Skupiaj się mniej na tym, co chcesz powiedzieć, a bardziej na tym, co chcesz usłyszeć.
Co chcę powiedzieć?
Niezależnie od tego, czy udzielasz instrukcji pracownikowi, zamawiasz jedzenie na przejazd, czy piszesz notatkę wyjaśniającą nowy kod ubioru , na pewno chcesz się z tym pogodzić.
Chcesz powiedzieć właściwą rzecz, aby druga osoba zrozumiała twój punkt widzenia. Czasami ćwiczysz to, co masz zamiar powiedzieć. Często piszemy projekty naszych notatek i przemówień, aby upewnić się, że używamy właściwych słów. Wszystko po to, aby upewnić się, że wyślemy właściwą wiadomość.
Zostało napisane niezliczone książki i artykuły, które wyjaśniają, dlaczego wysyłanie właściwej wiadomości jest tak ważne i uczą, jak wysłać dokładnie tę wiadomość, którą chcesz wysłać. Autorzy podkreślają znaczenie bycia zwięzłym, precyzyjnym i konkretnym przy wyborze słów, niezależnie od tego, czy je piszesz, czy je wypowiadasz. Mówią Ci, że jest to najlepszy sposób, aby przekazać swój punkt widzenia swoim odbiorcom.
Kto jest moją publicznością?
Wszyscy wiemy, jak ważna jest nasza publiczność w podejmowaniu decyzji o tym, co zamierzamy powiedzieć i jak będziemy to mówić. Wyjaśnienie wartości nowego systemu telefonicznego jest inne, jeśli mówisz do działu finansowego, niż gdy zwracasz się do pracowników telesprzedaży.
Im lepiej znasz swoją publiczność, tym łatwiej jest Ci dopasować do nich swoją wiadomość. Im bardziej Twoja wiadomość jest dostosowana do odbiorców, tym bardziej prawdopodobne jest, że przekonasz się o tym.
Jak do nich dotrzeć?
Chociaż wiadomość, którą wysyłasz, jest ważna, wiadomość, którą słyszy odbiorca, jest jeszcze ważniejsza.
Jeśli znasz swoich odbiorców, zazwyczaj masz pomysł, jak będą interpretować lub filtrować to, co mówisz. Możesz użyć tego na swoją korzyść, aby upewnić się, że otrzymają wiadomość, którą próbujesz wysłać.
Wszyscy wiemy na przykład, że jeśli zwracamy się do grupy równiarki, nie możemy użyć "wielkich słów", ponieważ nie dostaną tego. Nie zrozumieją naszego przesłania. Więc wybieramy słowa, które zrozumieją. Zamiast używać "wielkich słów", które przekazują wiadomość, którą chcemy wysłać, używamy słów, które naszym zdaniem będą zrozumiałe. W ten sposób usłyszą nasze przesłanie i zrozumieją to.
Nie próbuj wyjaśniać koncepcji technologii księgowym za pomocą terminów technicznych. Nie używaj analogii finansowej, aby uzyskać punkt do działu kreatywnego. Jeśli chcesz, aby Twój dział obsługi obsługiwał więcej połączeń dziennie, powiedz im to. Nie mów im, że muszą "zmniejszyć przedział czasu między możliwościami interfejsu klienta".
Zarządzaj tym problemem
Aby zwiększyć swoje szanse na osiągnięcie celu, skup się bardziej na odbiorcy niż na nadawcy. Dostosuj swoją wiadomość do odbiorców, aby poprawić ich zrozumienie. Nie martw się tak bardzo o to, co chcesz powiedzieć, co chcesz, żeby usłyszeli i zrozumieli.