Wybierz najlepsze słowa dla każdej sytuacji.
Cel opinii
Celem opinii jest wzmocnienie pozytywnych zachowań, które przyczyniają się do wydajności lub które eliminują negatywne zachowania, które mogą umniejszać wydajność.
Przekazywanie opinii jest jedną z najważniejszych części pracy menedżera. Dobrzy pracownicy potrzebują i chcą wiedzieć, jak sobie radzą, a skuteczni menedżerowie ciężko pracują, aby opanować sztukę i proces prowadzenia trudnych rozmów i oferowania znaczących pochwał .
Wszyscy mamy swoje martwe punkty, a menedżer, który koncentruje się na rozwoju pracowników, może pomóc otworzyć oczy pracownika na te martwe punkty. Potrafi szkolić pracowników, jak poprawić.
Skuteczne informacje zwrotne
Skuteczne, pozytywne opinie powinny być:
- Specyficzne: Przejdź do rzeczy. Nie przeciągaj innych incydentów powiązanych ze sobą lub podobnych do rozmowy. Skoncentruj się na jednym wydarzeniu na rozmowę.
- Szczera: Jeśli masz konflikt osobowości z osobą, rozważ skorzystanie z pomocy innego przełożonego, aby przekazał informację zwrotną, zamiast zejść z niej, jakbyś chwalił niechętnie - lub, co gorsza, jesteś zbyt ostry w związku z pomyłką.
- Terminowo: rozwiązywać problemy w miarę pojawiania się, a nie po tym, jak negatywne nawyki się umocnią. Daj nagrodę uznania wkrótce po osiągnięciu przez pracownika czegoś. Wydarzenie nadal będzie świeże w umyśle pracownika, więc może umieścić je w kontekście i ponownie zastosować to samo podejście.
- Sensowne lub behawioralne: informacje zwrotne powinny bezpośrednio odnosić się do zadania lub sposobu, w jaki osoba obsługuje to zadanie.
- Coś, co osoba może zmienić: jeśli zmiana jest trudnym wyzwaniem, zaproponuj przynajmniej sugestie lub pomoc. Poproś pracownika, aby zrobił pierwszy krok we właściwym kierunku.
Oto kilka typowych typów opinii, z dobrymi i złymi ścieżkami słów przykładowych dla każdego.
Informacje o wydajności pracy
Pozytywny przykład: "Bill, w zeszłym tygodniu przekroczyłeś swój cel produkcyjny o 20 procent. Dobra robota. To naprawdę pomoże nam zrealizować naszą ogólną produkcję roślinną i cele finansowe. Jak to zrobiłeś?"
Zły przykład: "Bill, właśnie zauważyłem, że przekroczyłeś swój cel produkcyjny w zeszłym miesiącu. W tym miesiącu cel zostanie zwiększony o 20 procent. "
Zły przykład: " Bill, zauważyłem, że przekroczyłeś swój cel produkcyjny w zeszłym miesiącu. Mam nadzieję, że nie oznacza to, że poprosisz o podwyżkę".
Pierwszy przykład pokazuje zainteresowanie umiejętnościami Billa, podczas gdy Bill nie otrzymał żadnej pozory nagrody za swoją wzorową produkcję w drugiej lub trzeciej odpowiedzi. W rzeczywistości te dwie odpowiedzi zapewne przekonały go, że nie powinien zawracać sobie głowy tak ciężką pracą.
Opinie behawioralne
Pozytywny przykład: "Nancy, zauważyłem na dzisiejszym spotkaniu, że masz defensywę, gdy twoje dane zostały zakwestionowane podczas twojej prezentacji. Kiedy Amy zadała pytanie dotyczące twoich obliczeń, byłaś z nią niska i powiedział jej, że musi zaufać, że wiesz, jak wykonywać swoją pracę. Kiedy zareagowałeś na nią w ten sposób, zamknęła się na resztę spotkania i wydawała się być zła. Naprawdę potrzebujesz jej wsparcia i zastanawiam się, czy będziesz go mieć teraz. Jakie są Twoje myśli?"
Biedny przykład : "Nancy, rzuciłeś na Amy na zeszłotygodniowym spotkaniu. Musisz kontrolować swój temperament. "
Zły przykład: "Nancy, spróbuj zostawić swoje emocje w domu, Twoja reakcja na Amy była bardzo nieprofesjonalna".
Zostało już ustalone, że Nancy nie reaguje szczególnie dobrze na krytykę. Nie przekonasz jej, by poprawiła swoje zachowanie, krytykując ją dalej. Pierwsza odpowiedź zawiera jej pomoc w naprawie sytuacji.
Informacje zwrotne dotyczące kariery
Pozytywny przykład: "Matt, myślę, że masz potencjał przywódczy. Udowodniłeś, że potrafisz motywować zespoły, możesz poradzić sobie z niejednoznacznością i szybko się uczysz. Czy przywództwo jest czymś, co chcesz odkryć?
Zły przykład: "Matt, gratuluję, promuję cię!"
Zły przykład: " Wygląda na to, że możesz być bardziej zainteresowany rolą przywódczą, ale myślę, że musisz teraz skupić się na bieżących obowiązkach zawodowych."
Nie dałeś prawdziwego wkładu w drugiej odpowiedzi. Dlaczego go promujesz? Daj Mattowi coś, na czym możesz się oprzeć i być dumnym z tego, co zapewnia pierwsza reakcja. Trzecia reakcja faktycznie zniechęca Matta do szlifowania tych umiejętności.
Opinia Reputacyjna
Pozytywny przykład: "Lisa, słyszałem i zauważyłem, że nasi nowi pracownicy przychodzą do ciebie po porady, jak odnieść sukces w naszej kulturze. Wygląda na to, że rozwijasz reputację jako kogoś, kto naprawdę rozumie, jak tu robimy rzeczy. To wspaniale. Dzięki za pomoc, naprawdę to doceniam. Jesteś wzorem dla naszych wartości i jestem pewien, że nasi nowi pracownicy cenią sobie Twoją radę. "
Zły przykład: "Lisa, zaczynasz rozwijać reputację jako narzekającego. Staraj się być bardziej pozytywny. "
Zły przykład: "Lisa, proszę nie omawiać osobistych problemów z naszymi nowymi pracownikami, jest to miejsce pracy, nie mamy czasu ani ochoty na zagłębianie się w kwestie kulturowe".
Pracownicy reagują na pochwały. Podaje to pierwszy przykład. Dwie pozostałe odpowiedzi mogą ograniczyć zachowanie, które jest korzystne dla twojej firmy, nie wspominając o tym, że demoralizują pracownika i wpływają na twoją dynamikę.
Informacje zwrotne, które pojawiły się u innych
Pozytywny przykład: "Tom, otrzymałem opinie od innych w dziale, że krytykujesz ich zbyt mocno. Nie widziałem, żebyś to zrobił sam, ale martwię się, że inni to zauważyli i to im przeszkadzało, że przyszli do mnie. Czy możesz rzucić na to jakiekolwiek światło?
Zły przykład: "Tom, myślę, że jesteś zbyt krytyczny wobec członków swojego zespołu."
Zły przykład: "Carly i Jeff narzekali na mnie, że jesteś z nimi zbyt ostry. Co się z tym dzieje? Czy to prawda?"
Chociaż zarówno pierwsze, jak i trzecie przykłady próbują ustalić, dlaczego Tomek jest tak krytyczny, tylko pierwsza odpowiedź sprawia, że jest to problem w miejscu pracy, a nie oskarżenie wymierzone wyłącznie w Toma.
Opinia o podejrzanym problemie osobistym
Pozytywny przykład: "Ann, zauważyłem, że nie byłeś sobą przez ostatnie dwa tygodnie. Zrobiłeś dwa znaczące błędy w swoich dwóch ostatnich propozycjach, przeoczyłeś ważny termin , a kiedy wczoraj się spotkaliśmy, nie zwracałeś na mnie uwagi. Musiałem powtórzyć się dwa razy. Martwię się, ponieważ to wcale nie jest tak jak ty. Jeśli coś się dzieje w twoim życiu, zdaję sobie sprawę, że może to być prywatne i nie moje interesy, ale martwię się, że to ma wpływ na twoją pracę. Czy jest coś, co mogę zrobić?"
Zły przykład: "Ann, czy ty i twój mąż macie problemy?"
Zły przykład: "Byłaś znacznie lepsza w swojej pracy, zanim zacząłeś mieć problemy osobiste. Co się dzieje?"
Należy zauważyć, że pierwsze podejście nie próbowało zidentyfikować osobistego problemu. Pracownik czułby się szanowany, że jej prywatność jest honorowana. Trzymaj się pracy z ofertą i jeśli możesz, możesz pomóc. Skieruj zgłoszenie do Programu pomocy dla pracowników, jeśli masz taki dostęp.
Trzecie podejście krytykuje Ann za coś, co najprawdopodobniej jest poza jej kontrolą. Najprawdopodobniej naprawiłaby problem, gdyby mogła. Dodajesz tylko więcej stresu, co przynosi efekt przeciwny do zamierzonego.
Dolna linia
Te przykłady i ścieżki słów są tylko przykładami. Sposób dostarczania informacji zwrotnych i tego, w jaki sposób omawiane są kwestie, będzie zależeć od kontekstu i relacji między menedżerem a pracownikiem . Te nieco wyolbrzymione przykłady zapewnią jednak skuteczne modele do przygotowania i otwarcia dyskusji na temat opinii.