Opublikowano 8/1/2015
Szanse są takie, że gdy ktoś zostanie awansowany do pierwszej roli kierowniczej, będzie to pierwszy raz, gdy zarządzą budżetem departamentu.
Większość nowych menedżerów otrzymuje niewielkie lub żadne formalne przeszkolenie w zakresie opracowania prognozy budżetowej, śledzenia swoich wydatków lub wprowadzania korekt w połowie roku. Często otrzymują oni arkusz kalkulacyjny lub raport od swojego kierownika lub działu finansowego i oczekuje się, że wiedzą, jak to zrobić, lub uczą się metodą prób i błędów.
Podczas gdy "próba i błąd" może być skutecznym sposobem na zdobycie nowej umiejętności, byłoby lepiej, gdyby nowy menedżer nie musiał popełniać zbyt wielu bolesnych błędów.
Oto kilka wniosków wyciągniętych z mojej własnej nauki prób i błędów, które moim zdaniem większość nowych menedżerów może odnieść korzyści z:
Zainwestuj czas na naukę od samego początku
Nie ma lepszego czasu na zadawanie "głupich" pytań, niż gdy jesteś nowy i nigdy tego nie robiłeś. Lepiej zapytać i poświęcić czas na naukę, a nie czekać, aż ktoś będzie musiał wskazać twoje błędy . Poproś kierownika (lub poprzednika, jeśli możesz) o czas, by zapoznać się z podstawową filozofią, nadrzędnymi celami, formatem i każdym elementem zamówienia. Jeśli Twoja organizacja ma osobę finansową, poproś tę osobę, aby również z tobą spędziła czas. Większość będzie pochlebiona i chętna do dzielenia się swoją wiedzą. W końcu, jeśli mogą wytrenować ci, jak robić rzeczy zgodnie z ich specyfikacją z góry, będziesz dla nich mniej bóle głowy później.
Weź udział w kursie "Finanse i budżet dla niezarządzających finansami"
Skontaktuj się ze swoimi lokalnymi uczelniami biznesowymi, w części "Edukacja dla kadry kierowniczej". Większość szkół biznesu oferuje od 1 do 3 dni kursów niekredytowych. Podczas kursu lub po nim poświęć czas na sprawdzenie rocznego raportu firmy i zrozumienie różnych wskaźników finansowych i raportów.
Zarządzaj budżetem działu, jakby to był twój własny biznes
Kiedy pracujemy dla dużych organizacji, kończymy traktować "firmy" jak pieniądze rosnące na drzewach. Nie jest, a teraz jest twoim zadaniem jako menedżera, by wziąć osobistą własność zasobów twojego działu.
Zostań graczem zespołowym
Jeśli to możliwe, sprawdź budżet swojego menedżera. Choć ważne jest, aby wziąć na siebie własność budżetu, twoja jednostka jest częścią większej jednostki. Poproś swojego menedżera, aby pokazał Ci, w którym budżecie pasuje i wspiera duży obraz, a także współzależności z rówieśnikami. Może się zdarzyć, że inny dział potrzebuje pieniędzy na cele o wyższym priorytecie niż twoje. Nie czekaj, aż ktoś cię o to poprosi - bądź proaktywny i zaoferuj pomoc swojemu menedżerowi. Będziesz postrzegany jako strategiczny i współpracujący .
Nie graj w głupie gry
To, że "wszyscy to robią", nie oznacza, że firma nie jest głupia i zła. Przykładem typowej głupiej gry budżetowej, którą zarządzają menedżerowie, jest "wykorzystaj ją lub stracisz". To jest, gdy zbliżasz się do końca roku, a budżet jest ustawiony na twoją prognozę. W ubiegłych latach, kiedy podliczałeś, twój przyszły budżet został ustalony w oparciu o rzeczywisty rok.
Aby więc ponownie nie obniżyć budżetu, robisz zakupy - kupujesz rzeczy, których nie potrzebujesz lub zapasów, na wypadek, gdybyś ich potrzebował.
Śledź swoje wydatki co miesiąc i wprowadzaj aktywne korekty
Nie zakładaj, że "ktoś" powie ci kiedy przekroczysz budżet. W rzeczywistości możesz nawet poprosić o comiesięczne raporty lub śledzić siebie. Nie czekaj do końca roku, kiedy to niespodzianka (dla ciebie i twojego szefa). Do tego czasu jest już za późno na badanie i wprowadzanie poprawek. Bądź odpowiedzialny, mierz siebie i proaktywnie zgłoś się do swojego menedżera.
Bądź transparentny i zaangażuj swój zespół
Udostępnij swój budżet zespołowi, a może nawet zaangażuj go w tworzenie prognozy. Zaangażowanie zespołu i pomoc w zrozumieniu procesu budżetowania tworzy poczucie wspólnej własności i zachęca pracowników do znalezienia kreatywnych sposobów zarządzania wydatkami.
Bądź strategiczny
Nie poprzestawaj na faktach z zeszłego roku i dodaj dziesięć procent do przyszłorocznej prognozy. Zacznij od opracowania strategii i celów, a następnie określ zasoby wymagane do osiągnięcia tych celów. Jeśli potrzebujesz więcej niż w zeszłym roku, przygotuj uzasadnienie biznesowe, aby uzasadnić wniosek o dodatkowe fundusze.
Nie przesadzaj
Chociaż zarządzanie budżetem jest ważną rolą dla menedżera, nigdy nie trać z oczu najważniejszych zasobów: twoich ludzi! Upewnij się, że spędzasz przynajmniej pięciokrotnie więcej czasu na rozwijaniu swojego zespołu, że przerywasz numery.