Stwórz rejestr ryzyka projektu, z którego każdy może z łatwością korzystać
Jak często widzi się rejestr ryzyka w systemie plików? Są tworzone na początku projektu, a potem zostają zapomniane, szybko stają się nieaktualne.
Wszyscy wiemy, że dobre zarządzanie ryzykiem wymaga regularnego identyfikowania nowych zagrożeń, a także przeglądu istniejących ryzyk i planowania działań łagodzących. Jak więc możemy uczynić to bardziej prawdopodobnym?
01 Projekt rejestru dobrego ryzyka
Jednym ze sposobów zachęcania do udziału w zarządzaniu ryzykiem jest dobry projekt rejestru ryzyk. Dobrze zaprojektowany rejestr szybko przekaże ogólny poziom ryzyka w projekcie dla ciebie i innych członków zespołu projektowego.
Powinno to umożliwić użytkownikom łatwy dostęp do większej ilości szczegółów na temat poszczególnych ryzyk, gdy jest to wymagane. To z kolei powinno zachęcić wszystkich do myślenia w kategoriach ryzyka - odkrywania nowych podczas ich powstawania oraz monitorowania i podejmowania działań w celu złagodzenia istniejących zagrożeń.
02 Dołącz odpowiednie pola
Jako minimum rejestr ryzyka powinien zawierać:
- Unikalny identyfikator dla każdego ryzyka
- Opis ryzyka, w tym przyczyna, zdarzenie związane z ryzykiem i efekt, np. "Z powodu ulewnego deszczu istnieje zagrożenie powodziami polowymi, które mogłyby zepsuć uprawy".
- Działania związane z reagowaniem na ryzyko
- Właściciel ryzyka
03 Dodatkowe środki
Możesz chcieć uwzględnić ilościowe miary prawdopodobieństwa, wpływu i ogólnego ryzyka oraz wartości końcowe po łagodzeniu dla bardziej ryzykownych projektów.
Liczby i pola, które są obliczane automatycznie, mogą być pomocne, jeśli używasz techniki oceny ryzyka, takiej jak metoda Monte Carlo lub oczekiwana wartość pieniężna. Inne użyteczne pola obejmują kluczowe daty, kategorię ryzyka, kategorię reakcji na ryzyko, bliskość, koszty łagodzenia i status.
Nie ma ograniczenia liczby pól, które można uwzględnić, ale tylko pola kluczowe powinny być wyświetlane w widoku listy wszystkich zagrożeń. W przeciwnym razie widok listy może zostać zalany zbyt dużą ilością szczegółów. Najlepiej byłoby, gdyby widzowie przechodzili do widoku szczegółów, który pokazuje wszystkie pola dla tego szczególnego ryzyka po kliknięciu wpisu ryzyka w widoku listy.
04 Kolejna opcja
Można utworzyć bazę danych rejestru ryzyka dla każdego projektu, aby nie ograniczać się do standardowego zestawu pól. Chociaż arkusz kalkulacyjny może pomóc w śledzeniu projektów, w szczególności mniejszych projektów, faktyczna baza danych może być lepsza, na przykład te, które można utworzyć w Kahootz lub Podio. W razie potrzeby ułatwiają dodawanie dokumentów i dużych ilości tekstu.
05 Światła drogowe
Trudno jest pokonać system sygnalizacji świetlnej pod kątem widoczności. Użytkownicy intuicyjnie wiedzą, że czerwony oznacza wysokie ryzyko, że bursztyn oznacza średnie ryzyko, a zielony oznacza niskie ryzyko. Zapewnia to szybkie wizualne wskazówki dla czytelników, aby pomóc im w zrozumieniu.
06 Funkcje bezpieczeństwa
Możesz zachęcić do uczestnictwa, umożliwiając wszystkim członkom zespołu projektowego i być może niektórym interesariuszom przeglądanie rejestru ryzyka. Należy jednak ustawić prawa dostępu użytkownika do rejestru, aby można było edytować tylko niektóre role projektu, takie jak Project Manager , Project Support lub Risk Owners. Możesz utworzyć ślad kontrolny określający, kto zmieniał co i kiedy.
07 Podsumowanie Profil ryzyka
Starsi członkowie zespołu projektowego i zainteresowane strony, takie jak zarząd projektu i zarządzanie firmą / programem, mogą nie mieć czasu, aby przetrawić listę wszystkich ryzyk. Dla nich skrótowy profil ryzyka daje obraz zagregowanego ryzyka prezentowanego przez projekt w skrócie. Obrazuje liczbę ryzyk na każdym prawdopodobieństwie i poziomie wpływu.
08 Wszystko kręci się wokół komunikacji
Pamiętaj, że nie chodzi tylko o wymienienie ryzyk i działań łagodzących podczas projektowania rejestru ryzyka projektu. Celem jest komunikowanie i angażowanie swoich kolegów w zarządzanie ryzykiem. Twój projekt powinien odzwierciedlać ten cel z różnymi widokami dla różnych odbiorców. Dobrze zaprojektowany rejestr ryzyka może w ten sposób poprawić zarządzanie ryzykiem w twoim projekcie.