modułów,
- poprawa komunikacji, oraz
- rozwiązywanie problemów globalnych.
Aby było to możliwe, musisz zidentyfikować niezbędne "must have", aby wyeliminować niewykwalifikowanych dostawców. Na przykład, jako podstawowy czynnik, twoja komisja może zdecydować, że będziesz rozważać tylko dostawców, którzy oferują rozwiązanie internetowe, w przeciwieństwie do zainstalowanego systemu, ponieważ hostowane rozwiązanie eliminuje jakiekolwiek obciążenie dla twojego zespołu IT.
Zidentyfikuj wymagania dla systemu śledzenia kandydatów
Określenie jasnych celów biznesowych pozwoli połączyć priorytety z Twoimi wymaganiami. Konieczne jest, aby komitet skupił się na swoich początkowych wymaganiach systemowych. Komitet musi unikać rozpraszania się przez elementy systemu, które nie są zgodne z priorytetami twojej firmy. Rozpoznałeś ważne cele biznesowe i kluczowe wymagania, które należy uwzględnić przy tworzeniu własnych celów.
Kluczowe wymagania do rozważenia w systemie śledzenia wnioskodawców
- Wydajność procesów: centralizacja procesu może poprawić różnorodność zadań, w tym między innymi zgłoszeń zapotrzebowania, śledzenia, zarządzania skierowaniem pracownika i programami przenoszenia .
- Pozwala kandydatom szybko i łatwo ubiegać się o pracę w Twojej organizacji, aby płacić za nie i godzinowo, bez przechodzenia przez wiele stron pytań.
- Może ułatwić rekrutację dużej ilości przy zachowaniu opłacalności.
- Wysoce konfigurowalne, skalowalne rozwiązanie, które można skonfigurować w oparciu o nasz wyjątkowy proces zarządzania zatrudnieniem i dostosowywać się do zmieniających się potrzeb naszej firmy, w miarę rozwoju naszej organizacji lub zmiany naszych procesów.
- Ulepszone możliwości raportowania: wiele organizacji ma problemy z ustaleniem całkowitych wydatków na dostawców, pozyskiwaniem i porównywaniem wskaźników. Koordynacja za pośrednictwem jednego źródła pozwoli na dokładne scentralizowane raportowanie.
- Umożliwia rekruterom przeszukiwanie bazy danych pod kątem wszystkich informacji i określonych parametrów.
- Obejmuje Centrum raportowania, które umożliwia użytkownikom uruchamianie raportów ad-hoc i zapisywanie kryteriów do wykorzystania w przyszłości, a także generowanie raportów branżowych, takich jak koszt za wynajem, czas do wypełnienia, skuteczność źródła i inne.
Buduj tożsamość marki i świadomość
- Stworzenie powiązania między kandydatem a pozytywnym doświadczeniem zawodowym pozwoli rozpoznać markę. Silna marka może generować zaufanie , które zwiększy ruch wnioskodawców i zwiększy pulę talentów.
- Strony WWW z marką Career Center mogą być dostępne za pośrednictwem witryny internetowej Twojej firmy.
- Umożliwia rekruterom łatwe publikowanie informacji o karierze na stronie internetowej firmy.
- Zapewnia wielojęzyczne możliwości globalnego wsparcia.
- Zgodny z EEO / AAP.
- Zdolność do dokładnego pomiaru takich informacji będzie zgodna z przepisami federalnymi i uniknie wszelkich działań prawnych przeciwko organizacji. Pomoże również w ustaleniu jakości wnioskodawcy.
- Potrafi przechwytywać, śledzić i zgłaszać dobrowolne dane EEO, pozostając przy tym zgodnie z wytycznymi określonymi przez EEO / OFCCP.
- Potrafi przeprowadzić wstępną selekcję kandydatów z pytaniami eliminacyjnymi, aby wskazać osoby, które spełniają podstawowe kwalifikacje na danym stanowisku.
- Ulepszona komunikacja.
- Ustanawia środowisko, które skutecznie informuje, zjednoczy wszystkich użytkowników i usprawni działania organizacji.
- Obejmuje centrum komunikacyjne ułatwiające komunikację między rekruterami, menedżerami ds. Rekrutacji i kandydatami. Umożliwia także użytkownikom planowanie spotkań, pozostawienie notatek i informacji zwrotnych na temat rozmowy kwalifikacyjnej, wysyłanie masowych wiadomości i automatyczne reagowanie na zgłoszenia po otrzymaniu CV.
Obsługa klienta dla systemu śledzenia wnioskodawców
- Pełna adopcja użytkowników zależy od poziomu obsługi klienta zapewnianej przez sprzedawcę w trakcie i po wdrożeniu.
- Łatwo dostępny zespół wsparcia, zajmujący się zarządzaniem problemami firmowymi i użytkowników przy jednoczesnym zastosowaniu najlepszych praktyk branżowych.
- Najwyższy poziom wsparcia dostępny bezpłatnie dla Twojej firmy.
Ocena Dostawcy Systemów Śledzenia Dostawców
Zaleca się, abyś poprosił o zaproszenie do składania wniosków (RFP) od potencjalnych sprzedawców, których twoja komisja zdecydowała się rozważyć. Jest to okazja, aby uzyskać wyjaśnienia na każdy temat, aby pomóc swojemu komitetowi w ustaleniu, czy oprogramowanie śledzące kandydata może wykonać wymaganą pracę. Twoja komisja powinna rozważyć następujące główne kwestie, aby opracować skuteczne zapytanie ofertowe:
- Czy system wspiera główne obawy twojej komisji? To wiąże się z poprzednią częścią procesu oceny; musisz znać swój proces całkowicie, zanim będziesz mógł określić, jakie funkcje potrzebujesz. Twoja komisja nie może być rozpraszana przez rozwiązania, które mogą oferować funkcje, które nie są Twoim głównym priorytetem. Chociaż mogą wydawać się atrakcyjne, wiele krzykliwych funkcji i funkcji nie stworzy żadnej wartości dla organizacji, jeśli nie zostaną one przyjęte przez użytkowników.
- Czy sprzedawca zainstalował system w innej organizacji o podobnej wielkości?
- Twoja komisja powinna mieć dostęp do referencji, które mogą dać ci wgląd w takie kwestie, jak zadowolenie klienta i działania następcze, proces wdrażania i ukryte opłaty. Pamiętaj, że funkcje nie mają żadnej wartości bez silnego przyjęcia użytkowników.
- Co pociąga za sobą proces wdrażania? Udana stopa przyjęcia zaczyna się od właściwej implementacji. Chcesz mieć pewność, że wybrany sprzedawca nie pozostawi użytkowników bez odpowiedniego przeszkolenia i ciągłego wsparcia. Implementacja powinna koncentrować się na procesie rekrutacji Twojej organizacji, nie ucząc się, jak dostosować się do ich systemu.
Nigdy nie powinieneś mieć wrażenia, że twój program wdrożeniowy sprawi, że poczujesz się zagubiony i nie będziesz mieć pewności co do możliwości dostawcy. Podczas procesu oceny Twoja komisja powinna odnieść wrażenie, że w oparciu o priorytety twojego działu i cele biznesowe twoja implementacja stworzy solidne podstawy długotrwałej współpracy z twoim dostawcą systemu śledzenia. Pamiętaj, że wysoka akceptacja użytkowników przez system śledzenia kandydatów spowoduje wyższy zwrot z inwestycji.
Więcej informacji na temat oceny dostawców systemów śledzenia przesyłek
- Jaka jest wizja i strategia rozwoju dostawcy? Sprzedawca musi wykazać się przywództwem i prognozowaniem jako lider na rynku. Aby przedstawić kompleksowe rozwiązanie, sprzedawca powinien wziąć pod uwagę konkretne potrzeby i przygotować się na zmiany i wzrost w przyszłości.
- Sprawdź, czy to rozwiązanie przyczynia się do twojego całego biznesplanu? Ostatecznie, dyrektor wykonawczy prawdopodobnie będzie musiał wyświetlić oczekiwany zwrot z inwestycji, aby przedstawić mocne argumenty przemawiające za rozwiązaniem.
Zarządzający selekcją musi szukać oszczędności na takich rzeczach, jak reklama rekrutacyjna, wartość pracowników korzystania z firm wyszukiwania oraz optymalizacja procesów zapewniona przez sprzedawcę. Firma powinna również zaoszczędzić na zatrzymywaniu pracowników i jakości kandydatów. Stworzenie w pełni szczegółowego dokumentu z zapytaniami obejmującego wszystkie niezbędne tematy do oceny systemu śledzenia kandydata może być przytłaczające.
- Poza funkcjami i funkcjami, twoja komisja powinna upewnić się, że sprzedawca może być długoterminowym partnerem Twojej organizacji. Ponieważ komisja przeprowadza proces oceny sprzedawcy, należy mieć na uwadze następujące czynniki:
- Stabilność finansowa: Należy przeprowadzić analizę due diligence sprawozdań finansowych wszystkich potencjalnych dostawców w trakcie przeglądu. Przekonasz się, że jest to idealny temat, dzięki któremu Twój współpracownik komitetu finansowego może Cię poprowadzić.
- Walory strategicznych partnerów: Aby zaoferować kompletne rozwiązanie, niektórzy dostawcy będą współpracować z innymi firmami usługowymi, aby zaoferować swoim klientom bardziej kompleksowy pakiet usług. Twoja komisja powinna być świadoma partnerstw związanych z konkurującymi dostawcami. Informacje mogą zapewnić wgląd w możliwe partnerstwo między Twoją firmą a sprzedawcą.
- Możliwości rekrutacji: Niezależnie od wielkości firmy, musisz upewnić się, że sprzedawca ma możliwość wspierania pełnego cyklu życia pracowników, od śledzenia kandydatów, wprowadzania ich na pokład, planowania sukcesji po wejście na pokład. Zapobiegnie to wydostaniu się Twojej firmy z rozwiązania, co prawdopodobnie spowoduje pogorszenie, nową ocenę i kosztowne opłaty za wdrożenie.
- Przyszły rozwój produktu: upewnij się, że sprzedawca dokładnie rozumie wyzwania stojące przed rekrutacją teraz iw przyszłości. Wybrany przez Ciebie sprzedawca musi być na bieżąco z nowinkami technicznymi i branżowymi, aby dostosować się do zmieniających się potrzeb i upewnić się, że konfiguracje rozwiązania są wykorzystywane w pełnym zakresie.
- Integracja z HRIS: Chociaż możesz poprosić swojego dostawcę komitetu IT o dostarczenie informacji w tej sprawie, nie powinno to skłonić Twojej komisji do korzystania z systemu śledzenia kandydatów, który nie będzie odpowiednio obsługiwał całego działu. Każdy sprzedawca, który warto rozważyć, powinien zapewnić możliwość przeniesienia kluczowych informacji ze swojego systemu do systemu HRIS przy minimalnym poziomie trudności.
Podsumowanie wyboru dostawców dla systemów śledzenia wnioskodawców
Oś czasu dla procesu wyboru dostawcy dla systemu śledzenia kandydata może wynosić od miesiąca do sześciu lub więcej do ukończenia. Poniżej znajduje się sugerowany harmonogram, który pozwoli twojemu komitetowi przewidzieć ramy czasowe dla procesu wyboru dostawcy dla systemu śledzenia kandydata.
Informujemy, że może to ulec zmianie na podstawie preferowanej daty wdrożenia.
Oś czasu dla wyboru dostawcy dla systemów śledzenia wnioskodawców
- Stwórz komisję selekcyjną - 1 tydzień
- Zidentyfikuj potrzeby firmy - 1-2 tygodnie
Obiektywnie oceniaj dostawców pod kątem zidentyfikowanych potrzeb firmy, stosując następujący proces:
- Utwórz długą listę możliwych dostawców - 1 tydzień
- Poproś RFP o wyjaśnienia na każdy temat lub problem - 4 tygodnie
- Utwórz krótką listę przy użyciu kluczowych kryteriów oceny - 1-2 tygodnie
- Sfinalizuj dostawcę - 3-6 tygodni
- Demonstruj różne systemy - tak szybko, jak to możliwe
- Prezentacje sprzedaży - tak szybko, jak to możliwe
- Wizyty w witrynie - w razie potrzeby
Należy pamiętać, że głównym celem systemu śledzenia kandydatów jest wzmocnienie pozycji użytkowników. Członkowie Komitetu powinni być w stanie rozpoznać i docenić narzędzia technologiczne, optymalizację procesów, wizję firmy i wsparcie klienta, aby strategicznie zawęzić dostawców do krótkiej listy rzeczywistych możliwości.
Jest prawdopodobne, że twoja krótka lista może nie mieć wielu odróżniających różnic funkcjonalnych; dlatego ważne jest, aby pamiętać o mniej uchwytnych elementach tego dostawcy.
Twoja komisja powinna szukać źródeł informacji, takich jak strona internetowa dostawcy, grupy dyskusyjne, portale Human Resource i targi. Połącz się z kolegami z innych firm, które są podobne pod względem wielkości, potrzeb i branży, aby uczyć się na podstawie swoich doświadczeń.
Współpraca z dostawcą usług zorientowanym na usługi, który jest najbardziej zgodny z wizją organizacji i jej celami na przyszłość, okaże się nieoceniony dla wszystkich kluczowych graczy w procesie oceny, wyboru i wdrażania systemu śledzenia kandydata.