Z definicji projekty są tymczasowymi i wyjątkowymi inicjatywami, w przeciwieństwie do zwykłych działań operacyjnych. Podczas gdy wiele firm polega na wyszkolonych, certyfikowanych kierownikach projektów, którzy prowadzą swoje inicjatywy, umiejętności projektowe są coraz częściej wymagane dla wszystkich profesjonalistów.
Ten artykuł stanowi wprowadzenie do planowania projektu dla każdego profesjonalisty zainteresowanego przyjęciem tak dobrych praktyk dla profesjonalnych kierowników projektów.
Poświęć czas, aby naprawdę zdefiniować i zaplanować swój projekt:
Menedżerowie projektu rozumieją, że ogromna część całkowitego czasu trwania projektu jest poświęcana na planowanie . Wielu z nas ma tendencję do pośpiechu, aby rozpocząć pracę, która w świecie projektów jest podobna do omijania czytania instrukcji na temat tego nowego mebla zakupionego od jednego z tych sprzedawców "złożyć samemu". Jest szansa, że pęd do wykonania pracy bez przeczytania instrukcji stworzy pewne poważne problemy w pewnym momencie swojego wysiłku.
Zamiast pośpiesznie wchodzić do pracy, ważne jest, aby przytoczyć kilka kluczowych kwestii:
- Co dokładnie tworzysz? Bądź tak konkretny, jak to możliwe.
- Kiedy należy go wypełnić?
- Z jakich zasobów (osób, sprzętu i budżetu) masz dostęp, aby ukończyć projekt?
Powyższe trzy elementy są podstawowymi składnikami deklaracji zakresu. Każdy kierownik projektu pracuje nad wyjaśnieniem zakresu przed rozpoczęciem pracy.
Scoping Company Holiday Party Initiative:
Oświadczenie zakresu próbki dla świątecznej imprezy firmowej może wyglądać następująco:
Naszym celem jest zaplanowanie i dostarczenie firmowej imprezy świątecznej dla 100 pracowników i ich znaczących innych przed końcem grudnia, kosztem nie przekraczającym 10 000 USD. Nasze planowanie i koordynacja składać się będzie z 4 członków komisji z nadzorem przez CEO. Impreza będzie zawierać otwarty bar, posiłek platerowany, deser i rozrywkę.
Poświęcenie czasu na opracowanie tego prostego, ale ważnego oświadczenia stanowi potężne wskazówki dla zespołu zaangażowanego w projekt. Wszyscy rozumieją naturę projektu, ramy czasowe, zasoby i budżet.
Przerwij zakres w dyskretne bloki pracy:
Menedżerowie projektu tworzą coś, co nazywa się strukturą podziału pracy, aby opisać ją w przejrzysty i praktyczny sposób, całą pracę projektu, którą musi wykonać osoba w określonym przedziale czasowym. W Twojej sytuacji podział pracy może obejmować:
- Zidentyfikuj lokalizację.
- Potwierdź dostępność pokoju i zablokuj go wpłatą.
- Wybierz opcje jedzenia.
- Potwierdź pasek i zawartość paska.
- Zidentyfikuj opcje deseru.
- Twórz i rozpowszechniaj zaproszenia z wyborem żywności.
- Sfinalizuj wybór żywności na podstawie zwróconych zaproszeń.
- Zdecyduj się na rodzaj rozrywki.
- Przejrzyj opcje rozrywki i wybierz.
- Potwierdź konfigurację jadalni.
- Kup prezenty stołowe dla gości.
- Koordynuj i dostarcz wydarzenie.
Menedżerowie projektu opracowywali ten podział pracy projektu bez względu na zasoby i czas, ale bardziej w formie burzy mózgów. Po zidentyfikowaniu wszystkich prac niezbędnych do osiągnięcia zakresu projektu, nadszedł czas, aby uporządkować je, przypisać obowiązki i poprosić o szacunki czasu i kosztów od członków zespołu.
Tworzenie planu projektu na podstawie podziału pracy:
Po zakończeniu prostego podziału pracy określonego na poprzedniej stronie, musisz teraz:
- Potwierdź, że zidentyfikowano wszystkie główne elementy do osiągnięcia zakresu projektu.
- Potwierdź kto zajmie się przedmiotami pracy i stwórz matrycę odpowiedzialności opisującą główne zadania pracy strony odpowiedzialnej.
- Poproś, aby każdy członek zespołu przejrzał swoje zadania, oszacował czas i kosztorysy, zanotował terminy, podsumował potrzeby zasobów i upewnił się, że dokładnie ocenił pracę, za którą musi być odpowiedzialny.
Po wykonaniu powyższych czynności zespół projektowy powinien współpracować w celu uporządkowania zdarzeń we właściwej kolejności, odnotowując wszelkie konflikty dotyczące zasobów lub potencjalnych wyzwań związanych z harmonogramem. Uwaga: kierownik projektu wykona ten krok, tworząc diagram sieciowy , obliczając ścieżkę krytyczną, a następnie planując zasoby, często za pomocą oprogramowania komputerowego.
W przypadku mniejszych projektów wykorzystujących metody nieformalne, proste podejście do układania elementów w sekwencji może być wszystkim, co jest konieczne. Ten proces pozwoli ci rozwinąć pełny obraz kroków i terminów na zaplanowanie i dostarczenie wspaniałej świątecznej imprezy!
Niech rozpocznie się praca:
Teraz, gdy poświęciłeś czas na właściwe dopasowanie projektu, zidentyfikowanie głównych zadań, kolejność zadań i oszacowane wymagania dotyczące czasu i zasobów, jesteś gotowy, aby zespół pracował nad przypisanymi im obowiązkami. Twoja rola, jako nieformalnego kierownika projektu, polega na monitorowaniu pracy, wspieraniu członków zespołu oraz pomaganiu w identyfikowaniu i rozwiązywaniu pojawiających się problemów. Dobry menedżer projektu spotyka się regularnie z członkami zespołu w celu oceny postępów oraz identyfikowania pojawiających się zagrożeń i nawigowania nimi.
The Bottom Line:
Te same podejścia, które omówiono powyżej, można zastosować do każdej sytuacji projektu w twoim dziale lub jednostce biznesowej. Opracuj jasny zakres, określ pracę, przydziel zasoby, opracuj prognozy i harmonogram, a następnie monitoruj i kontroluj pracę. Twoje praktyki zostaną uznane i docenione przez profesjonalnych kierowników projektów w Twoim miejscu pracy, a twoje wyniki będą znacznie lepsze niż po prostu wskoczenie do pracy bez przemyślenia jej. Najlepszy sukces dzięki kolejnej inicjatywie!
-
Zaktualizowane przez Art Petty