Te 10 wskazówek sprawi, że pracownicy docenią Twoje spotkania
Ludzie są zainteresowani, ale najbardziej efektywne spotkania przyciągają ich uwagę prowokującymi do myślenia pytaniami i odpowiedziami, audiowizualnymi i partycypacyjnymi. Te wskazówki przynoszą ci sukces.
- Rozpocznij spotkania, prezentacje i sesje szkoleniowe z lodołamaczem lub rozgrzewką. Podczas dużego spotkania lub krótkiego spotkania lodołamacz może być pojedynczym pytaniem, które sprawia, że ludzie myślą i rozmawiają z sąsiadem. Jako przykład zadaj pytanie, które powoduje, że ludzie podnoszą ręce. Długość lodołamaczy zależy od długości twojego spotkania, więc planuj mądrze.
- Dywersyfikacja metod prezentacji. Jeśli każdy mówca rozmawia z publicznością, w formacie wykładu nawet zainteresowani szefowie wkrótce kiwną głowami. Poproś ludzi, aby porozmawiali w małych grupach.
Korzystaj z materiałów audiowizualnych, takich jak filmy, slajdy, prezentacje PowerPoint i zdjęcia. Jeśli mówisz o nowym procesie malowania, pokaż swoich pracowników przed i po malowanych częściach. Pomijaj pozytywne ankiety wśród klientów i komentarze. - Zaproś zaproszonych gości do udziału i ekscytacji publiczności. Twoi klienci mają wiele do powiedzenia pracownikom na temat ich potrzeb i wymagań jakościowych. Jedna organizacja klienta, która współpracuje ze stowarzyszeniami charytatywnymi non-profit, zaprasza gości z organizacji, które otrzymują darowizny. Prelegenci z organizacji, których Twoi pracownicy wspierają finansowo, są dynamitami.
- Zachęcaj do zadawania pytań, aby rozpocząć dialog. Poproś ludzi, aby zapisali swoje pytania przed spotkaniem i podczas spotkania. Daj czas na pytania skierowane do każdego mówcy.
Jeśli nie możesz odpowiedzieć na pytanie od razu i poprawnie, powiedz ludziom, że otrzymasz je z powrotem, gdy masz poprawną odpowiedź. Jeśli pytania przekraczają czas, zaplanuj spotkanie na ten temat.
- Często pomijaną, ale kluczową, skuteczną taktyką spotkania jest poproszenie każdego mówcę, aby powtórzył głośno każde pytanie, jakie mu zadano. Osoba zadająca pytanie wie, że mówca zrozumiał pytanie. Inne osoby biorące udział w spotkaniu również mogą usłyszeć i poznać to pytanie, a nie tylko przypuszczać, że odpowiedź na pytanie głośnika może być błędna.
- Ustaw cele na swoje okresowe spotkanie. Nie możesz przedstawić każdego aspektu działalności firmy na godzinnym spotkaniu. Zdecyduj więc ważne, aktualne kwestie i poświęć na nie czas spotkania. Weź pod uwagę także interesy większości uczestników.
Pamiętaj, że masz inne metody przekazywania informacji firmowych, takie jak Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype dla firm, Flowdock, poczta e-mail i wiadomości błyskawiczne. Przekazywanie strategicznych informacji o firmie nie musi odbywać się na spotkaniu. - Dokładnie opracuj porządek obrad . Określ potrzeby i zainteresowania większości uczestników. Zacznij od dobrej wiadomości, która sprawi, że uczestnicy poczują się dobrze.
Zmieniaj kolejność mówców w porządku obrad każdego miesiąca. Nie chcesz, żeby ludzie znudzeni byli identycznością. Rozpowszechniaj potrzebne elementy w porządku obrad, aby ludzie nie dostroili końca spotkania, lub myśleli, że końcowe elementy są mniej ważne. - Artykuł opublikowany kilka lat temu w Wall Street Journal stanowił, że amerykańscy menedżerowie zaoszczędziliby 80% czasu, który tracili na spotkaniach, gdyby zrobili dwie rzeczy poprawnie. Pierwszym zawsze było ustalenie porządku obrad. Drugi miał rozpocząć się na czas i zakończyć na czas . Dodam, że trzeba każdemu z mówców poświęcić wystarczająco dużo czasu na omówienie ich tematu. Przytrzymaj ich do limitu czasowego - ładnie.
- Zorganizuj fizyczne środowisko, aby ludzie zwracali uwagę na treść spotkania. Nikt nie powinien siedzieć za lub z boku głośników. Upewnij się, że są miejsca dla wszystkich uczestników, a jeśli potrzebujesz notatek, to również powierzchnia do pisania. Upewnij się, że wizualizacje są widoczne i że ludzie mogą je usłyszeć. Może być konieczne użycie mikrofonu. Możesz przesuwać rekwizyty lub próbki dookoła pokoju, aby je obejrzeć.
- Nigdy nie lekceważ potęgi jedzenia na spotkaniu. Jedzenie relaksuje atmosferę, pomaga ludziom czuć się komfortowo, pomaga ludziom utrzymać pozytywny poziom energii i buduje koleżeństwo zespołu. Upewnij się, że spełniasz zróżnicowane potrzeby swojej grupy dzięki żywności, którą serwujesz. Jako przykład, oprócz pączków, proponuj owoce i jogurt. Oferuj wegetariańskie i koszerne hot-dogi z regularnymi frankami.
Co jest potrzebne do udanego spotkania:
- Stojak lub stół głośnikowy
- Mikrofon
- Program
- Pomoce wizualne