Sekretarki sądowe są zatrudnione w kancelariach prawnych każdej wielkości. Niektóre sekretarki zapewniają wyłącznie wsparcie administracyjne. Sekretarze wielu firm pełnią jednak rolę hybrydową, działając zarówno jako sekretarz, jak i spór sądowy.
Poniżej znajduje się kilka najczęstszych funkcji sekretarza sądowego w całym cyklu postępowania sądowego.
Role sekretarskie różnią się w zależności od firmy, rodzaju praktyki sądowej i wielkości personelu.
Analiza przypadków
W firmach zajmujących się powództwami, pierwszym krokiem w sprawie jest sprawdzenie sprawy pod względem merytorycznym. Czy potencjalny klient ma przyczynę działania? Czy istnieją jakiekolwiek konflikty? Sekretarz może pomóc w przygotowaniu formularzy kontroli przesiewowych i zaplanować wstępne spotkania między adwokatem a potencjalnym klientem. W niektórych przypadkach sekretarz zakończy wstępną selekcja, telefonicznie zadając potencjalnym klientom pytania. Jeśli klient jest podpisany, sekretarz przygotuje nowy plik sprawy i przekaże klientowi kontrakt retencyjny i inne dokumenty.
Dochodzenie
W wielu przypadkach strony prowadzą dochodzenie przed wniesieniem pozwu. Dochodzenie może obejmować lokalizowanie i przesłuchiwanie świadków, badanie miejsca wypadku i gromadzenie dokumentacji i innych dowodów. Sekretarz ds. Postępowań sądowych może pomóc w tym procesie, organizując spotkania i konferencje telefoniczne w imieniu adwokata, tworząc listy świadków, organizując dowody i inne dokumenty oraz tworząc wiarygodny system archiwizacji dokumentów papierowych i elektronicznych.
Pisma procesowe
W przypadku złożenia pozwu sekretarz przygotuje pisma procesowe w programie do przetwarzania tekstu. Pisma procesowe mogą obejmować wezwania, zażalenia, oświadczenia, wnioski o przyjęcie i wnioski. Sekretarz ds. Postępowań sądowych często tworzy proszące segregatory, które organizują i indeksują wszystkie pisma procesowe dotyczące konkretnego przypadku.
Sekretarz może złożyć te dokumenty w sądzie, osobiście lub drogą elektroniczną, chociaż zadanie to często wykonuje urzędnik parafialny lub kurator sądowy .
Odkrycie
Odkrycie jest najdłuższą fazą procesu sądowego. Podczas odkrywania sekretarz sądowy może wykonać wszystkie lub niektóre z następujących zadań:
- Przygotowywanie dokumentów wykrywających w systemie przetwarzania tekstu, w tym interrogatoriach i wnioskach o produkcję
- Wpisywanie, wysyłanie i śledzenie wezwań
- Planowanie zeznań z udziałem wielu stron, w tym adwokata, klientów, adwokata i dziennikarzy sądowych
- Planowanie niezależnych badań lekarskich i innych wizyt wymaganych przez przepisy postępowania cywilnego
- Tworzenie segregatorów wyszukujących; dokumenty indeksowania i archiwizacji
- Organizowanie i przechowywanie dokumentów sprawy
- Planowanie badań witryny
- Lokalizowanie i komunikowanie się z ekspertami; organizowanie i składanie ekspertyz
Pre-Trial
Po ustaleniu daty rozprawy sekretarz pomaga zespołowi prawnemu przygotować się do procesu. Rolą sekretarza może być:
- Wpisywanie i formatowanie dokumentów przedprocesowych, w tym wnioski, briefy, wezwania i listy świadków
- Gromadzenie i organizowanie eksponatów
- Tworzenie, organizowanie i / lub indeksowanie próbnych segregatorów
- Pomoc w organizowaniu próbnych prób
- Śledzenie terminów i wysyłanie przypomnień do zespołu prawnego
- Sprawdzenie i korekta briefów i dokumentów prawnych
- Zapewnienie, że dokumenty są odpowiednio sformatowane zgodnie z zasadami sądowymi
- Koordynowanie świadków
Próba
Sekretarz sądowy odgrywa ważną rolę wsparcia podczas procesu. Jego obowiązki mogą obejmować:
- Przygotowywanie, pisanie i formatowanie dokumentów próbnych
- Koordynowanie przygotowania wykresów, wykresów i innych elementów wizualnych sali sądowej
- Planowanie kurierów, reporterów sądowych i biegłych
- Organizowanie, archiwizowanie i zarządzanie dokumentami, eksponatami i próbnymi segregatorami
- Koordynowanie organizacji podróży dla adwokatów, świadków, klientów i innych osób
Inne zadania administracyjne
Dla osób pracujących po stronie obrony sekretarz sądowy przejdzie do czasu adwokatów i osób towarzyszących na każdą sprawę do czasu i systemu rozliczeniowego firmy.
On / ona będzie również wysyłać klientowi okresowe faktury i śledzić opóźnienia w płatnościach. Inne ogólne zadania wykonywane przez sekretarza sądowego obejmują:
- Tworzenie informacji poprzez transkrypcję, formatowanie, wprowadzanie, pobieranie, kopiowanie i przesyłanie tekstu, danych i grafiki
- Śledzenie terminów spraw
- Odpowiadający klientom, świadkom i przeciwnym obrońcom
- Odbieranie telefonu
- Tworzenie arkuszy kalkulacyjnych do śledzenia kosztów, eksponatów i innych informacji
- Przepisywanie dyktowania
- Utrzymywanie systemów kasetowych
- Koordynowanie korespondencji, raportów i dokumentów prawnych
- Organizowanie konferencji dla klientów i spotkań adwokackich
- Przygotowywanie raportów wydatków
- Prowadzenie kalendarza adwokackiego poprzez planowanie i planowanie konferencji, telekonferencji, zeznań i podróży
- Zamawianie zapasów
Sekretarz ds. Postępowań sądowych
Wielu sekretarzy ds. Postępowań sądowych ukończyć certyfikat lub stowarzyszyć program studiów w szkole zawodowej lub community college. Sekretarze posiadający czteroletnie wykształcenie mają jednak największe możliwości rozwoju w firmie prawniczej. W miejscu pracy często odbywa się szkolenie w sporach sądowych. Doświadczeni sekretarze ds. Postępowań sądowych często przenoszą się na inne stanowiska w firmie, w tym stanowiska zajmujące stanowiska kierownicze i zajmujące stanowiska kierownicze.
Sekretarz spraw sądowych Umiejętności i wiedza
Sekretarze ds. Procesów sądowych muszą posiadać różnorodne umiejętności interpersonalne, technologiczne i biurowe, a także wiedzę prawną i proceduralną. Wymagane umiejętności i wiedza to:
- Biegłość w zakresie edytora tekstu, arkusza kalkulacyjnego, prezentacji i czasu oraz oprogramowania rozliczeniowego; znajomość pakietu Microsoft Office
- Biegła znajomość sprzętu do transkrypcji
- Doskonałe umiejętności pisemne i werbalne
- Znajomość lokalnej, stanowej i federalnej dokumentacji sądowej i procedur składania wniosków
- Biegła znajomość z bazami dokumentów, takimi jak Ringtail, Summation i Concordance
- E-filing doświadczenie
- Znajomość procedur urzędowych i terminologii prawniczej
- Silne umiejętności pisania na klawiaturze
- Solidne umiejętności organizacyjne i wielozadaniowość
- Zdolność do profesjonalnej interakcji ze wszystkimi poziomami personelu