Inteligentni pracodawcy Utrzymują 4 różne pliki do rejestrów pracowników
Pliki pracowników z rejestrów pracowniczych
Dokumentacja personelu jest utrzymywana dla każdego pracownika. Te akta osobowe zawierają poufne dokumenty i są zarządzane i utrzymywane przez personel działu kadr.
Akta personalne są głównymi dokumentami pracowniczymi wykorzystywanymi przez pracodawcę, pracownika i menedżera pracownika w niektórych firmach.
W innych - i jest to zalecane podejście - dostęp do akta pracowników jest ograniczony do HR i pracownika pod nadzorem.
Typowe dokumenty w aktach osobowych obejmują wniosek o zatrudnienie , rodzinny formularz kontaktowy w nagłych wypadkach, udokumentowaną historię działań dyscyplinarnych, życiorys, odbiór pracownika w kwicie pracowniczym, odbiór dokumentów pracodawcy , okresowe oceny, ocenę pracy lub wydajność plan rozwoju, certyfikaty szkoleniowe i dowody obecności oraz aktualne osobiste dane kontaktowe każdego pracownika.
Nie wszystkie pliki osobowe zawierają te same dokumenty, ale każdy plik personelu ma pewne dokumenty, które są takie same. Dokumentacja wyników pracownika nie znajduje się w aktach osobowych, chyba że uzasadnia to działanie dyscyplinarne, nagrodę lub jakąś inną oznakę wyjątkowych osiągnięć.
Takie codzienne uwagi dotyczące wydajności należą do pliku, który menedżerowie stale śledzą wyniki, cele i wkład swoich pracowników.
Listy płacowe zapisów pracowniczych
Pliki płacowe również przechowują rekordy pracowników. Pliki płac zawierają historię prac, departamentów, zmian wynagrodzeń, garniturów, pożyczek i innych informacji niezbędnych do opłacenia pracownika i przechowywania kopii historii wynagrodzeń pracownika.
Dokumenty płacowe będą zawierały również historię formularzy rządowych, takich jak W-2, W-4 i dokumenty potrąceń z zabezpieczenia społecznego wypełnione przez pracownika. Plik będzie zawierał także informacje o świadczeniach pracowniczych oraz pozwolenie na wypłatę wypłat z wypłaty pracownika.
Pliki medyczne z rejestrów pracowniczych
Dokument medyczny pracownika jest również utrzymywany przez pracodawcę. Dane pracownika w dokumentacji medycznej nie są dostępne dla nikogo poza personelem wyznaczonym przez personel ludzki i pracownikiem, którego zapisy znajdują się w aktach. Dokumentacja medyczna zawiera notatki lekarskie, dokumenty aplikacyjne FMLA, informacje o testach narkotyków, wymagane informacje fizyczne i inne dokumenty związane ze zdrowiem medycznym pracownika lub jego rodziny.
Dokumentacja medyczna, ze względu na poufność zapisów pracowniczych, otrzymuje najwyższy stopień bezpiecznego przechowywania i poufności. Zaleca się przechowywanie akt medycznych w zamkniętych szufladach na dokumenty, które są zamknięte w pomieszczeniu, które nie jest dostępne dla pracowników innych niż wyznaczeni przez HR.
Pliki I-9 z rejestrów pracowniczych
I-9 Pliki rekordów pracowników domu, które są utrzymywane dla wszystkich pracowników w jednym pliku, który jest oddzielony od innych rekordów pracowników.
Pracodawcy przechowują ten rekord pracownika oddzielnie od innych zapisów pracowniczych, aby zachować poufność pracowników od urzędników państwowych i innych podmiotów, które są uprawnione do przeglądania pracowników I-9 .
Utrzymanie I-9 w oddzielnej lokalizacji zapewni, że jeśli wybierzesz Federalną I-9, pracownicy rządowi nie będą mieli dostępu do żadnych innych zapisów dotyczących pracownika lub jej zatrudnienia w twojej organizacji, z wyjątkiem Formularz I-9. Dochodzenia te zwiększają się każdego roku, więc upewnij się, że twoi pracownicy prawidłowo wypełnili formularze I-9 lub możesz zostać ukarany grzywnami i potencjalnie więzieniem.
Dostęp do rejestrów pracowniczych przez pracowników
Pracownicy mogą przeglądać zapisy swoich pracowników, kontaktując się z pracownikiem działu kadr w normalnych godzinach pracy.
Żaden pracownik nie może zmieniać ani usuwać żadnych dokumentów w swoich zapisach, które muszą być przeglądane w obecności pracownika działu kadr.
Musisz mieć politykę oceny personelu pracownika w swoim podręczniku pracownika i postępować zgodnie z nią w sposób niedyskryminujący w odniesieniu do wniosków pracowników o przeglądanie ich plików.
Jeśli pracownik przesyła pisemną prośbę o kopię swoich danych osobowych po opuszczeniu przez ciebie pracy, musisz wysłać mu kopię.
Od czasu do czasu można spotkać pracownika, który podejrzewa, że rekordy pracowników są przechowywane w dziale kadr. Są to pracownicy, którzy najprawdopodobniej zażądają kopii swoich plików pracowniczych. Ponownie, bez dyskryminacji , zrób kopię pliku i wyślij go. (Najprawdopodobniej otrzymasz informację zwrotną, że pracownik był zaskoczony tym, jak mało dokumentacji zachował personel działu kadr.)
W niektórych jurysdykcjach dozwolone jest obciążanie pracownika kosztami duplikowania i wysyłania pliku.
Zastrzeżenie: Należy pamiętać, że podane informacje, mimo że autorytatywne, nie są gwarantowane pod względem dokładności i legalności. Witryna jest odczytywana przez ogólnoświatową publiczność, a prawa i przepisy dotyczące zatrudnienia różnią się w poszczególnych stanach i krajach. Poproś o pomoc prawną lub pomoc ze strony państwowych, federalnych lub międzynarodowych zasobów rządowych, aby upewnić się, że Twoja interpretacja prawna i decyzje są prawidłowe dla Twojej lokalizacji. Te informacje służą jako wskazówki, pomysły i pomoc.