Moc starannie skonstruowanego zakresu projektu:
Dokładnie określone oświadczenie dotyczące zakresu jest kluczowym czynnikiem sukcesu projektu i stanowi integralną część praktyki skutecznego zarządzania projektem. Korzyści obejmują:
- Oświadczenie pozwala zespołowi projektującemu i klientowi (ym) zapewnić wspólne spojrzenie na oczekiwane funkcje, jakość i czas realizacji projektu.
- Zakres pozwala zespołowi projektowemu na wyraźną identyfikację i zaangażowanie z interesariuszami: osobami lub grupami, na które wpływ ma projekt, a także na uzyskanie ich wsparcia i zaangażowania.
- Zakres ten pomaga członkom zespołu skupić się wyłącznie na pracy wymaganej do spełnienia potrzeb klienta.
- Jeśli sugerowane są zmiany wykraczające poza granice pierwotnego zakresu, instrukcja służy jako przewodnik do szacowania i proponowania modyfikacji. Jeśli zmiany zostaną zaakceptowane przez wszystkich zaangażowanych interesariuszy, zakres oświadczenia zostanie zmieniony.
Stworzenie zakresu projektu:
Kierownik projektu w połączeniu z członkami zespołu, klientami, sponsorem wykonawczym i kluczowymi interesariuszami pracuje nad zrozumieniem i opisaniem wymaganych wyników z inicjatywy projektowej, często określanej jako produkt. Ten produkt zawiera koszt lub akceptowalny zakres kosztów, który jest sprawdzany w planowaniu i szacowaniu działań.
Określa również kluczowe cechy, które należy uwzględnić, a także ramy czasowe ostatecznej realizacji projektu. Po uzgodnieniu przez klienta, kierownika projektu, zespół projektowy i sponsora wykonawczego, wszelkie zmiany w tym zakresie muszą być dokonywane przy użyciu dokładnie kontrolowanego i udokumentowanego procesu zmiany.
Kaskadowy wpływ zakresu projektu na inne:
Po uzgodnieniu deklaracji zakresu lub dokumentu, zaangażowane zespoły robocze wykorzystują informacje zawarte w oświadczeniu do oszacowania własnej pracy, harmonogramu i kosztów. Im dokładniejsze i dokładniejsze jest określenie zakresu, tym bardziej prawdopodobne jest, że zespoły robocze wygenerują dokładne oszacowania i wymagania dotyczące zasobów.
Opisy zakresu projektu określają, co nie jest zawarte w inicjatywie:
Nierzadko zdarza się, że dokument dotyczący zakresu projektu zawiera również listę konkretnych pozycji, które nie są częścią zakresu projektu, a zatem są wyłączone z prac, które mają zostać dostarczone. Na przykład projekt budowy domu może przewidywać, że uzyskanie pozwolenia środowiskowego ma zostać wykonane przez właściciela i wykracza poza zakres projektu wykonawcy budowlanego.
Wpływ słabo skonstruowanego zakresu projektu:
Brak jasności wokół zakresu projektu jest częstym źródłem stresu i porażki projektu.
Niejednoznaczny lub niejednoznaczny dokument dotyczący zakresu pozostawia wiele kwestii otwartych na debatę i nieocenione opinie, wpływając na cechy, jakość, czas i koszty inicjatywy.
Kolejne wyzwanie z niejasnym opisem zakresu w połączeniu ze słabymi procesami zmian nosi nazwę: zakres pełzania. Zjawisko pełzania występuje, gdy klient prosi, a zespoły robocze dodają dodatkowe możliwości do produktu, wykraczając poza zamiar lub granice oryginalnych planów.
Zmiana zakresu:
Podczas gdy częste zmiany zakresu opóźniają ukończenie projektu i potencjalnie zwiększają koszty, w niektórych sytuacjach konieczne i uzasadnione jest dostosowanie zakresu. Kierownicy projektów polegają na procesie "zarządzania zmianą", który identyfikuje żądaną zmianę, zmienia wszystkie odpowiednie czasy, koszty i szacunki obciążenia pracą i ponownie ocenia projekt pod kątem nowych zagrożeń z uwagi na zmianę.
Zazwyczaj kierownik projektu i sponsor wykonawczy podejmują ostateczną decyzję o zmianie zakresu, gdy sytuacja zostanie w pełni przeanalizowana. Zmiany są dokumentowane w dzienniku decyzji, a następnie przekazywane większemu zespołowi projektu.
Znany również jako wymagania projektowe, cele projektu
Przykłady: Zakres projektu polegał na dostarczeniu strony internetowej, zgodnej ze specyfikacją projektu, w ciągu 2 tygodni.