Przyjrzymy się pięciu rzeczom, które musisz zrobić, aby utworzyć podstawowy budżet projektu.
Użyj swojej listy zadań
Najpierw weź listę zadań projektu. Możesz także mieć strukturę podziału pracy, a jeśli ją masz, najlepiej z niej skorzystać. Ale lista zadań będzie działać tak długo, jak kompleksowo obejmie wszystko, co musisz zrobić w projekcie.
Jeśli nie masz listy zadań, czas ją utworzyć. Zapisz wszystko, co musisz zrobić, i rzeczy, które musisz zbudować, zrobić lub ukończyć, zanim projekt zostanie ukończony. Nie musi to być w żadnej określonej kolejności, ale musi zawierać wszystko.
Na tym etapie przygotuj burzę mózgów pomysłów z zespołem projektowym , ponieważ jest to coś, o czym zapomniałeś. Wiele głów to nie jedna!
Oszacuj każdy składnik
Teraz przejrzyj listę i ustal cenę każdego przedmiotu. Na przykład zadanie, które mówi "organizuj spotkania w celu omówienia wymagań", może obejmować pozyskiwanie i zatrudnianie pracowników, sale spotkań lub kupowanie wszelkich zasobów, jakich potrzebujesz, takich jak projektor lub długopisy typu flip chart.
Jest to związane z tym kosztem, więc zdobądź ofertę na wynajem pokoju i inny sprzęt i zanotuj to.
Zrób to dla wszystkiego na liście zadań, aby otrzymać cenę za każdy przedmiot. Niektóre zadania projektowe mogą nie mieć przypisanej ceny, i to jest w porządku.
Dodaj prognozy razem
Następnie dodaj wszystkie swoje prognozy.
Najłatwiej to zrobić, jeśli tworzysz listę elementów w arkuszu kalkulacyjnym, dodajesz koszty w następnej kolumnie, a następnie sumujesz kolumnę u dołu. Niech arkusz kalkulacyjny wykona dla ciebie matematykę! Staje się twoim arkuszem kalkulacyjnym budżetu.
Warto również pogrupować swoje koszty w kategorie, dzięki czemu łatwo zorientujesz się, dokąd zmierza większość pieniędzy. Używaj takich kategorii jak "Rozpoczęcie projektu", "Infrastruktura" lub "Szkolenie" - wybierz grupy, które mają znaczenie w kontekście projektu.
Dodaj kontyngencje i podatki
Byłoby wspaniale, gdybyś miał kryształową kulę i mógł przewidzieć te koszty ze 100% dokładnością, ale prawdopodobnie nie masz pewności, czy potrafisz to zrobić! Tutaj pojawia się przypadek. Jest to fundusz pieniędzy oparty na tym, jak pewny jesteś, że masz racjonalne oszacowania. Nie dotyczy żadnego konkretnego zadania. Jest to ogólny "awaryjny puli" na wypadek, gdyby coś było nie tak lub przez pomyłkę.
Jeśli nie wiesz, ile możesz dodać, przejdź do 10% całkowitej liczby utworzonej w kroku 3. Jest to nienaukowy przykład, który jest używany przez wielu kierowników projektów i zapewnia odrobinę amortyzacji w budżecie w przypadku Potrzebujesz tego.
Dodaj wiersz na arkuszu kalkulacyjnym budżetu u dołu, który mówi "Konwencja" i określa używany procent.
Nie zapomnij dodać podatku obrotowego lub innych podatków, które nie są wyraźnie uwzględnione w Twoich szacunkach poszczególnych elementów zamówienia.
Dodaj to wszystko, a to jest ostateczna kwota budżetu.
Dostać zezwolenie
Ostatnią rzeczą do zrobienia jest skłonienie swojego menedżera lub sponsora projektu do zatwierdzenia Twojego budżetu. Porozmawiaj z nimi o tym, jak je zestawisz i jakie elementy składają się na całkowity budżet.
To jest to! Budżetowanie projektów to podstawowa umiejętność zarządzania projektami , a niniejszy przewodnik pozwoli Ci rozpocząć tworzenie budżetu projektu.