Dużo pisania dla biznesu jest niechlujne, słabo napisane, zdezorganizowane, zaśmiecone żargonem i niekompletne.
Często jest albo za długi, albo za krótki. Wszystkie te cechy przyczyniają się do nieefektywnego pisania biznesowego.
Niezależnie od tego, czy piszesz ofertę sprzedaży, e-mail do swojego szefa, czy też instrukcję obsługi pakietu oprogramowania, musisz wykonać kilka kroków, aby być skutecznym. Wykonaj następujące pięć kroków:
- Uporządkuj swój materiał
- Zastanów się nad swoimi odbiorcami
- Zapisz swoje myśli
- Sprawdź swój materiał
- Edytuj swój materiał
Organizacja jest kluczowa
Jeśli nie uporządkujesz swojego materiału, nie będzie on płynął dobrze i nie będzie miał sensu. Pisanie może być proste lub skomplikowane. Podczas pisania e-maila z ogłoszeniem o spotkaniu personelu jest to tak proste, jak zbieranie myśli. Z drugiej strony, prawdopodobnie będziesz musiał opracować złożony szkic przed ukończeniem gotowego materiału, jeśli napiszesz wyniki przełomowej próby farmaceutycznej. Niezależnie od zadania, bez odpowiedniego poziomu organizacji (nawet organizowanie myśli), nie może zawierać wszystkiego, czego potrzebujesz, lub nie dać ważność najważniejszym tematom.
Pominię cia lub niepoprawne fokus sprawi, że Twoja firma pisa mniej jasno.
Poznaj swoją publiczność
Zanim zaczniesz pisać, pomyśl o swoich docelowych odbiorcach. Na przykład prezentacja dotycząca nowego programu 401 (k) twojej firmy może mieć taki sam kontur, gdy zostanie przekazany Twojemu dyrektorowi finansowemu, a także pracownikom, ale poziom szczegółów, które uwzględnisz, będzie różny.
Musisz również rozważyć ton. Szybki e-mail do twojego zespołu, przypominający o rocznym picknick firmy, nie będzie miał takiego samego tonu jak twoja wiadomość dotycząca rocznego raportu twojej firmy.
Pamiętaj też, że będziesz skuteczniej komunikować się z publicznością, jeśli skupisz się na tym, co chcesz usłyszeć, a nie na tym, co masz zamiar powiedzieć .
Słowo o dobrym pisaniu
Dobrzy pisarze mają różne style pisania. Niektórzy wolą napisać wszystko, a następnie wrócić i edytować. Inni wolą edytować, kiedy idą dalej. Czasami ich preferowany styl różni się w zależności od tego, co piszą.
Podczas pisania (lub podczas edycji) pamiętaj o długości. Powinieneś używać wystarczającej ilości słów, aby twoje znaczenie było jasne, ale nie używaj zbędnych słów tylko po to, by były kwiatowe. Pisanie biznesowe musi być jasne i zwięzłe, a nie pełne i kwieciste. Pamiętaj, że nikt w firmie nie ma czasu, aby przeczytać więcej niż to konieczne.
Z drugiej strony nie rób tego za krótko. Musisz napisać wystarczająco dużo, aby twoje znaczenie było jasne i nie zostanie źle zrozumiane. Wyobraź sobie, że część sprzętu w magazynie została oznaczona jako "używana, ale dobra". Nie jest jasne, czy oznaczało to, że sprzęt był często używany, czy też sprzęt nie był już nowy, ale nadal funkcjonował.
Kilka dodatkowych słów sprawiłoby, że znaczenie było jasne. Należy również unikać żargonu lub skrótów, ponieważ mogą one oznaczać różne rzeczy dla różnych czytelników. Bez względu na styl pisania, wszyscy pisarze muszą sprawdzać i edytować wszystkie pisemne materiały, nawet e-maile.
Korekta i edycja
Bez względu na styl pisania, wszyscy scenarzyści muszą sprawdzać i edytować wszystkie pisemne materiały, nawet e-maile. Po zakończeniu pisania, sprawdź swoją pracę. Możesz wtedy edytować. Korekta polega na ponownym przeczytaniu tego, co napisałeś, aby upewnić się, że wszystkie słowa w twojej głowie trafiły poprawnie na papier. Ponieważ nasze mózgi działają szybciej niż nasze palce, możesz pominąć słowa, odstąpić od zakończenia lub użyć niewłaściwego homonimu (np. "Tam" zamiast "ich"). Korekta przechwytuje te błędy. Oczywiście, korekta e-maila jednoliniowego jest łatwa i wystarczy rzucić okiem na niego, ponieważ wpisanie może wystarczyć.
Jeśli jednak piszesz instrukcję obsługi, korekta będzie bardziej skomplikowana i potrwa dłużej.
Po sprawdzeniu materiału, nadszedł czas na edycję. Czasem korekta i edycja mogą być wykonywane jednocześnie, ale są bardziej skuteczne, gdy są wykonywane sekwencyjnie.
Powodem, dla którego edytujesz, jest poprawienie lub zmiana tego, co napisałeś, aby materiał lepiej brzmiał (i czytał). Pisząc dla biznesu, oznacza to naprawienie błędów i uczynienie tekstu tak jasnym i zwięzłym, jak to tylko możliwe.
Nie piszesz powieści
Kiedy piszesz dla biznesu, nie piszesz kolejnej "wielkiej amerykańskiej powieści". Twoje pismo powinno być tak samo opisowe, jak to konieczne, ale nie musisz malować wyrazistych obrazów słownych za pomocą wielu wielkich słów i cyfr. Jeśli masz na myśli "szklane domy", nie pisz "szklistych domicyli", napisz "szklane domy".