Podstawowe zarządzanie projektem 101: Czym jest zarządzanie projektem?

Omówiono elementy zarządzania projektem

Zarządzanie projektem jest jednym z najważniejszych elementów udanego biznesu. Wpływa na przychody i zobowiązania, a ostatecznie wpływa na zadowolenie klienta i jego utrzymanie. Twoja firma może mieć tylko jeden projekt w tym samym czasie, podczas gdy inne większe korporacje i podmioty mogą żonglować kilkoma projektami jednocześnie. Ze względu na swój charakter projekty są tymczasowe.

Projekty są środkiem do celu, a cel zostanie ostatecznie osiągnięty.

Twoja firma może przejść do innego projektu ... lub nie. To mógł być jednorazowy cel.

Projekty zwiększają zapotrzebowanie na siłę roboczą. Szacuje się, że do 2020 roku zostanie dodanych ponad 15 milionów nowych stanowisk zarządzania projektami na całym świecie.

Co to jest zarządzanie projektem?

Zarządzanie projektem nie jest całą operacją Twojej firmy. To tylko jeden segment, szczegółowy plan, w jaki sposób Ty i Twój biznes osiągniecie określony cel.

Łatwo powiedzieć, że chcesz dostać się do Skrzynki A, więc masz zamiar zrobić 25 kroków w tym kierunku. Ale musisz również uwzględnić względy czasowe w planie projektu, a najprawdopodobniej będziesz musiał pracować w ramach budżetu. Możesz zaindeksować te 25 kroków lub możesz pobiegać. To zależy od tego, jak szybko musisz się tam dostać, aby zakończyć projekt. Możesz zaoszczędzić pieniądze podróżując pieszo lub wynająć kierowcę. To zależy od budżetu przeznaczonego na projekt.

Nie ma jednego uniwersalnego podejścia, systemu ani planu. Każdy projekt, z którym Ty i Twoja firma się zajmujesz, będzie najprawdopodobniej mieć swój harmonogram, cel i budżet. Dlatego tak ważne jest posiadanie doświadczonego, utalentowanego menadżera projektu, który będzie kierował serialem.

Elementy projektu

Pomyślny kierownik projektu musi jednocześnie zarządzać czterema podstawowymi elementami projektu: zasięg, zasoby, czas i pieniądze.

Te elementy są ze sobą powiązane i muszą być zarządzane razem, jeśli projekt i kierownik projektu mają odnieść sukces.

  1. Zakres: obejmuje wielkość, cele i wymagania projektu.
  2. Zasoby: Będziesz potrzebował ludzi, sprzętu i materiałów.
  3. Czas: nie dotyczy to tylko czasu, jaki zajmuje ogół projektu. Musi być podzielony na czasy trwania zadań, zależności i ścieżkę krytyczną.
  4. Pieniądze: Zdecyduj się na koszty, nieprzewidziane wydatki i zyski.

Najważniejszy element: Zakres

Zakres projektu to definicja tego, co projekt ma osiągnąć oraz budżety czasu i pieniędzy, które zostały stworzone, aby osiągnąć te cele. Każda zmiana zakresu projektu musi mieć odpowiednią zmianę budżetu, czasu, zasobów lub wszystkich trzech.

Jeśli zakres projektu ma na celu zbudowanie budynku mieszczącego trzy widgety o budżecie 100 000 USD, kierownik projektu powinien to zrobić. Jeśli zakres zostanie zmieniony na budynek dla czterech widżetów, kierownik projektu musi uzyskać odpowiednią zmianę czasu, pieniędzy i zasobów.

Zasoby

Istnieją trzy aspekty rozumienia i zarządzania zasobami: ludzie, sprzęt i materiały.

Skuteczny menedżer projektu musi skutecznie zarządzać zasobami przydzielonymi do projektu, w tym członkami zespołu projektowego , pracownikami dostawców i podwykonawcami.

Musi zadbać o to, aby jego pracownicy posiadali umiejętności i narzędzia potrzebne do wykonania pracy, i musi stale monitorować, czy ma wystarczająco dużo osób, aby ukończyć projekt w terminie. Jego zadaniem jest upewnienie się, że każda osoba rozumie zadanie i terminy projektu.

Starszy członek każdej grupy pracowników zgłasza się do kierownika projektu, gdy zarządza on bezpośrednimi pracownikami, ale pracownicy mogą również mieć kierownika liniowego, który zapewnia kierownictwo techniczne. W sytuacji zarządzania macierzą, takiej jak zespół projektowy, zadaniem kierownika projektu jest zapewnienie kierownictwu linii wskazówek dotyczących projektu. Zarządzanie podwykonawstwem związanym z zatrudnieniem zwykle oznacza kierowanie kierownictwem zespołu podwykonawców, którzy z kolei zarządzają tymi pracownikami.

Kierownik projektu musi często zamawiać sprzęt i materiały oraz zarządzać ich wykorzystaniem, aby zespół mógł działać sprawnie.

Odpowiada za posiadanie odpowiedniego sprzętu i materiałów we właściwej lokalizacji we właściwym czasie.

Czas

Trzy elementy udanego zarządzania czasem to zadania, harmonogram i krytyczna ścieżka.

Zbuduj harmonogram projektu, wymieniając w kolejności wszystkie zadania, które należy wykonać. Niektóre muszą być wykonywane sekwencyjnie, podczas gdy inne mogą nakładać się lub być wykonywane w tandemie. Przypisać czas trwania każdemu zadaniu. Przydziel wymagane zasoby. Określ poprzedników - jakie zadania należy wykonać, zanim inni - i ich następcy - zadania, które nie mogą się rozpocząć, dopóki nie zakończą się pozostałe zadania. Ten aspekt zarządzania projektami jest czasem nazywany zarządzaniem wodospadami, ponieważ jedno zadanie podąża za innym w mniej lub bardziej sekwencyjnej kolejności.

Oprogramowanie do zarządzania projektami może uprościć zadanie tworzenia i zarządzania harmonogramem projektu.

Niektóre zadania mają niewielką elastyczność w wymaganym terminie rozpoczęcia i zakończenia. Nazywa się to "float". Inne zadania nie mają żadnej elastyczności. Mają zero. Wiersz wszystkich zadań z zerowym zmienną nazywamy ścieżką krytyczną . Wszystkie zadania na tej ścieżce - a może istnieć wiele równoległych ścieżek - muszą być ukończone na czas, jeśli projekt ma się zakończyć w terminie. Główne zadanie zarządzania czasem menedżera projektu polega na monitorowaniu ścieżki krytycznej.

pieniądze

Trzy aspekty zarządzania pieniędzmi to koszty, nieprzewidziane wydatki i zysk.

Każde zadanie ma koszt, czy to godziny pracy programisty komputerowego, czy cena zakupu kubika z betonu. Każdy z tych kosztów jest szacowany i sumowany podczas przygotowywania budżetu projektu .

Niektóre szacunki będą bardziej dokładne niż inne. Budżet projektu powinien zatem obejmować rezerwę na nieprzewidziane wydatki - pieniądze zarezerwowane w budżecie "na wszelki wypadek" faktyczny koszt przedmiotu jest znacząco różny od szacunków.

Zysk to pieniądze, które firma chce zarobić na tym zadaniu. Jest to kosztowne.

Tak więc budżet projektu składa się z szacunkowego kosztu, plus ewentualność i zysk. Zadaniem kierownika projektu jest utrzymanie faktycznego kosztu na poziomie lub poniżej szacowanego kosztu i maksymalizacja zysku, jaki firma uzyska na projekcie.

Zarządzanie projektem to sztuka i nauka

Skuteczne zarządzanie projektem wymaga praktyki. Pomysły te mogą zapewnić podstawową wiedzę na temat zarządzania projektami, ale uważają to za tylko początek. Jeśli Twoja praca lub ścieżka kariery obejmuje zarządzanie projektami, a chcesz poprawić swoje umiejętności, porozmawiaj z odnoszącymi sukces menedżerami projektów, przeczytaj i przećwicz. Zarządzanie projektem może być bardzo satysfakcjonującą karierą.