Mogą zostać nałożone kary, jeśli przeoczysz szczegóły dotyczące zezwolenia na pracę I-9
Wymogi prawne
Pracodawcy, którzy nie uzyskają odpowiedniej dokumentacji od nowych pracowników, mogą zostać ukarani grzywną. Kary wahają się od 110 $ do 1100 $ za każde naruszenie - każdy formularz weryfikacji zatrudnienia I-9 nie wypełnia i utrzymuje.
Kary zwiększają się do 375 $ i do 16 000 $ za świadome kontynuowanie zatrudniania osób, które nie przesyłają formularzy I-9 z odpowiednią weryfikacją.
Jest niezgodne z prawem, aby każdy pracodawca świadomie zatrudniał pracowników, którzy nie są uprawnieni do pracy w USA. W ramach procesu weryfikacji uprawnień do zatrudnienia pracownicy muszą udowodnić, że są obywatelami USA lub obywatelami, legalnymi stałymi rezydentami lub osobami upoważnionymi w inny sposób do zatrudnienia w Stanach Zjednoczonych.
Każdy nowy pracownik musi okazać dokumentację pracodawcy, która zawiera dowody potwierdzające tożsamość i dowód na to, że kwalifikują się do pracy w USA w ciągu trzech dni od zatrudnienia.
Formularz I-9 musi być wypełniony dla każdego nowego pracownika niezależnie od jego pochodzenia krajowego lub od tego, czy pracownik jest obywatelem USA. Pracodawca naruszył federalne prawo imigracyjne, jeśli nie zweryfikował tożsamości i zezwolenia na zatrudnienie nowego pracownika przy pomocy formularza I-9.
Listy dopuszczalnych dokumentów weryfikacyjnych są bardzo szczegółowe.
Lista A-dokumentów, które ustanawiają kwalifikacje zarówno tożsamości, jak i zatrudnienia
Dokumenty te określają tożsamość i kwalifikowalność do pracy w USA i są uznawane za akceptowalny dowód obu.
- Paszport USA (nieaktualny lub wygasł)
- Certyfikat obywatelstwa Stanów Zjednoczonych ( formularze N-560 lub N-561 )
- Certyfikat naturalizacji ( formularze N-550 lub N-570 )
- Obowiązujący paszport zagraniczny z załączonym formularzem I-94, wskazujący, że posiada on zezwolenie na zatrudnienie
- Karta stałego rezydenta lub karta do rejestracji cudzoziemca ze zdjęciem ( formularz I-551 )
- Karta stałego rezydenta tymczasowego ( formularz I-688 )
- Karta przedłużenia okresu ważności uprawnienia do pracy ( formularz I-688A )
- Zezwolenie na pobyt o przedłużonym okresie ważności ( formularz I-327 )
- Dokument podróży uchodźcy z niewygasłym dokumentem ( formularz 1-571 )
- Dokument zezwalający na przedłużony okres zatrudnienia wydany przez Departament Bezpieczeństwa Wewnętrznego (DHS) zawierający fotografię ( formularz I-688B )
Lista B-dokumentów, które ustanawiają tożsamość
W przypadku braku któregokolwiek z powyższych dokumentów, pracownik będzie musiał przedstawić dwa inne, jeden dla dowodu tożsamości, a drugi dla dowodu kwalifikowalności zatrudnienia. Następujące dokumenty mogą ustalić tożsamość pracownika:
- Prawo jazdy lub dowód osobisty wydany przez państwo lub znajdujące się w innym posiadaniu Stanów Zjednoczonych, pod warunkiem, że zawiera zdjęcie lub informacje takie jak imię i nazwisko, data urodzenia, płeć, wzrost, kolor oczu i adres
- Dowód tożsamości wydany przez federalne, stanowe lub lokalne agencje rządowe lub podmioty, pod warunkiem, że zawiera zdjęcie lub informacje takie jak imię i nazwisko, data urodzenia, płeć, wzrost, kolor oczu i adres
- Legitymacja szkolna ze zdjęciem
- Karta rejestracyjna wyborcy
- Karta militarna USA lub rekord wojskowy
- Legitymacja wojskowa
- Karta marines amerykańskiego straży przybrzeżnej
- Native American tribal document
- Prawo jazdy wydane przez kanadyjski organ rządowy
Specjalna lista osób, które są małoletnimi
Pracownicy, którzy nie ukończyli 18 lat i nie mogą w związku z tym przedstawić żadnego z powyższych dokumentów, mogą zamiast tego przedstawić dokumenty odpowiednie dla wieku, w tym:
- Karta szkolna lub karta raportu
- Klinika, lekarz lub szpital
- Dzień opieki lub zapis przedszkola
Lista dokumentów C, które ustanawiają uprawnienia do zatrudnienia
Jeden z tych dokumentów należy przedstawić jako dodatek do dokumentu z listy B.
- Amerykańska Karta Ubezpieczenia Społecznego wydana przez Urząd Ubezpieczenia Społecznego, inna niż karta stwierdzająca, że nie jest ważna do pracy
- Certyfikacja urodzenia za granicą wydana przez Departament Stanu ( formularz FS-545 lub formularz DS-1350 )
- Oryginalna lub poświadczona kopia aktu urodzenia wydana przez władze stanowe, okręgowe, gminne lub znajdujące się w posiadaniu Stanów Zjednoczonych z urzędową pieczęcią
- Native American tribal document.
- Karta obywatela USA ( formularz I-197 )
- Dowód osobisty dla obywatela rezydenta w Stanach Zjednoczonych ( formularz I-179 )
- Dokument wydawania ważnego dokumentu pobytowego wydany przez DHS, inny niż wymienione w wykazie A
Dodatkowy formularz I-9 Obowiązki pracodawcy
Upewnij się, że formularze I-9 są wypełnione poprawnie i że ty i twój pracownik dokładnie przestrzegacie wskazówek.
Należy przechowywać w aktach I-9 każdego pracownika przez co najmniej trzy lata lub przez rok po zakończeniu zatrudnienia, w zależności od tego, który z tych okresów jest dłuższy.
Zachowaj i wykonaj kopie oryginalnych dokumentów dostarczonych przez Twoich pracowników. Nie jest to wymagane, ale jest zalecane. Zachowaj tylko minimalną wymaganą liczbę dokumentów i przechowuj formularze oraz dokumentuj kopie oddzielnie od plików pracowników .
Jeśli jakiekolwiek zmiany zostały wprowadzone do dokumentu pliku I-9, zmień je w oryginalnym formularzu i wpisz datę początkową i datę zmiany. Nie wypełniaj nowego formularza.
Ponownie sprawdź wygasające uprawnienia do pracy i nie zezwalaj pracownikom na pracę, jeśli ich dokumentacja wygasła.
Pamiętaj, aby odpowiadać zgodnie z instrukcjami i wskazówkami dotyczącymi czasu, jeśli otrzymasz list o braku zgodności z dokumentem Social Security Administration, który wskazuje, że pewna liczba Twoich pracowników ma niezweryfikowane numery ubezpieczenia społecznego .
Uzyskaj aktualne informacje o formularzu I-9 w US Citizenship and Immigration Services (USCIS). Dodatkowe informacje można uzyskać od Society for Human Resources Management.
Zastrzeżenie: Należy pamiętać, że podane informacje, mimo że autorytatywne, nie są gwarantowane pod względem dokładności i legalności. Witryna jest czytana przez publiczność na całym świecie, a prawa i przepisy dotyczące zatrudnienia różnią się w poszczególnych stanach i krajach. Poproś o pomoc prawną lub pomoc ze strony państwowych, federalnych lub międzynarodowych zasobów rządowych, aby upewnić się, że Twoja interpretacja prawna i decyzje są prawidłowe dla Twojej lokalizacji. Informacje te mają na celu dostarczenie wskazówek, pomysłów i pomocy.