Chociaż definicja ta może wydawać się skomplikowana, dyrektorzy zarządzania projektami są w rzeczywistości zakorzenione w zdrowym rozsądku i praktyczności.
Niezależnie od tego, czy chcesz zapewnić zarządzanie projektem swoim klientom, czy też chcesz zostać menedżerem projektu, rozważ podstawy zarządzania projektem krok po kroku. Zanim zaczniesz, sprawdź, czy usługa, którą chcesz zaoferować (lub zadanie, które bierzesz) jest naprawdę projektem.
Ogólne zarządzanie a zarządzanie projektem
Jak decydujesz, czy coś jest projektem, czy nie? Aby to przełamać, rozdziel dwa różne obszary zarządzania na funkcjonalne (lub ogólne) zarządzanie i zarządzanie projektem.
Funkcjonalne lub ogólne zarządzanie to ciągłe działanie zadania. Jednym z przykładów może być posiadanie firmy technologicznej i posiadanie klienta, dla którego zapewniasz obsługę kopii zapasowych, a Ty nieustannie zarządzasz swoim rocznym kontem, tworząc kopie zapasowe swoich serwerów i dostarczając im cotygodniowy raport z działalności. Jeśli robisz to przez pięć lat i korzystasz z odnawialnego kontraktu z klientem, twoja praca jest ciągła, a więc ogólna lub funkcjonalna.
Jeśli jednak Twój klient chce wdrożyć nowy system zarządzania treścią i ma rok na opracowanie nowego systemu i poprosi Cię o jego rozwój, Twój klient zaangażował Cię w projekt.
Podobnie, jeśli pracujesz z ludźmi, a twoim zadaniem jest zarządzanie budżetem departamentu i nadzorowanie młodszych współpracowników, to masz funkcjonalną pracę, ponieważ jest to praca ciągła, która nie ma określonego zakończenia.
Z drugiej strony, jeśli masz taką samą pracę z zasobami ludzkimi, a dyrektor twojego działu prosi o wdrożenie nowego programu rekrutacyjnego (i wyznacza termin i budżet) i czyni cię kierownikiem projektu, to jest to projekt, ponieważ ma datę początkową i końcową, a zadanie dzieje się tylko raz.
Wizualizacja projektu w trzech częściach
Teraz, gdy zrozumiesz, co stanowi projekt, możesz przyjrzeć się bliżej zarządzaniu projektami. Na przykładzie programu rekrutacyjnego, gdy wiesz, że istnieje potrzeba projektu, następnym krokiem jest określenie zakresu, czasu i budżetu.
Zarządzanie projektem to planowanie, organizowanie i kontrolowanie zakresu, budżetu i czasu realizacji projektu programu rekrutacyjnego. Aby ułatwić wizualizację projektu, narysuj prostą piramidę. Każda linia piramidy stanowi jedną z trzech głównych części projektu (tj. Zakres, czas i budżet). Pusta przestrzeń pośrodku piramidy to jakość dostarczanego produktu. Piramida to ważne narzędzie, o którym należy pamiętać podczas planowania projektu, ponieważ w miarę jak trzy główne części się powiększają lub kurczą, wpływa to na jakość produktu.
Zakres projektu
Określenie zakresu jest często najtrudniejszą i najbardziej złożoną częścią zarządzania projektem.
Szczegóły projektu są zwykle nieznane na samym początku, więc oszacowanie, jakie działania i zadania są potrzebne do realizacji projektu, wymaga rozważenia. Zakres obejmuje wszystkie różne działania i zadania, które zostaną podjęte w celu wytworzenia produktu końcowego, który dostarczysz. Definiowanie zakresu projektu pomoże określić czas i budżet potrzebny do ukończenia projektu. Dobrym sposobem na rozpoczęcie jest po prostu zapisanie, co Twoim zdaniem jest potrzebne do wykonania zadania. Następnie skonsultuj się z innymi, aby uzyskać pełny obraz wszystkich zaangażowanych działań.
Czas realizacji projektu
Po ustaleniu zakresu początkowego można rozpocząć przypisywanie czasu do każdego działania i zadania, a dodatkowo, aby spojrzeć na większe projekty. Zadaj sobie pytanie, które zajęcia będą się odbywały w tym samym czasie i które będą następować kolejno.
Zwróć także uwagę na to, ile osób przejrzy działania projektu, ponieważ wpłynie to na czas potrzebny do wykonania kroku. To zaskakujące, jak długo może potrwać proste zadanie, gdy trzy osoby muszą je przejrzeć. Po obliczeniu czasu potrzebnego do ukończenia skumulowanych działań i zadań, jesteś gotowy, aby utworzyć harmonogram projektu dla zespołu projektowego do naśladowania.
Budżet projektu
W tym momencie ustaliłeś, co (zakres) i długość (czas) projektu, Teraz czas na określenie budżetu. Podobnie jak przy obliczaniu czasu poświęcanego na projekt, często musisz konsultować się z innymi, w tym działami, aby ustalić dokładny budżet. Budżet składa się z wielu czynników, w tym z wykorzystania osób i materiałów zaangażowanych w podjęte działania oraz od tego, jak długo będą one potrzebne (tj. Ludzie) i zastosowanych materiałów.
Komunikacja jest kluczowa
Często klient (lub szef) chce, aby projekt został ukończony w określonym czasie i budżecie bez uwzględnienia zakresu projektu. Problem polega na tym, że prawie zawsze zakres projektu nie może być racjonalnie zakończony z uwagi na ograniczenia czasowe i budżetowe. W związku z tym część zarządzania projektem negocjuje warunki zakresu projektu z klientem lub szefem. Przez cały proces negocjacji, a także przez cały czas trwania projektu, dobra przejrzysta komunikacja jest najważniejszą umiejętnością, której będziesz potrzebować. Im wyraźniej pokażesz wyzwania po drodze, tym szczęśliwszy będzie Twój klient lub szef.