nagłówek
Nagłówek zawiera informacje identyfikujące raport. Zostanie wprowadzony tytuł, data publikacji raportu, stan stopu, niezależnie od tego, co raportujesz (czerwony, żółty zielony) i ogólny wskaźnik, być może procent ukończony, plan kontra rzeczywisty.
Uwaga: Raport postępu, taki jak ten, jest najczęściej używany w projektach, ale może być również używany do raportowania innych rzeczy. Na przykład, jeśli przydzielono Ci zadanie polegające na zmniejszeniu liczby godzin na rysunek dla firmy inżynierskiej, możesz użyć raportu z postępów, aby pokazać postępy w zmniejszaniu liczby godzin na rysunek.
- Tytuł: Raport postępu projektu X.
- Data: 30 maja 20xx
- Status: zielony
- Procent ukończony: 63 faktyczny, 59 planu.
Streszczenie
Piszesz streszczenie wykonawcze jako ostatnie. Jest to podsumowanie wszystkich głównych punktów wymienionych poniżej w treści raportu. W zależności od odbiorców czasami podsumowanie jest ograniczone. To zależy od odbiorców, liczby osób otrzymujących raport i ich poziomów w organizacji. Streszczenie jest skierowane do tych starszych menedżerów, którzy mogą nie mieć czasu na przeczytanie całego raportu. Jeśli raport zostanie skierowany do bezpośredniego przełożonego , oczekuje się, że on lub ona przeczyta raport, a streszczenie może nie być potrzebne.
Jeśli jednak jest to raport, który jest szeroko rozpowszechniany wśród wielu menedżerów w całej organizacji, może być konieczne dołączenie streszczenia dla osób, które nie mają czasu na przeczytanie całego raportu.
Postęp elementów składowych
To jest główna treść raportu. W tej sekcji raportu szczegółowo przedstawiasz postęp we wszystkich obszarach składowych projektu.
Wyświetlasz swoje postępy i osiągnięcia dotyczące wszystkich danych w tym okresie. Pokazujesz, jaki jest twój plan na następny okres. A następnie wymieniasz nie tylko blokery, ale także, jakie wysiłki podejmujesz, aby je usunąć. W końcu sekcja pokaże, jakiej dodatkowej pomocy potrzebuje twój szef lub inny odbiorca raportu z postępu.
Podsumowanie
Treść raportu znajduje się w sekcji podsumowania. Zawiera mniej szczegółów niż postępy opisane w poprzedniej sekcji. Uwzględniasz te same informacje, dane, osiągnięcia, plan na kolejny okres i wszelkie blokery, ale podajesz mniej szczegółów dla każdej kategorii. Na przykład podsumowanie może być pojedynczym zdaniem, np. "Wszystkie produkty są na czas", podczas gdy opis postępu w poprzedniej sekcji może brzmieć "Dostarczenie A, należne na xx / xx / xx zostanie dostarczone trzy dni wcześniej. Raport Y zostanie dostarczony na czas na xx / xx / xx. A raport C, opóźniony o dwa tygodnie w oczekiwaniu na grafikę, powinien zostać dostarczony w poprawionym terminie xx / xx / xx. "
Następny raport terminowy
Tutaj znajdziesz listę, kiedy następny raport zostanie wysłany. Jeśli jest to cotygodniowy raport, na przykład następny raport będzie wyświetlany jako następny tydzień.
W przypadku raportu miesięcznego wyświetlana jest data następnego miesiąca, w którym raport zostanie wysłany. Osoby, które otrzymają raport, będą oczekiwać, że te dane będą tak dokładne, jak dane w raportach.
Dolna linia
Twój raport z postępu składa się z opcjonalnego podsumowania wykonawczego, raportowania postępu wszystkich komponentów w projekcie, szczegółowego podsumowania i osi czasu. Uczyń je tak dokładnymi, jak tylko potrafisz.