5 sposobów na śledzenie projektu bez użycia wykresów Gantta
To nie jedyne wyzwanie, jakie prezentują wykresy Gantta.
Dane na wykresie Gantta zwykle wymagają specjalnego oprogramowania do przeglądania i edycji, a ich drukowanie jest prawie zawsze wyzwaniem. Co więcej, czasami chcesz skupić się tylko na niewielkiej części projektu, nie będąc przytłoczonym wszystkimi dodatkowymi informacjami.
Chociaż wykresy Gantta to jedno świetne rozwiązanie, nie są jedyne. Kiedy trzeba przyjrzeć się mniejszej próbce informacji lub przedstawić uproszczoną wersję lub część informacji w sytuacji, gdy wykres Gantta nie byłby praktyczny, można tu użyć pięciu alternatyw.
Listy zadań
Wszyscy w środowisku biznesowym powinni być zaznajomieni i wygodni z podstawową listą rzeczy do zrobienia. W rzeczywistości bycie zorganizowanym jest jedną z najlepszych umiejętności dla kierownika projektu .
Lista zadań przenosi listę zadań do następnego poziomu. Na liście zadań możesz dodać dodatkowe kolumny, aby pokazać, kto będzie realizował każde zadanie, status zadania, daty rozpoczęcia i zakończenia oraz prawdopodobieństwo, że zadanie zostanie wykonane na czas.
Możesz nawet dodać pola wyboru dla członków zespołu, aby sprawdzić, czy elementy zostały ukończone.
Arkusze kalkulacyjne
Uproszczony wykres w arkuszu kalkulacyjnym to kolejna alternatywa. Możesz nadal wyświetlać zadania po lewej stronie i nadal możesz zacieniać paski, aby pokazać swój postęp i szacunkowe daty rozpoczęcia i zakończenia zadań.
Arkusze kalkulacyjne mogą być czasochłonne i wymagają dużej ilości czasu, aby je zaktualizować, więc nie będziesz chciał ich używać jako kompleksowego rozwiązania do zarządzania projektami. W przypadku prostego jednorazowego raportu dla klienta lub menedżera uproszczony arkusz kalkulacyjny może jednak wizualnie ułożyć projekt w taki sposób, aby
łatwe do wytłumaczenia i zrozumienia. Jest to również dobry sposób śledzenia postępu projektu.
Schematy przepływu
Diagramy przepływu lub diagramy sieciowe pokazują zadania projektu w kolejności, w jakiej należy je wykonać. Schematy przepływu mogą być tak proste lub złożone, jak chcesz. Na przykład możesz lub nie chcesz podać informacji takich jak data rozpoczęcia i zakończenia każdego kroku, numer identyfikacyjny zadania lub
Lokalizacja. Należy pamiętać, że dodanie zbyt dużej ilości informacji może utrudnić odczytanie tych wykresów.
Podczas gdy wiele osób uważa, że diagramy są łatwiejsze do odczytania i zrozumienia niż wykresy Gantta, może to być uciążliwe. Ponadto często są nieodpowiednie w przypadku dużych i złożonych problemów. Schematy przepływu najlepiej nadają się do prezentacji prostych projektów z zadaniami, które naturalnie przechodzą od jednego do drugiego
następny, ale nie powinien być używany jako narzędzie długoterminowe lub zbyt skomplikowane projekty.
Tablice Kanban
Czy Twój projekt zawiera wiele kroków, które niekoniecznie muszą być wykonane w kolejności?
Czy masz wiele osób pracujących nad tym samym projektem lub czy często są one aktualizowane? Jeśli tak, Kanban może zaoferować Ci idealne rozwiązanie. (Dowiedz się więcej o tym, jak Kanban działa w zarządzaniu projektami .)
Za pomocą tablicy Kanban każde zadanie projektu jest zapisywane na karteczce i umieszczane w odpowiedniej kolumnie, na przykład "do zrobienia", "w toku" lub "zrobione". Po zakończeniu każdego zadania odpowiednia notatka zostanie przeniesiona na planszę, aż wszystkie notatki znajdą się w kolumnie "gotowe".
Ten system organizacyjny jest bardzo łatwy do zrozumienia i modyfikacji, ale nie jest bardzo przenośny i trzeba uważać, aby żadna z notatek nie upadła i nie zaginęła.
Raporty o stanie
Wykresy Gantta to doskonałe narzędzia do śledzenia twoich projektów, niekoniecznie do komunikowania się z nimi. Jeśli wszystko, co musisz zrobić, to przekazać swoje postępy klientowi, sponsorowi projektu lub innym członkom zespołu, raport o stanie może być najlepszym rozwiązaniem.
Ponadto wiele programów do zarządzania projektami tworzy uproszczone, łatwe do zrozumienia raporty stanu za pomocą zaledwie kilku kliknięć myszy, oszczędzając cenny czas i energię.
Wykresy Gantta są bardzo praktyczne do śledzenia wszystkich zadań wchodzących w skład dużego projektu, ale nie zawsze są najlepsze dla przekazywania tych informacji innym, zwłaszcza tym, którzy nie są przyzwyczajeni do ich czytania.
Masz kilka innych możliwości. Wypróbuj jedną z tych pięciu opcji wykresu Gantta. Możesz być mile zaskoczony tym, ile czasu możesz zaoszczędzić.