Formalne projekty Postępuj zgodnie z pięciostopniowym procesem
- Inicjacja: tworzenie zespołów projektowych, czarter projektów i rozpoczęcie.
- Planowanie: sfinalizowanie zakresu projektu, określenie szczegółowego podziału pracy, ocena ryzyka, identyfikacja wymagań dotyczących zasobów, sfinalizowanie harmonogramu i przygotowanie do faktycznej pracy.
- Realizacja: wykonanie rzeczywistej pracy wymaganej przez definicję projektu i zakres.
- Monitorowanie i kontrola: faktyczne zarządzanie , raportowanie i kontrola zasobów i budżetów podczas fazy realizacji.
- Projekt Zamknij: realizacja projektu, ocena wyciągniętych wniosków, odroczenie zespołu projektowego.
Tradycyjny przepływ projektu
Niezależnie od wielkości projektu ruch w poszczególnych etapach jest taki sam. Projekt jest inicjowany lub rozpoczynany z kartą identyfikującą kierownika projektu i opisującą znaczenie projektu.
Po zainicjowaniu projektu przechodzi do fazy planowania. W tym przypadku zespoły kluczowe i zespoły robocze określają niezbędne prace, które należy wykonać, aby osiągnąć zakres projektu oraz opracować szacunki i oceny dotyczące czasu, kosztów, zasobów i ryzyka.
Po fazie planowania praca zaczyna się i odbywa się w określonej kolejności, niezbędnej do przejścia z poprzedniej lub poprzedniej działalności do następnej czynności.
Zależności projektu odgrywają ważną rolę w tej fazie.
W trakcie wykonywania zlecenia kierownik projektu i członkowie zespołu monitorują, raportują i kontrolują cały projekt, kładąc nacisk na działania w ścieżce krytycznej. Ta praca trwa do momentu zakończenia fazy realizacji, a projekt zostaje dostarczony klientowi.
Ostatnia faza, zakończenie projektu, polega na zamknięciu procesu dostarczania, ocenie lekcji i odroczeniu zespołu projektowego, aby członkowie mogli przejść do kolejnej inicjatywy.
W przypadku zwinnych lub iteracyjnych projektów rozwojowych planowanie i wykonanie odbywa się w krótkich cyklach lub sprintach, a etapy powtarzają się, aż projekt zostanie ukończony do zadowolenia klienta.
Szczegółowe wyjaśnienie dla każdego etapu
Inicjacja: Solidna inicjacja projektu nie tylko ustawi Twój projekt na sukces, ale także stworzy podstawy dla wszystkich przyszłych etapów. Podczas inicjacji otrzymasz przydzielonych członków zespołu projektowego, poinformujesz ich o ogólnych celach projektu i poprosisz klienta lub właściciela projektu o możliwie najwięcej pytań, abyś mógł efektywnie zaplanować projekt. To także świetny czas na budowanie entuzjazmu zespołu na temat projektu i zebranie w ostatniej chwili informacji, które mogą mieć wpływ na planowanie projektu. Dodatkowe kroki obejmują:
- Analiza interesariuszy
- Przypisanie sponsora wykonawczego
- Opracowanie dokumentu karty i komunikacja
- Oficjalne spotkanie inauguracyjne
Planowanie : Po zainicjowaniu projektu i zebraniu wszystkich istotnych informacji, zaczniesz planować swój projekt. Etap planowania zależy od wielkości projektu, ilości informacji, które musisz uporządkować, oraz od tego, jak duży jest Twój zespół.
Końcowym rezultatem planowania powinien być przejrzysty plan projektu lub harmonogram, z którego każdy będzie wykonywał przypisane mu zadania. Korzystanie z programu do planowania projektu, takiego jak Microsoft Project lub Basecamp, jest niezwykle pomocne przy planowaniu projektu. Jeśli nie masz dostępu do żadnego z tych programów, zrób ogólne wyszukiwanie online w celu bezpłatnego oprogramowania do planowania projektu. Mimo że korzystanie z programu do planowania projektu jest pomocne, nie zawsze jest konieczne. Używanie Excela i Worda do tworzenia planu i przekazywania go zespołowi jest równie skuteczne. Do konkretnych zadań w fazie planowania należą:
- Stworzenie planu komunikacji dla różnych zainteresowanych stron
- Opracowanie szczegółowej struktury podziału pracy.
- Identyfikacja ścieżki krytycznej .
- Wykreślanie zasobów na planie projektu i udoskonalanie kolejności prac w oparciu o zależności projektu i ograniczenia zasobów.
- Opracowanie szczegółowego harmonogramu.
- Ocena ryzyka i opracowanie planu priorytetyzacji i łagodzenia ryzyka.
Wykonanie: Teraz, gdy masz już solidny plan projektu, zespół może rozpocząć wykonywanie projektu od przypisanych im zadań. Jest to scena, na której wszyscy faktycznie zaczynają pracę. Będziesz chciał oficjalnie rozpocząć etap egzekucji osobistymi spotkaniami, aby upewnić się, że każdy ma to, czego potrzebuje, aby rozpocząć realizację swojej części projektu. Założenie zespołu na właściwym torze jest nieodłączną częścią sukcesu projektu, dlatego jasno opisz harmonogram i plan komunikacji.
Monitoruj i kontroluj: Podczas gdy projekt jest w fazie realizacji, zaczniesz go monitorować i kontrolować, aby upewnić się, że porusza się zgodnie z planem. Istnieje wiele sposobów monitorowania i kontrolowania projektu. Codzienne kontrole z liderami drużynowymi, zorganizowane codzienne "stand-upy" lub bardziej oficjalne cotygodniowe spotkania statusowe są skuteczne. Informacje, które pochodzą z tych spotkań lub kanałów komunikacji, będą informować o sprzężeniu zwrotnym, a ostatecznie wszelkie ponowne planowanie i korekty, które są niezbędne dla projektu. Dodatkowe ważne działania na tym etapie obejmują:
Przestrzeganie wcześniej ustalonego planu komunikacji w celu zapewnienia świadomości zainteresowanych stron na temat statusu projektu.
Monitorowanie zespołów roboczych i działań roboczych na krytycznej ścieżce.
Identyfikowanie możliwości poprawy wydajności terminarza poprzez szybkie śledzenie lub wykonywanie działań równolegle lub w razie konieczności, awarię harmonogramu poprzez dodawanie zasobów.
Monitorowanie faktycznych i planowanych kosztów.
W niektórych przypadkach monitorowanie, obliczanie i raportowanie wartości wypracowanej dla planu projektu.
Monitoruj i ograniczaj ryzyko oraz ulepszaj plan ryzyka w razie potrzeby.
Zamknięcie projektu: gdy wszystkie szczegóły i zadania projektu są kompletne i zatwierdzone przez klienta lub właściciela projektu; możesz wreszcie zamknąć swój projekt. Zamknięcie projektu jest tak samo ważne jak jego inicjowanie, planowanie i realizacja. Będziesz chciał udokumentować wszystkie informacje z projektu i uporządkować je, aby móc w razie potrzeby wrócić do niego. Jest to również dobry czas na przeprowadzenie sekcji zwłok w projekcie, aby wszyscy członkowie zespołu mogli zastanowić się nad tym, co poszło dobrze, lub źle w trakcie projektu. Powinien być również udokumentowany, aby wynik mógł zostać udostępniony innym członkom projektu i umieszczony w folderze historii projektu. Na koniec ważne jest, aby formalnie odroczyć zespół projektowy, dostarczając opinie i oceny wydajności, zgodnie z polityką firmy.
-
Zaktualizowane przez Art Petty