W tym artykule omawiamy wyzwania związane ze słabymi zespołami projektowymi, a także podejścia, które najlepsi liderzy zespołów i menedżerowie projektów zatrudniają, aby przejść poza etapy formowania i szturmu Tuckmana do etapu, który kładzie nacisk na wykonanie.
Uczciwe ostrzeżenie: nie ma magicznej listy " rób te rzeczy i powstanie świetny zespół. "To ciężka praca, która wymaga zastosowania zarówno nauki za spektaklem grupy, jak i sztuki przewodzenia innym.
Pięć wspólnych przestojów zespołów projektowych, które się zmagają
Poświęć czas na obserwowanie i pracę z zespołami projektowymi, które zmagają się z trudnościami, a zauważysz wiele obszarów, w których komunikacja się psuje, a wydajność spada. Wykopuj się pod powierzchnią, szukając przyczyn nieskutecznych, a te pięć typowych problemów pojawia się niezmiennie.
1. Nie ma jasnego i galwanicznego celu . Uczestnicy zespołu nie są świadomi znaczenia projektu i jego związku z klientem lub organizacją. Aby projektować członków zespołu, jest to "tylko kolejny projekt".
2. Klient nie ma miejsca przy stole. Brak jasności wokół klienta prowadzi do mglistego środowiska projektowego, w którym członkowie zespołu omijają wszystko, od wymagań do czasu i kosztów.
3. Zarządzanie projektem jest obecne, ale w działaniu brakuje przywództwa projektu. Wartości są niejasne lub nieistniejące. Odpowiedzialność i odpowiedzialność nie są ustalone. Narzędzia i szablony są dostępne, ale nie można znaleźć miękkich umiejętności.
4. Źle określone i niejasne role. Wydajność cierpi, gdy ludzie nie rozumieją swoich ról lub ról odgrywanych przez członków zespołu.
5. Zbyt wiele projektów ściga zbyt mało zasobów. W dzisiejszych organizacjach w stylu zarządzania matrycą członkowie zespołu często są rozproszeni w wielu inicjatywach. Kiedy projekty rozmnażają się jak reprodukcja królików, przeciążeni członkowie zespołu zmagają się z koncentracją i wykonują swoją najlepszą pracę.
Osiem działań, które musisz wykonać, aby utworzyć zespół projektowy o wysokiej wydajności:
Chociaż byłoby miło wierzyć, że istnieje prosta lista kontrolna do naśladowania dla budowania zespołu o wysokiej wydajności, życie, projekty i ludzie nie są tacy łatwi. Poniższe sugestie są bardziej "minimalnymi warunkami niezbędnymi do osiągnięcia sukcesu", niż są "rób to i wszystko będzie działać". Pamiętaj, że budowanie świetnych zespołów to połączenie nauki z zakresu ludzkiej psychologii i neuronauki oraz sztuki przywództwa. Użyj pomysłów w dobrym zdrowiu jako podstawy dla własnego, wysokowydajnego rozwoju zespołu!
1. Zmień projekt w epicką przygodę! Weź lekcję zarządzania ze świata gier wideo i upewnij się, że członkowie zespołu są świadomi natury swojej misji i jej znaczenia dla klienta (klientów), organizacji i ich rozwoju jako profesjonalistów. Każdy projekt powinien być postrzegany przez członków zespołu jako szansa na podniesienie poziomu, zarówno poprzez wykorzystanie umiejętności, jak i rozwój i zdobywanie nowych umiejętności.
Dzięki kreatywności nawet najmniejsza z inicjatyw może być pozycjonowana jako część większego zadania.
2. Rozpoznawać i wykorzystywać model SCARF ze świata neuronauki. Ten akronim oznacza: status, pewność, autonomię, pokrewieństwo i sprawiedliwość. Wszystko, co dotyczy struktury i zarządzania zespołem, musi wzmocnić te krytyczne problemy osobiste każdego członka zespołu. Skuteczny lider projektu zwraca szczególną uwagę na te cechy i struktury jej zachowania, aby wzmocnić pozytywy dla każdej osoby w zespole projektu.
3. Weź udział w ważnej lekcji przywództwa od badań nad prowadzeniem w niebezpiecznych sytuacjach . Członkowie zespołu muszą ufać, że lider zespołu dba o każdego członka zespołu i jest krytycznie nastawiony na zapewnienie ich bezpieczeństwa i sukcesu. Jako lider zespołu zapytaj i odpowiedz: " Dlaczego członkowie mojego zespołu ufają, że doprowadzę ich do bezpieczeństwa i sukcesu?" Następnie określ zachowania, które musisz prezentować codziennie, aby wzmocnić swoje zaangażowanie w nie.
4. Upewnij się, że klient jest obecny od pierwszego dnia i na każdym następnym spotkaniu . Nie można rozpocząć projektu, jeśli widok do klienta jest niejasny. Niezależnie od tego, czy Twoja inicjatywa koncentruje się na bardzo konkretnych odbiorcach, czy na bardziej ogólnym zestawie grup docelowych, istnieją techniki, które możesz zastosować, aby uzyskać jasność. W przypadku nowych inicjatyw rozwoju produktu mających na celu pozyskanie nowych klientów, utwórz szczegółowe persony klientów dla każdego typu. W przypadku dużych prac konstrukcyjnych lub prac rozwojowych należy upewnić się, że przedstawiciel klienta jest częścią zakresu projektu i zatwierdzenia. W sytuacjach, gdy klient nie może być fizycznie obecny, niektóre zespoły tworzą proxy - wycinanka lub wypchane zwierzę - które zajmuje miejsce na każdym spotkaniu. Grupa musi zadawać i próbować odpowiedzieć na każdą decyzję: "Co klient powie na ten temat".
5. Niech członkowie twojego zespołu definiują kartę ról. Wszyscy członkowie zespołu powinni zadawać pytania i odpowiadać: " Na końcu tego projektu, co powiedzą członkowie mojego zespołu?" Podziel się i omów i opisz opis roli, który odpowiada odpowiedziom.
6. Naucz swój zespół dwóch krytycznych umiejętności: jak rozmawiać i jak decydować . W początkowej fazie procesu tworzenia zespołu, ustal oczekiwania dotyczące komunikacji interpersonalnej i upewnij się, że wzmacniasz odpowiedzialność. W przypadku ustawień grupowych naucz zespół, aby badał problemy za pomocą metod ułatwiających skupienie szarej grupy grupy na jednym temacie. Naucz je analizować emocje, zagrożenia, pomysły i informacje i poradzić sobie z każdym osobno przed pośpiechem do sądu. Do podejmowania decyzji, zespoły pomocy rozumieją każdy duży wybór z wielu punktów widzenia (ramek) i uczą ich oceny wielu opcji dla każdej decyzji. Umiejętności te nie są nauczane w programach zarządzania projektami i nie są wymagane jako część certyfikacji zawodowej, ale są niezbędne do pomocy zespołowi w nauce wspólnej pracy.
7. Wykorzystaj coaching zespołu. Coaching to potężne narzędzie wspierające pracę zespołu i często jest niedostatecznie wykorzystywane. Możesz użyć zewnętrznych lub wewnętrznych zasobów dla tej roli, chociaż trener musi być obiektywnym outsiderem zdolnym do obserwowania i oferowania szczerych, behawioralnych informacji zwrotnych na temat wydajności i efektywności zespołu. Trener jest nieocenionym źródłem informacji pomagających obserwować i identyfikować awarie w dyskusjach i procesach decyzyjnych opisanych w powyższej części szóstej. Wykorzystaj trenera, aby rzucić wyzwanie założeniom i bądź na poszukiwania różnych uprzedzeń grupowych, w tym strategii grupowania.
8. Walcz ciężko o czas i uwagę członków Twojego zespołu. Wielcy liderzy projektu ciężko pracują w imieniu swoich członków zespołu, aby mieć pewność, że potrafią skupić się i wykonywać najlepszą pracę. Jako lider projektu oznacza to, że będziesz musiał zaangażować się w politykę organizacyjną z innymi liderami projektów i funkcjonariuszy oraz negocjować w imieniu członków swojego zespołu. Twoje poparcie i twoja zdolność do oferowania wzajemnego wsparcia innym liderom projektu w zakresie ich potrzeb w zakresie zasobów okaże się krytyczna dla krótkoterminowej wydajności zespołu i twoich długofalowych sukcesów.
Najważniejsze dla teraz:
Jeśli zostawisz wydajność zespołu projektowego przypadkowi, jest mało prawdopodobne, że pojawi się wysoka wydajność. Biorąc pod uwagę znaczenie projektów w naszym miejscu pracy, każdy od kierownictwa zatwierdzającego i sponsorującego projekty do liderów zespołów, kierowników projektów i członków zespołu ma wpływ na wyniki. Pracuj ciężko nad swoim stanowiskiem kierownika projektu lub członka zespołu, aby zapewnić obecność narzędzi i pomysłów opisanych powyżej, a Twoje szanse na stworzenie zespołu o wysokiej wydajności znacznie się poprawiają.