Użyj ułatwienia, aby spotkania były bardziej produktywne
Główną rolą facylitatora jest dodanie wartości do sesji planowania grupowego lub spotkania poprzez utrzymywanie grupy w zadaniach i poruszanie się razem w tym samym kierunku.
Prowadzący zapewnia również, że każdy członek grupy uczestniczy w spotkaniu.
Ułatwienie grupowe
Ułatwienia grup lub zespołów zapewniają wewnętrzni pracownicy lub zewnętrzni konsultanci, którzy są wykwalifikowani w:
- Prezentowanie treści i informacji,
- Projektowanie i formułowanie procesu, który pomaga grupie osiągnąć cele,
- Zapewnienie odpowiedniej struktury na spotkanie , szkolenie, sesję integracyjną lub inne wydarzenie robocze, tak aby misja grupy została zrealizowana podczas sesji,
- Promowanie wspólnej odpowiedzialności za wyniki posiedzenia, oraz
- Wyciąganie od uczestników odpowiedzi na pytania i rozwiązywanie problemów.
Indywidualne ułatwienie
Kiedy osoby biorą udział w tym procesie, zazwyczaj dzieje się tak dlatego, że dwóch lub więcej pracowników doświadcza konfliktu , braku porozumienia, potrzeby ustalenia wspólnych celów lub istnieje potrzeba złożenia sprawozdania z projektu, procesu lub doświadczenia. Wykwalifikowany facylitator może zapewnić strukturę, treść i proces potrzebny poszczególnym pracownikom, aby osiągnąć satysfakcjonujące obie strony rozwiązanie ich problemów.
Charakterystyka osób, które zapewniają ułatwienia
Facylitacja to wyuczona umiejętność, która jest najbardziej naturalna dla osób, które wykazują takie cechy jak:
- Silne umiejętności przywódcze w grupie,
- Głęboka znajomość procesów i struktur grupowych,
- Znajomość dynamiki grupowej i interpersonalnej oraz zrozumienie komunikacji werbalnej i niewerbalnej ,
- Umiejętność twórczego prezentowania treści szkoleniowych i tworzenia zespołu w sposób zachęcający do udziału uczestników sesji,
- Empatia dla ludzi i ich sytuacji,
- Potężne umiejętności słuchania i komunikacji, oraz
- Zdolność do grupowania interwencji i zdarzeń grupowych w celu uzyskania pożądanych rezultatów dla grupy.
Pod przywództwem wykwalifikowanego facylitatora spotkania, spotkania integracyjne i zajęcia szkoleniowe mogą osiągnąć wyniki niemożliwe bez lidera. Dzieje się tak dlatego, że uczestnicy grupy w grupie często nie mają umiejętności, pozwolenia i wsparcia potrzebnego do skutecznego ułatwiania własnych procesów pracy.
Unikanie rywalizacji podczas spotkań
Często trudno jest nawiązać efektywne relacje robocze z ludźmi w pracy. Tu przydaje się ułatwienie. Efektywne grupowe ułatwianie spotkań pomaga w interakcji trudnych ludzi prowadzących konkurencyjne rozmowy.
Rozmowy poza tematem pomiędzy dwoma lub więcej członkami spotkania marnują czas, hamują postępy grupy i ograniczają wkład poszczególnych osób do zespołu jako całości. Dodatkowo, rywalizujące rozmowy w kilku małych grupach, nawet jeśli dotyczą tematu, pozbawiają członków zespołu informacji, które omawiają członkowie zespołu.
W rezultacie powstają ograniczone pomysły na spotkania.
Niezależnie od tego, czy jesteś liderem spotkania, menedżerem, czy członkiem grupy, możesz użyć poniższych pomysłów, aby przywrócić grupę do siebie, gdy członkowie grupy prowadzą więcej niż jedną dyskusję naraz.
Zarządzanie konkurującymi rozmowami
- Użyj komunikacji niewerbalnej: Spójrz przez chwilę na uczestników. Podnieś brwi, patrząc lub pomachaj uczestnikom. Zatrzymaj osobę, która ma podłogę na minutę, a pozostali uczestnicy dołączą do grupy. Nie bój się tego robić - zadaniem kierownika lub kierownika zespołu jest kontrolowanie spotkań.
- Zadaj pytanie: Zadzwoń do jednego z członków grupy biorących udział w konkurencyjnej rozmowie. Po krótkim podsumowaniu dyskusji, która ma miejsce na spotkaniu, poproś o jego opinię. Poproś go, aby podzielił się swoimi pomysłami z resztą osób uczestniczących w spotkaniu .
Powiedz: "Wierzę, że wszyscy bylibyśmy zainteresowani twoimi przemyśleniami na ten temat, Kerry." Może to być dla ciebie trochę niewygodne, ale służy dwóm celom: prowadzi rozmowę poboczną do głównej rozmowy i pozwala wszystkim wiedzieć, że zachowanie jest niedopuszczalne.
- Werbalnie interweniuj: bezpośrednio poproś członków grupy uczestniczących w konkurencyjnej rozmowie, aby ponownie dołączyli do dyskusji grupowej, nie używając sarkazmu ani gniewu. Powiedz: "Obawiam się, że brakuje nam dobrych pomysłów, gdy wszyscy mówią naraz, wiem, że nie mogę śledzić wszystkich tych myśli". Ogólnie rzecz biorąc, lepiej zastosować tę taktykę jako drugą lub trzecią próbę wciągnięcia ludzi. Jest bezpośredni i bardzo skuteczny, ale może zawstydzić członków zespołu.
- Stwórz sygnał grupowy: sygnał grupowy przypomina uczestnikom o jednej dyskusji na raz. Skutecznym sygnałem jest wprowadzenie niewerbalnego znaku czasu, a następnie przytrzymanie jednego palca wskazującego, aby wskazać jedno spotkanie. Jeśli istnieje dobry związek między członkami zespołu, żart może być również skutecznym narzędziem. Spróbuj czegoś takiego: "Hej, John i Jane, przestańcie próbować planować przejęcie świata i wracajcie na spotkanie".
Końcowe słowo dotyczące rywalizacji podczas spotkań
Ludzie spędzają znaczną część tygodnia pracy na spotkaniach biznesowych. Twoim obowiązkiem jako menedżera lub lidera spotkania jest upewnienie się, że pracownicy dobrze wykorzystują swój czas. Efektywne zarządzanie spotkaniami oszczędza czas, a kontrolując rozmowy z boku, możesz zapewnić, że spotkanie pozostaje na temat i zapewnia wysoką jakość pracy.