Przykładowe spotkanie firmy Plan projektu, który pomoże Ci zacząć
Wstępnie zaplanuj projekt
Pierwszym krokiem jest zaplanowanie planu.
Zaczynasz od omówienia wydarzenia z interesariuszami. Jeśli zrobiono to w zeszłym roku, co poszło dobrze? Co poszło nie tak? Kto zarządzał projektem i czy może pomóc ci uniknąć pułapek w tym roku? Od kiedy CEO powierzył ci projekt, czego on / ona chce wyjść z imprezy? Kiedy wydarzenie się odbędzie? Gdzie? Jaki jest budżet?
Zbierz jak najwięcej informacji, jak tylko możesz. To będzie szkielet, na którym budujesz plan projektu.
Zbuduj drużynę
Jakie inne zasoby są potrzebne, aby ten projekt odniósł sukces? Czy są osoby z innych działów, które mogą pomóc w pomyślnym zakończeniu tego wydarzenia? Co musisz zrobić, aby uzyskać pomoc? Czy możesz po prostu zapytać czy potrzebujesz formalnej zgody od swojego szefa? Ile czasu potrzebujesz od nich? Jakich konkretnych umiejętności potrzebujesz do świadczenia? Czy ktoś inny może zapewnić tę umiejętność, jeśli osoba, której chcesz, nie jest dostępna?
Ponieważ jest to spotkanie w całej firmie, w jaki sposób dział HR może pomóc?
Czy potrzebujesz pomocy z działu udogodnień? A co z działem marketingu? Czy potrzebujesz pomocy w tej dziedzinie?
Zaplanuj agendę
Kiedy już wiesz, jak długo trwa to spotkanie, zaczynasz wypełniać bloki czasowe. Czy potrzebujesz głośnika otwierającego? Kto to będzie? Czy zamierzacie trzymać uczestników razem, czy też podzielicie ich na mniejsze grupy w ramach części programu?
Ile innych głośników będzie potrzebować? Kto zorganizuje mniejsze sesje, jeśli się zerwiesz?
Czy wydarzenie potrwa dłużej niż jeden dzień? Jak zamkniesz Dzień pierwszy? Jak ponownie otworzysz w drugim dniu?
Jak podsumujesz na końcu? Czy potrzebujesz przemówienia końcowego? Jak poradzisz sobie z logistyką osób, które wymeldują się z hotelu, jeśli zarezerwujesz?
Znajdź przestrzeń
Dowiedz się, ile osób przychodzi. Następnie określ, ile miejsca potrzebujesz. Gdzie odbędzie się wydarzenie? Czy jest miejsce w biurze firmy, czy potrzebujesz większej przestrzeni? Czy dyrektor generalny chce, aby spotkanie odbyło się poza domem, aby ludzie mogli się skoncentrować lub czy chcą, aby odbyło się ono w biurze, aby zminimalizować koszty?
Które nieruchomości w Twojej okolicy mogą zapewnić Ci odpowiednią przestrzeń? Czy hotel w pobliżu lotniska jest dobrym wyborem, aby zminimalizować czas podróży dla osób przybywających spoza miasta lub powinien znaleźć coś poza miastem, które będzie ciszej?
Co poszczególne miejsca pobierają za swoje obiekty? Co obejmują i co trzeba będzie kupić i przynieść? Czy wyznaczą osobę, z którą będziesz pracować? Jaka jest ich polityka dotycząca materiałów i ludzi z zewnątrz?
Wyciągnij to
Po zebraniu odpowiedzi na co najmniej większość z tych pytań, możesz rozpocząć tworzenie planu projektu.
Pamiętaj, że pokazujemy tutaj tylko listę zadań projektu, strukturę podziału pracy (WBS). Nie obejmuje żadnych zależności między zadaniami lub osiami czasu. Zostaną dodane później.
Przykładowe spotkanie firmowe z planem projektu
W Jak zaplanować projekt przy użyciu podstawowych narzędzi zarządzania projektami , omawialiśmy koncepcję planowania projektu i korzystania z umiejętności zarządzania projektami podczas procesu planowania. Oto, jak struktura podziału pracy planu projektu (WBS) może wyglądać na projekt planujący spotkanie firmy:
1. Wstępnie zaplanuj projekt
- Określ budżet
- Przedyskutuj z CEO, aby ustalić cele projektu
- Skontaktuj się z poprzednim Project Managerem (PM), aby uzyskać wskazówki
- Określ listę interesariuszy
- Skontaktuj się z zainteresowanymi stronami w celu uzyskania informacji
- Ustal preferowaną datę wydarzenia
- Określ, ile głośników / prezenterów jest potrzebnych
- Określ, ile personelu pomocniczego jest potrzebnych
- Określ, ilu pracowników będzie uczestniczyć
- Wymień możliwe lokalizacje wydarzenia
2. Zbuduj zespół projektowy
- Uzyskaj reputację od marketingu
- Uzyskaj przedstawicielstwo od HR
- Sprawdź, czy zakup przypisze kogoś do pomocy
- Poproś Susan, aby poradziła sobie z wszystkimi szczegółami głośników
- Uzyskaj przedstawicielstwo z obiektów
- Zaplanuj spotkanie zespołu projektowego
3. Opracuj Agendę
3a Zaplanuj dzień pierwszy
- Ustaw czas rozpoczęcia
- Ustaw czas, zorganizuj miejsce i personel do rejestracji
- Ustaw długość porannej sesji
- Ustaw długość przemówień
- Oblicz liczbę głośników potrzebnych do porannej sesji
- Zwerbuj głośniki
- Zaplanuj przerwę w połowie dnia (czas i długość)
- Umów się na odświeżenie sali konferencyjnej podczas przerwy (woda, śmieci itp.)
- Zaplanuj przerwę na lunch (czas, długość, miejsce, menu, kto płaci)
- Zaplanuj sesję popołudniową (długość, liczba mówców)
- Rekrutuj popołudniowych mówców
- Planuj dzień zamknięcia (czas, kto, długość)
3b Zaplanuj dzień drugi
- Ustaw czas rozpoczęcia
- Ustaw długość porannej sesji
- Oblicz liczbę głośników potrzebnych do porannej sesji
- Zwerbuj głośniki
- Zaplanuj przerwę w połowie dnia (czas i długość)
- Umów się na odświeżenie sali konferencyjnej podczas przerwy (woda, śmieci itp.)
- Zaplanuj przerwę na lunch (czas, długość, miejsce, menu, kto płaci)
- Zaplanuj sesję popołudniową (długość, liczba mówców)
- Rekrutuj popołudniowych mówców
- Zaplanuj zamknięcie mowy (czas, kto, długość)
- Umów się na wymeldowanie w hotelu
4. Zaplanuj przestrzeń
- Określ liczbę uczestników
- Planowanie układu siedzeń (wiersze względem tabel)
- Oblicz wymaganą przestrzeń
- Zbadaj dostępne miejsca z tą ilością miejsca (koszty, lokalizacja, usługi)
- Policz liczbę głośników każdego dnia i sumę
- Określić liczbę i rodzaj potrzebnego personelu pomocniczego
- Sprawdź, ilu uczestników / mówców / pracowników będzie potrzebowało pokoju
- Negocjuj koszty i daty z dostępnymi lokalizacjami
- Podpisanie umowy z wybraną lokalizacją
5. Publikuj wydarzenie
- Sfinalizuj wszystkie szczegóły za pomocą lokalizacji wydarzenia
- Upewnij się, że uczestnicy są powiadamiani
- Powiadamiaj wszystkich mówców o temacie i czasie prezentacji / dniu
- Powiadomić personel pomocniczy o obowiązkach i zmianach
- Uzyskaj potwierdzenia uczestnictwa od uczestników
- W razie potrzeby powiadom uczestników zastępujących
6. Kontynuacja
- Otrzymuj projekty przemówień ze wszystkich mówców
- Przejrzyj ostatnie przemówienia
- Zdobądź plakietki dla wszystkich uczestników, mówców, pracowników
- Kup materiały i prezenty dla uczestników
- Ponownie potwierdź z lokalizacją wydarzenia
7. Oceń i oceń
- Wyślij ankietę zadowolenia do wszystkich uczestników
- Wyślij ankietę do wszystkich prelegentów
- Wyślij dziękuję wszystkim mówcom i personelowi
- Zorganizuj spotkanie zamykające z zespołem projektowym
Dalsze planowanie
Struktura podziału pracy planu projektu (WBS) powyżej pokazuje próbkę do planowania spotkania firmowego. To tylko zarys. Zespół projektowy nadal będzie musiał pracować nad tymi przedmiotami i rozwinąć wiele z nich. Ponadto będą musiały pracować nad czasem potrzebnym na każde zadanie, względną ważnością zadań i zależnościami / zależnościami między zadaniami.