Meeting Management Key - Stand PAT
Niektórzy menedżerowie zatrudniają PAT
podejście do spotkań, wymagające celu, strategii i Trzeciego. Uzbrojenie uczestników w te krytyczne punkty kontekstu przed sesją zapewnia, że ludzie pojawiają się przygotowani do udziału i wspierają ogólną intencję spotkania. Czysty zarys PAT pomaga zapewnić produktywną sesję.
Powinieneś być w stanie określić cel spotkania w maksymalnie 1 lub 2 zdaniach. "To spotkanie ma na celu zaplanowanie nowej kampanii marketingowej" lub "spotkanie to przegląd nowych zasad wysyłki dotyczących obsługi zwrotów". Cel pomaga upewnić się, że wszyscy wiedzą, dlaczego są na miejscu, co należy zrobić oraz jak kierować postępami i dążyć do konkluzji.
Ustaw agendę. Wymień przedmioty, które zamierzasz przejrzeć / omówić / sprawdzić. Chciałbym wyznaczyć limit czasowy do każdego punktu programu (patrz poniżej) i wskazać osobę odpowiedzialną za moderację dyskusji. Ustaw czas; przynajmniej ustaw czas rozpoczęcia i zakończenia.
Zalecam również ustalenie czasu trwania każdego z punktów porządku obrad. Powinny one w sumie odpowiadać ogólnemu czasowi spotkania.
Rozpocznij spotkania na czas
Jeśli pracujesz w jednej z tych kultur, w której ludzie wkraczają na spotkania aż do pięciu lub dziesięciu minut po zaplanowanym czasie rozpoczęcia, nadszedł czas, aby rozpocząć nowy trend.
Jedna firma zachęca swoich menedżerów do zamknięcia drzwi w zaplanowanym czasie rozpoczęcia, a osoby spóźnione nie są mile widziane. Chociaż może to być bardziej drakońskie, niż ci zależy na działaniu, nie powinieneś mieć żadnych skrupułów na temat doprowadzania spotkania do porządku, sprawdzania celu i potwierdzania oczekiwań i czasu.
Nie czekaj, aż pojawią się maruderzy. Gdy ktoś się spóźnia, nie wracaj i nie przeglądaj tego, co już zostało omówione. Kontynuuj tematy spotkań. Będzie to niezręczne dla marudera i poprawi szanse, że on / ona dotrze na czas na następnym spotkaniu.
Jeśli organizator spotkania / sponsor nie pojawi się na czas, należy rozważyć anulowanie spotkania i powrót do pracy. Okres oczekiwania trwający od pięciu do siedmiu minut jest uzasadniony. Szanse są takie, że organizator spotkania natrafił na nieoczekiwaną trudność i wolałby, abyś nie tracił czasu na jego oczekiwanie.
Kontynuuj spotkanie tematyczne
Dobrą praktyką jest przypisać komuś rolę polegającą na utrzymywaniu wszystkich na właściwym miejscu podczas spotkania. Zbyt często dyskusje dryfują, a następnie pogarszają się w wir opinii, pomysłów, faktów i emocji. Zamiast tego należy przypisać rolę i poinformować wszystkich obecnych o tym, że ta osoba się wtrąci, jeśli i kiedy dyskusja znika z porządku obrad i konkretnego punktu dyskusji.
W niektórych firmach rolę tę określa się jako "Traffic Cope", w innych "Topic Keeper". Niezależnie od etykiety, rola ta jest niezwykle pomocna we wzmacnianiu efektywności i wydajności twoich spotkań.
Jeśli pojawią się dodatkowe tematy, które są nieplanowane, ale ważne do przedyskutowania, należy je wyraźnie schwytać i umieścić na "parkingu" w celu ich późniejszego rozważenia i dyskusji lub dyskretnego spotkania. Właściciel spotkania zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia drobnej, rozbieżnej dyskusji, jeśli będzie wspierał ogólny cel spotkania.
Przechowuj i rozpowszechniaj notatki ze spotkań / minuty
Ktoś, oprócz organizatora spotkania, powinien prowadzić protokoły ze spotkania. Dobre nagranie protokołu będzie obejmować:
- Czas spotkania, data, lokalizacja
- Opis celu
- Kopia porządku obrad
- Lista uczestników i lista osób, które nie uczestniczyły
- Szczegółowy podsumowanie wniosków, działań, obowiązków i terminów zakończenia. Wielu informatorów używa agendy jako przewodnika do wymieniania wniosków i działań.
- Planowane spotkanie kontrolne, jeśli rzeczywiście jest potrzebne.
Najlepiej rozprowadzić notatki z posiedzenia tak szybko, jak to możliwe po zakończeniu spotkania i absolutnie w ciągu jednego dnia roboczego. Protokoły i notatki stanowią ważne przypomnienie dla uczestników, a także źródło informacji dla innych zainteresowanych stron lub dla tych, którzy przegapili spotkanie. Protokół stanowi świetne narzędzie do wykorzystania, aby przypominać ludziom i zespołom o ich zaangażowanych działaniach następczych.
Najniższa linia na teraz:
Możliwe, że spotkanie przyniesie pozytywne rezultaty, pomoże napędzać projekty i ludzi do przodu, po prostu nie licz na to. Pewna staranność i celowe wzmocnienie technik zarządzania spotkaniami zwiększy twoje szanse na osiągnięcie dobrego wyniku.
-
Zaktualizowane przez Art Petty