Najważniejszą rolą karty projektu jest dokładne określenie, co osiągnie projekt. Spójrzmy na to, co jest w tym istotnym dokumencie projektu.
Co oznacza karta projektu?
W pierwszej części Karty projektu zostanie podana nazwa projektu, nazwiska sponsora i kierownika projektu oraz data sporządzenia dokumentu.
Następnie dostajesz do mięsa dokumentu.
Główne części Karty projektu są następujące.
Cel projektu: wyjaśnia, dlaczego projekt jest poszukiwany. Możesz odwołać się do uzasadnienia biznesowego lub kontraktu, który napędza ten projekt, lub po prostu wyjaśnić, dlaczego tak ważne jest wykonanie tej pracy.
Opis projektu: Wyjaśnij w tej sekcji, co projekt zamierza osiągnąć. Powinieneś zawrzeć szczegóły dotyczące przedmiotów, które będą budowane lub usług, które będą dostarczane.
Budżet: w tym momencie możesz nie mieć wszystkich szczegółów dotyczących zadań projektu, więc nie możesz połączyć pełnego i szczegółowego budżetu projektu . Zanotuj wszelkie ograniczenia budżetowe lub początkowy zakres wydatków na wysokim poziomie, których się spodziewasz.
Zagrożenia: wszystkie projekty wiążą się z ryzykiem. Ta część Karty projektu stanowi wczesną wersję twojego dziennika ryzyka projektu. Udokumentuj wszelkie ryzyka, o których wiesz w tym momencie, aby zespół zarządzający mógł zobaczyć, co może wpłynąć na projekt w przyszłości.
Kamienie milowe: Jeśli znasz etapy wysokiego poziomu, umieść je w Karcie projektu w tej sekcji. Możesz je przenieść na wykres Gantta później, kiedy znajdziesz bardziej szczegółowy plan. W tej chwili szukasz tylko martwych dat lub cokolwiek określonego w umowach, nad którymi pracujesz.
Cele projektu: To naprawdę ważna sekcja, ale może być trudna do zebrania. Próbujesz odpowiedzieć na pytanie: "Skąd będziemy wiedzieć, kiedy skończymy?" Napisz, czego oczekujesz od projektu i jak się dowiesz, czy tam dotarłeś. Na przykład, w projekcie dotyczącym wprowadzenia systemu rejestracji czasu dla wszystkich działów, celem może być: "Wszystkie zespoły będą korzystać z systemu kart graficznych do końca roku." Zanotuj także, kto będzie odpowiedzialny za zgadzając się, że osiągnąłeś ten cel. Pozwala to uniknąć problemów na końcu projektu, gdy nagle nikt nie jest gotowy do podpisania pracy jako kompletnej.
Poziomy kierowników projektów: Jeśli nie jest to naprawdę jasne i udokumentowane w innym miejscu, warto umieścić w Karcie część dotyczącą tego, co jesteś w stanie zrobić, bez uzyskania dalszego podpisu od kogoś wyższego rangą. Zasadniczo wiąże się to z określonymi poziomami tolerancji w odniesieniu do budżetu i ram czasowych i będzie wyrażona w następujący sposób: "Kierownik projektu ma 10% tolerancji budżetowej i 5% tolerancji zgodnie z harmonogramem. Wszelkie odchylenia powyżej tych zatwierdzonych limitów muszą zostać zatwierdzone przez sponsora projektu. "Możesz rozszerzyć tę sekcję, aby określić, jakie, jeśli w ogóle, uprawnienia, które kierownik projektu ma na temat zatrudniania i zwalniania pracowników z zespołu projektowego .
Zatwierdzenie karty projektu
Ostatnia część Karty projektu to sekcja zatwierdzeń. Kierownik projektu i sponsor projektu (lub osoba, która rozpoczęła pracę, jeśli sponsor długoterminowy nie został jeszcze wyznaczony), powinna podpisać i opatrzyć datą dokument. Dziś prawdopodobnie będzie to e-mail, więc zachowaj kopię autoryzacji e-mail w plikach projektu na wypadek, gdybyś musiał do niej wrócić.