Kanban w projektach zazwyczaj ma postać wizualnej tablicy złożonej z siatki i kart. (Nie wiesz, czym jest Kanban? Przeczytaj to wprowadzenie do Kanban w zarządzaniu projektami.) Plansza może być fizyczna, składająca się z kawałków papieru (zwykle kart indeksowych 3 "x 5" lub karteczek samoprzylepnych) na tablicy lub ścianie. Ewentualnie płyta może być elektroniczna - kilka programów i platform obsługuje platformy zarządzania projektami w stylu Kanban. Cyfrowe rozwiązanie jest doskonałym narzędziem, gdy zespół projektowy nie jest fizycznie zlokalizowany lub gdy członkowie zespołu muszą uzyskać dostęp do tablicy, gdy są poza biurem.
01 Siatka Kanban
W przypadku prostych projektów, siatka w stylu Kanban miałaby prawdopodobnie jeden rząd i wiele kolumn. Kolumny reprezentują proces, przez który przepływają prace, od lewej (początek) do prawej (koniec). Jeśli zespół zajmuje się więcej niż jednym typem pracy, lub jeśli istnieją podzespoły lub różne typy strumieni roboczych, organizator tablicy może użyć wierszy do rozdzielenia kart w pionie.
Karty przesuwają się po planszy w kolumnach zgodnie z ich obecnym stanem w procesie. To zdjęcie pokazuje typową sieć Kanban w akcji.
Po utworzeniu ich tablicy Kanban zespół projektowy spotyka się zwykle na planszy z regularną częstotliwością, na "stałym" lub bardzo krótkim spotkaniu. Celem zespołu jest "wciągnięcie" pracy do ostatniej kolumny planszy, która jest często oznaczona jako "Gotowe". Podczas tych spotkań zespół omawia, kiedy każda karta będzie mogła przejść do następnej kolumny. Jeśli ktoś pracuje nad przeniesieniem karty do przodu i napotkał przeszkodę, zostanie to odnotowane na spotkaniu stand-up, z działaniami podjętymi w celu rozwiązania problemu.
02 The Kanban Frame of Mind
- Usuń złe wykonywanie wielozadaniowości. Psychologowie i socjologowie badający pracę napisali wiele na ten temat. Badania wskazują, że przełączanie zadań spowalnia nas i powoduje problemy z jakością spowodowane resetowaniem mentalnym i innymi kosztami konfiguracji.
- Ogranicz prace w toku. Aby ograniczyć do minimum zła wielozadaniowość, musisz ograniczyć liczbę wydanych kart do systemu Kanban. Nie zezwalaj kierownictwu na przesyłanie kolejnych kart (zadań, projektów lub funkcji) do kolumny "Wykonanie" na planszy. Ten krok może wymagać znaczącej zmiany w mentalności menedżerów, którzy wierzą, że aby skończyć pracę na czas, należy rozpocząć tak szybko, jak to możliwe.
- Promuj kulturę rozwiązywania problemów jako zespół, a nie taką, która motywuje do obwiniania innych.
- Utrzymuj priorytet zaległości priorytetowych. Karty na górze kolumny "Zaległości" powinny być kolejnymi zadaniami, projektami lub funkcjami, które zapewnią największą wartość dla klienta i firmy.
System Kanban jest skutecznym sposobem realizacji wielu projektów. Podobnie jak większość narzędzi Lean, najlepiej sprawdza się w połączeniu z mentalnością uczenia się i ciągłego doskonalenia. Nie ma jednego "właściwego" sposobu na wdrożenie tablicy Kanban, a wiele czynników może wpływać na jej strukturę, a także na zachowania zespołu. Ogólnie rzecz biorąc, każdy zespół projektowy, który korzysta z tablicy, powinien być przeszkolony w zakresie koncepcji Kanban, a następnie może rozwijać i ulepszać swój system Kanban, kiedy go używa.
Dowiedz się więcej o Monice Borrell w jej pełnym bio tutaj .