Jak skutecznie czas Bill

Rachunek Czasu 101

Śledzenie i rozliczanie klientów jest ważną i nieuniknioną częścią pracy w kancelarii prawnej. Partnerzy, współpracownicy , osoby paralegalne , personel zajmujący się sprawami sądowymi i inni chronometrażyści rozliczają się w sześcio-, dziesięcio- lub piętnastominutowych odstępach, w zależności od polityki firmy i wytycznych klientów. Jeśli nie zdołasz wystawić rachunku za swój czas, firma nie będzie mogła wystawić faktury klientowi, a firma nie otrzyma zapłaty. Tak więc, pomiar czasu jest funkcją niezbędną dla sukcesu kancelarii.

Wraz ze wzrostem opłat prawnych, klienci stali się bardziej świadomi kosztów i wiedzą techniczną. W związku z tym klienci dokładniej badają rachunki prawne i wykorzystują różne aplikacje baz danych do elektronicznego sortowania i analizowania danych rozliczeniowych. Rosnąca tendencja do fakturowania elektronicznego (faktur elektronicznych) wystawiała faktury prawne na większą kontrolę, negocjacje i spory.

Niezależnie od tego, czy jesteś początkującym użytkownikiem w rozliczaniu czasu, czy też weteranem czasu pracy, poniższe wskazówki mogą pomóc w szybkim, dokładnym i dokładnym wprowadzaniu czasu.

Szczegółowy opis rozliczeń

Szczegółowe opisy zadań są podstawowym elementem dobrze sporządzonej faktury. Ważne jest, aby opis twoich wysiłków zawierał wystarczająco dużo szczegółów, aby umożliwić recenzentowi ocenę charakteru i meritum zadania.

Znalezienie właściwej równowagi pomiędzy zwięzłością i szczegółami może być trudne. Opis zadania, który jest zbyt długi i rozwlekły, zwiększa niejednoznaczność i osłabia zrozumienie.

Zbyt krótki opis utrudnia ocenę stosowności wykonanego zadania i czasu. Na przykład zdawkowe frazy, takie jak "przeglądanie plików", "wersja próbna" i "przegląd dokumentów", niewiele mówią o tym, co zrobiłeś i dlaczego zaangażowałeś się w określone zadanie.

Zamiast "przeglądu dokumentu", lepszym opisem jest "Przegląd drugiego zestawu pytań śledczych".

Unikaj blokowania płatności

Blokuj fakturowanie to praktyka wymieniania grupy zadań w podsumowaniu bloku w ramach pojedynczego wpisu czasowego. Na przykład: "Sporządź projekty pytań przesłuchań; konferencja telefoniczna z dr Brownem re: raport ekspercki; podsumuj oskarżenie pana Smitha; przejrzeć i zrewidować korespondencję do przeciwnego obrońcy. 7,3 godziny. "

Klienci uznają fakturowanie jako strategię ukrywania nieefektywności. Co więcej, wiele sądów nie zezwala na fakturowanie, ponieważ utrudnia skuteczny zwrot kosztów adwokackich po wydaniu wyroku. Bardziej efektywnym sposobem rozliczania jest osobne wyszczególnienie każdej niezależnej działalności i jej odpowiedniego czasu.

Nagraj czas szybko

Rejestracja czasu bezpośrednio po wykonaniu zadania jest najlepszym sposobem na zapewnienie dokładności. Próba rekonstrukcji dni (lub tygodni lub miesięcy) działań po fakcie jest trudna i zachęca do "dopełnienia" czasu (podwojenia rzeczywistego czasu spędzonego na zadaniu, aby wypełnić luki nierozliczonego czasu).

Może być niepraktyczne wpisywanie każdego zadania do oprogramowania mierzącego czas od momentu jego ukończenia. Dlatego warto opracować system rejestracji czasu, który zachęca do szybkiego pomiaru czasu.

Niektórzy chronometrażyści dyktują każde zadanie natychmiast po wykonaniu go i przepisują je pod koniec dnia. Inni uważają, że łatwiej jest zachować notes z czasem, rejestrując każde zadanie ręcznie, a następnie wprowadzając je (lub mając sekretarkę do niego) pod koniec dnia, tygodnia lub okresu rozliczeniowego.

Zapamiętaj swoją publiczność

Tak jak w przypadku każdego dokumentu przygotowywanego do recenzji innej osoby, ważne jest, aby pamiętać o odbiorcach podczas nagrywania wpisów czasu. Możesz znać osobę przeglądającą twoje rachunki - być może wewnętrzny doradca przypisany do pliku. Rozumiem jednak, że przegląd może się nie zakończyć. W wielu przypadkach faktura jest przetwarzana przez wiele osób na różnych poziomach w firmie i poza nią, w tym prawników, księgowych z klientem i audytorów zewnętrznych.

Podczas nagrywania swojego czasu najlepiej unikać skrótów, slangu i złożonego żargonu. Używaj zwięzłej terminologii prawnej, ale pamiętaj, że Twoje ewidencje czasu pracy mogą być przeglądane przez osoby, które nie są przeszkolone w zakresie prawa.

Zapoznaj się z zasadami rozliczeń klienta

Każdy klient ma własne zasady i procedury rozliczeniowe. Zasady te są często zawarte w liście zachowawczym klienta. Te zasady rozliczeń mogą określać ograniczenia kadrowe, wytyczne budżetowe, zasady wydatkowania i szczegółowe wytyczne dotyczące mierzenia czasu. Dzięki temu, że od samego początku poznasz podstawowe zasady, możesz w bardziej odpowiedzialny sposób uwzględnić swój czas i spełnić oczekiwania klientów.

Klienci korporacyjni coraz częściej korzystają z rozliczeń opartych na zadaniach. Oparte na zadaniach rozliczenia śledzą rozliczenia firmy za pomocą sporu sądowego. Każde działanie merytoryczne ma przypisany kod komputerowy, który jest wstępnie wybierany przez klienta. Zakodowana faktura jest następnie sortowana elektronicznie i analizowana, co pozwala na dogłębną analizę faktury. Częścią zaznajomienia się z zasadami rozliczeń klienta jest nauka i prawidłowe stosowanie niezliczonych specjalistycznych kodów rozliczeniowych opartych na zadaniach, unikalnych dla każdego klienta.