Czy Twoje rachunki prawne wytrzymają analizę klienta?
Właściwe przechowywanie danych jest ważniejsze niż kiedykolwiek. W miarę napinania pasów korporacyjnych, rachunki prawne zostały poddane dokładniejszemu badaniu. Nacisk na opłaty prawne doprowadził do powstania branży prawniczych firm audytorskich, które analizują i analizują usługi prawne w celu wyeliminowania rozbieżności, nieetycznych praktyk rozliczeniowych, błędów w rozliczeniach i obszarów potencjalnych oszczędności kosztów. Klienci, którzy nie korzystają z usług niezależnego audytu rachunków, często mają własne programy kontroli jakości, które rutynowo analizują faktury zgłoszone do oceny.
Uniknięcie tych dziesięciu błędów w rozliczeniach pomoże ci w sprawdzeniu rachunków prawnych. Te pozycje stanowią około 90% skarg złożonych przez klientów i zespoły audytorów.
01 Niejasne opisy płatności
02 Czas wypełniania
Aby sprostać uciążliwym wymogom rachunkowym Twojej firmy, może być kuszące nadymanie lub "ochłonięcie" czasu potrzebnego na wykonanie zadania, szczególnie jeśli jesteś sprawnym pracownikiem. Takie praktyki zachęcają do kontroli i krytyki ze strony klienta lub audytora. Ważne jest, aby czas naliczania opłat za każde zadanie dokładnie odzwierciedlał wykonaną pracę i był współmierny do wagi i złożoności zadania.
03 Wypłaty
Ponieważ wypłaty w postępowaniach sądowych mają znaczny wpływ na całkowity budżet klienta, należy wziąć pod uwagę koszt usługi w stosunku do jej wartości do klienta. Na przykład, czy Federal Express musi przekazywać każdą korespondencję swojemu ekspertowi, gdy proces trwa sześć miesięcy? Powinieneś także znać zasady rozliczeń i umowy ustalone przez naszego klienta. Czy klient wymaga użycia określonego reportera sądowego lub sprzedawcy kserokopii? Co więcej, niektóre wydatki nie powinny być nigdy naliczane klientowi i stanowią część kosztów ogólnych kancelarii.
04 Praca administracyjna
Praktyka prawa nieodłącznie wiąże się z zadaniami administracyjnymi i biurowymi. Większość klientów w tych dniach nie będzie płacić za zadania biurowe - takie jak pisanie na maszynie, wypełnianie dokumentów i kserowanie - lub funkcje administracyjne, takie jak szkolenie, przygotowanie faktury, sprawdzenie konfliktu lub rozwój klienta. W zakresie, w jakim jesteś w stanie, przekazuj funkcje urzędnicze sekretarce, pracownikowi archiwum lub innym pracownikom prawnym.
05 Konferencje wewnętrzne
Klienci często odmawiają płacenia za konferencje między pracownikami kancelarii; widzą koordynację, konsultacje i dyskusję na temat sprawy lub projektu pomiędzy firmowymi profesjonalistami w ramach prowadzenia działalności, a tym samym stanowią część kosztów ogólnych firmy. Konferencje w biurze mogą również stać się znacznym wydatkiem dla klienta, ponieważ kilku specjalistów jednocześnie nalicza opłaty za tę samą rozmowę. Dlatego też dobrą praktyką jest unikanie fakturowania za rutynowe dyskusje dotyczące pliku z innymi członkami twojej firmy, chyba że takie dyskusje obejmują ważne elementy, obejmują wiele stron zewnętrznych lub zajmują dużo czasu.
06 Szkolenie
Jeśli jesteś początkujący w zadaniu lub dziedzinie prawa, twój brak doświadczenia może wymagać dodatkowego czasu na ukończenie projektu. Klienci coraz bardziej nie tolerują braku doświadczenia i są mniej skłonni płacić za koszty szkolenia nowego pracownika lub prawnika, aby "przyśpieszyć" w pliku.
07 Duplikowanie płatności
Zduplikowane wpisy czasowe są powszechną praktyką wśród kancelarii prawnych, ale klienci dbający o koszty są mniej skłonni płacić za powielanie wysiłków. Czy wielu partnerów uczestniczyło w rozprawie? Czy asystentka uczestniczyła we wszystkich zeznaniach? Czy czterech współpracowników przyczyniło się do jednego krótkiego opisu? Te przedmioty mogą podnieść czerwoną flagę. Klient może odmówić zapłaty za całość lub część pracy lub, co najmniej, zbadać sprawę w celu ustalenia, czy jest to uzasadnione.
08 Zablokuj płatności
Czas rozliczeń dla wielu zadań w dużych blokach jest kolejną czerwoną flagą dla klientów. Należy wyszczególnić każde zadanie osobno z odpowiednim czasem i opłatą za każde zadanie. Wyszczególnione pozycje czasowe pozwalają recenzentowi lepiej ocenić trafność czasu spędzonego w związku ze znaczeniem i złożonością zadania.
09 Recenzja i przegląd
Twój klient może zakwestionować, dlaczego rozliczałeś i poprawiałeś brief za 43,2 godziny. Być może brief zawierał 40 stron i dotyczył wielu złożonych problemów i obszernych badań. Niezależnie od przyczyny, niejasne i pobieżne terminy, takie jak "przegląd i rewizja", w niewielkim stopniu informują klienta, dlaczego recenzja zasługuje na wartość w ciągu tygodnia. Zamiast "przeglądu", słowa takie jak "oceniaj", "analizuj", "oceniaj" lub "przeprojektowuj" oznaczają bardziej prowokujące, a tym samym czasochłonne zadania.
10 zadań podlegających delegowaniu
Podczas naliczania i przydzielania zadań należy upewnić się, że projekt jest wykonywany przez odpowiedniego członka zespołu prawnego. Klienci mogą odmówić zapłaty za zadania wykonywane przez starszych chronometrażystów, którzy mogliby zostać oddelegowani do młodszego, tańszego członka personelu. Na przykład adwokaci zajmujący się trawieniem zeznań, starsi partnerzy przeprowadzający rutynowe badania lub dokumenty składane w dokumentach mogą podnieść czerwoną flagę.