Dodaj w rzeczywistości, że projekty są tym, jak wprowadzamy innowacje; jak realizujemy strategię i jak budujemy infrastrukturę i możliwości naszej organizacji, jest oczywiste, że starsi przywódcy muszą zrobić wszystko, co w ich mocy, aby wesprzeć kierowników projektów swoich firm.
Jednym z najważniejszych czynników promujących sukces projektu jest obecność skutecznego, zaangażowanego sponsora wykonawczego. Ta pozycja od dawna kojarzy się z sukcesem projektu w badaniach branżowych, jednak przegląd literatury opisującej rzeczywiste praktyki dotyczące sponsoringu sugeruje, że mamy długą drogę do zinstytucjonalizowania obecności i praktyk roli sponsora w naszych organizacjach. Właściwa jest odrobina kontekstu. Najpierw przyjrzyjmy się podstawowym obowiązkom sponsora.
Podstawowe obowiązki sponsora wykonawczego projektu
- Przyjmij odpowiedzialność za wynik projektu. (Ten punkt jest często opisywany jako wspólna odpowiedzialność z kierownikiem projektu.)
- Karta projektu i nadaj władzę kierownikowi projektu i członkom zespołu podstawowego.
- Wspieraj zespół projektowy w zakresie zasobów i widoczności.
- Zapewnienie obecności i wspierania efektywnych wartości zespołu, w tym odpowiedzialności i przejrzystości.
- Wspieraj zespół w obliczu nadzwyczajnych trudności.
- Prowadź trenera projektu.
- Obroń zespół projektowy przed ingerencją organizacji.
Co się dzieje, gdy Sponsor Wykonawczy nie ma obrazu
W przypadku braku wspierającego sponsora wykonawczego, wszystkie powyższe obowiązki spoczywają na już przeciążonym menadżerze projektu, który zazwyczaj nie ma przepustowości i politycznego heftu, aby wykonać te zadania.
Brak skutecznego sponsora zwiększa ryzyko problemów projektowych, w tym między innymi: niepowodzenia, nieoptymalne wyniki w odniesieniu do czasu, kosztów i jakości oraz większe zawirowania w zespołach.
Mówiąc prosto, obecność skutecznego sponsora wykonawczego jest pozytywnym czynnikiem różnicującym złożoną pracę polegającą na doprowadzeniu naszych najważniejszych tymczasowych i unikalnych inicjatyw do pomyślnego zakończenia. Biorąc pod uwagę oczywiste znaczenie tej roli, rozsądne może być założenie, że większość organizacji poważnie traktuje swoją pracę ze sponsorami wykonawczymi. Niestety, trochę czasu spędzonego w świecie rzeczywistym sugeruje inaczej.
Spojrzenie na sposób, w jaki nasze organizacje traktują rolę sponsora wykonawczego
Jako absolwent zarządzania w zarządzaniu projektami, mam szczęście, aby regularnie uczyć się o praktykach zarządzania projektami pracodawców moich studentów w dużym obszarze metropolitalnym. Od firm z listy Fortune 100 po małe, przedsiębiorcze startupy i organizacje non-profit, reprezentowane organizacje stanowią przekrój naszej gospodarki.
Chociaż rozsądnie byłoby oczekiwać w tej epoce, w której praktyki zarządzania projektami są dobrze ugruntowane, że większość firm wykazywałaby dojrzałe praktyki związane z rolą sponsora wykonawczego, w rzeczywistości sytuacja jest dokładnie odwrotna.
Kilka nienaukowych wniosków z mojego dorocznego nieformalnego badania studentów MBA na temat roli sponsora wykonawczego w ich firmach:
- Średnio ponad pięćdziesiąt procent uczniów opisuje swoją firmę jako nie mających formalnych praktyk w zakresie sponsoringu wykonawczego.
- Niewiele firm ma sformalizowane szkolenia lub wystandaryzowany opis roli i obowiązków sponsora.
- Nie otrzymałem jeszcze jednego raportu o studencie, który jego firma zapewnia szkolenia dla sponsorów wykonawczych.
- Istnieje niewielka zgodność co do odpowiedzialności sponsora za sukces projektu.
- Kiedy uczniowie przeprowadzają wywiady z menedżerami projektów w swoich firmach na temat ich zadowolenia z wyników i wsparcia ze strony sponsorów, większość ankietowanych wyraziła frustrację.
Przegląd bardziej sformalizowanych ankiet od stowarzyszeń branżowych i prywatnych firm doradczych wzmacnia ogólną zasadność wkładu moich uczniów.
I chociaż obecny stan praktyki sponsorowania może pozostawić pole do ulepszeń, kierownicy projektów nie mają innego wyjścia, jak tylko kontynuować swoje inicjatywy. Istnieje jednak kilka kroków, które mogą podjąć menedżerowie projektów, aby pozyskać bardzo potrzebne wsparcie kadry kierowniczej.
Jak zdobyć wsparcie dla swojego projektu
- Zatrudnij sponsora. Jeśli Twój projekt ma strategiczne implikacje dla Twojej firmy, bezpośrednio dla klientów lub pośrednio poprzez umożliwienie bardziej wydajnych i efektywnych wewnętrznych działań wspierających klientów, powinieneś zatrudnić sponsora. Pracuj bezpośrednio ze swoim sprawozdawcą-kierownikiem lub szefem Biura Zarządzania Projektami, aby wzmocnić znaczenie projektu i poprosić o pomoc. Podkreśl rolę i obowiązki sponsora, jak określono powyżej, i wskaż badania branżowe, które korelują sukces projektu i skuteczny sponsoring.
- Trenuj swojego sponsora. Podkreślaj rolę strategiczną, nie taktyczną lub figuratywną. Większość menedżerów staje się sponsorem bez formalnego przeszkolenia, a nawet kontekstu dla ich obowiązków. Podczas gdy jesteś w nieco niezręcznej roli szkolenia wykonawczego, większość z nich doceni twój kontekst i wskazówki. Kwestie odpowiedzialności, wzmocnienia wartości i ochrony zespołu powinny być Twoim głównym priorytetem podczas wchodzenia na pokład twojego sponsora wykonawczego.
- Aktywnie angażuj i angażuj swojego sponsora. Najlepsze relacje z kierownika projektu / sponsora wykonawczego są wysoce interaktywne. Ważne jest, aby obie strony ustanowiły jasny protokół komunikacyjny do aktualizacji działań projektu, a także zgłaszania i reagowania w sytuacjach awaryjnych. Kierownik projektu powinien zachęcać sponsora wykonawczego, by od czasu do czasu uczestniczył w spotkaniach statusowych lub zespołowych, aby wykazać autentyczne zainteresowanie i aby służył jako aktywna cheerleaderka dla organizacji w celu osiągnięcia sukcesów zespołowych.
- Poproś o wsparcie coachingowe od swojego sponsora. Zawsze pomocne jest posiadanie kogoś, kto ma więcej doświadczenia niż obserwujesz i oferuje konstruktywne i pozytywne opinie oraz coaching na temat twoich osiągnięć. Poinformuj sponsora, że z zadowoleniem przyjmij ten wkład w dążeniu do poprawy, a kiedy go otrzymasz, przyjmij to z gracją.
- Starannie wykorzystaj sponsora w przypadku dużych problemów . Uważaj, aby nie traktować swojego sponsora zbyt poważnie w kwestiach taktycznych. Najlepszym i najlepszym wykorzystaniem sponsora jest pomoc w zabezpieczaniu zasobów; służąc jako rzecznik zespołu projektowego w szerszej grupie zarządzającej i pomagając ci wzmocnić podstawowe wartości zespołu. Istnieje równoważenie, które kierownik projektu musi uszanować, gdy rozważa przeniesienie sponsora na działania zespołu.
Dolna linia
Rola sponsora wykonawczego jest jednym z ważnych elementów układanki do sukcesu inicjatyw projektowych. Skuteczni menedżerowie projektu rozumieją, jak ważna jest ta rola i pracują, aby uzyskać wsparcie wykonawcze na odpowiednim poziomie i intensywności. Jeśli rola sponsora jest nieobecna lub niejasna, weź ze sobą rekrutację i przeszkolenie sponsorów wykonawczych w celu wsparcia Ciebie, Twojego zespołu i Twojej firmy, aby odnieść sukces.