- Zakres
- Ryzyko
- Założenia
Ten artykuł zawiera zarys tych trzech podstawowych pojęć związanych z zarządzaniem projektem i zawiera odsyłacze i sugestie dotyczące dodatkowego czytania.
Zakres
W zarządzaniu projektami zakres jest zbiorem granic określających zakres projektu.
Zakres opisuje, co ma zostać dostarczone klientowi w wyniku inicjatywy projektowej.
Zrozumienie zakresu pozwala kierownikowi projektu i zespołowi projektowemu zrozumieć, co znajduje się wewnątrz lub poza granicami projektu. Jeśli coś jest "nie w zasięgu", nie jest uwzględniane w pracach projektowych projektu . Działania mieszczące się w granicach oświadczenia dotyczącego zakresu są uważane za "w zakresie" i są uwzględniane w harmonogramie i budżecie. Jeśli działanie wykracza poza granice, jest uważane za "poza zakresem" i nie jest planowane.
Niezależnie od tego, czy jesteś kierownikiem projektu, czy też częścią zespołu projektowego, zechcesz rozważyć, czy coś jest w zakresie, czy poza zakresem, gdy idziesz do przodu.
Jako przykład wyobraź sobie, że klient poprosił Cię o zbudowanie strony internetowej. Podczas definiowania zakresu (lub ustawiania granic) projektu, możesz wskazać następujące elementy jako zakres:
- Projekt strony i diagramowanie krawędzi szkieletowych
- Ustanowienie łóżka testowego
- Kodowanie do zatwierdzonego modelu krawędziowego
- Opracowanie grafiki dla tematu strony
- Testowanie i debugowanie przed udostępnieniem witryny
W trakcie realizacji projektu klient prosi o dołączenie przeglądu wideo firmy. Film nie jest określony w zakresie projektu i dlatego jest poza zakresem.
Chociaż możesz cieszyć się z pracy wideo za dodatkową opłatą, będzie to wymagało zmiany zakresu, kosztu i szacunku czasu dla projektu.
W przypadku braku jasnego i uzgodnionego dokumentu zakresu, kwestia filmu mogłaby stać się kontrowersyjna między zespołem a przedstawicielami klienta. Wyraźne stwierdzenie zakresu pozwoliło rozbroić sytuację i poradzić sobie ze zmianą w uporządkowany sposób.
Jak więc określić, co jest w zakresie lub poza zakresem? Najpierw będziesz chciał opisać wszystkie szczegóły projektu, który obecnie znasz, na podstawie dyskusji z klientem lub właścicielem projektu. Następnie będziesz chciał wprowadzić kluczowe założenia, które będą napędzać to, co jest brane pod uwagę lub poza zakresem.
Założenia
W pewnym momencie swojego życia prawdopodobnie powiedziano ci: "Nigdy nie rób założeń". Jednak przyjmowanie założeń w zarządzaniu projektami jest codziennością. Założenia pomagają zdefiniować zakres i ryzyko oraz dopracować swoje szacunki pod kątem czasu i kosztów. Oczywiście konieczne jest udokumentowanie i potwierdzenie założeń.
Zastanów się nad czymś prostym, na przykład przy tworzeniu książki. Powiedzmy, że twój przyjaciel ma pomysł na książkę z kawą i poprosił cię o zarządzanie projektem. Jego pierwsza prośba dotyczy budżetu, aby mógł zabezpieczyć finansowanie.
Podczas definiowania zakresu jasne jest, że znajomy nie ma pewności co do wielu szczegółów, w tym liczby stron, włączenia obrazu, stylu okładki i ciężaru papieru używanego na stronach. Ponieważ wszystkie te czynniki będą miały wpływ na złożoność kosztów i produkcji, będziesz musiał przyjąć założenia dotyczące specyfikacji i potwierdzić te założenia jako akceptowalne lub niedopuszczalne ze swoim przyjacielem.
Po dalszej dyskusji twój przyjaciel mówi, że planuje dołączyć 50 zdjęć do książki. Możesz oprzeć swoje założenia na 50 obrazach lub, przewidując, że liczba ta będzie wzrastać z upływem czasu, możesz założyć, że będzie między 75-90 stron z obrazami.
Możesz zobaczyć, w jaki sposób założenia wpływają bezpośrednio na harmonogram. Na przykład wyobraź sobie, że prowadzisz projekt w parku, który polega na budowaniu zestawu wahadłowego.
Podczas tworzenia projektu otrzymujesz budżet i przydzielonych członków zespołu, z których jeden jest odpowiedzialny za materiały. Kiedy tworzysz swój harmonogram, pytasz osobę odpowiedzialną za materiały, gdy cement dotrze. Ta osoba odpowiada, że nie jest pewien, kiedy dojdzie do cementu, ale wierzy, że nastąpi to między 1 czerwca a 10 czerwca. Budując swój zakres i harmonogram, przyjmuje się, że cement dotrze najpóźniej 10 czerwca. przykład pokazuje dwie korzyści dla przyjęcia założeń.
Pierwszą korzyścią jest to, że założenie otrzymania cementu nie później niż 10 czerwca pozwala zaplanować działania, które zależą od cementu przybywającego. Drugą korzyścią jest to, że zapewnia osobie odpowiedzialnej za materiały termin dostarczenia cementu, który następnie może przekazać swojemu dostawcy. Nieumyślnie ustalono kluczowy termin, w którym projekt ma ruszyć do przodu.
Przyjmowanie założeń wyznacza punkty odniesienia, które często są weryfikowane podczas projektu, aby pomóc zespołowi projektowemu w pozostaniu w zakresie, na czas iw ramach budżetu. Ale co się dzieje, gdy założenia są błędne? I tu pojawia się ryzyko.
Ryzyko
Po zbudowaniu zakresu i zidentyfikowaniu założeń leżących u podstaw zakresu i szacunków, należy rozpocząć ocenę obszarów ryzyka . Ryzyko jest takie samo w zarządzaniu projektami, jak w rzeczywistym świecie; jest to zagrożenie lub szansa, która może spowodować szkody. (Uwaga: Instytut Zarządzania Projektami i Zespół Wiedzy ds. Zarządzania Projektami - PMBOK oferuje szczegółowe definicje ryzyk i rodzajów oraz określa ramy zarządzania ryzykiem projektowym.)
Wszystkie projekty zawierają ryzyko, a jeśli jesteś menedżerem projektu lub właścicielem projektu, nie tylko jesteś odpowiedzialny za przewidywanie ryzyka, ale także za pracę, która informuje o potencjalnym wpływie tych zagrożeń na zespół projektowy i przygotowuje się do zmniejszenia ryzyka.
Ryzyko przychodzi w różnym stopniu. Czasami ryzyko może oznaczać, że projekt będzie przebiegał nieco inaczej lub wykona małą niespodziewaną turę. W niektórych przypadkach jednak ryzyko może prowadzić do katastrofalnych rezultatów, które zmieniają projekt w jego głowę.
Użyjmy scenariusza placu zabaw z powyższego przykładu cementu. Jednym z zagrożeń jest to, że cement nie dotrze w zakładanym terminie 10 czerwca. Jakie są potencjalne skutki tego ryzyka? Wszystkie następne działania, które następują po zalaniu cementu, są opóźnione w wyniku tego problemu.
Ryzyko może być również pozytywne. Rozważ wpływ na projekt, jeśli cement pojawi się wcześniej niż oczekiwano. Chociaż wydaje się to pozytywnym wynikiem, nadal stwarza problem w zakresie harmonogramu i kolejności wszystkich pozostałych etapów projektu.
Kierownicy projektów współpracują ze swoimi zespołami projektowymi, aby przeprowadzić burzę mózgów i zidentyfikować potencjalne ryzyko. Idą krok dalej i przyglądają się potencjalnej surowości ryzyka i prawdopodobieństwu jego wystąpienia. Co więcej, identyfikują osoby najlepiej nadające się do określenia, kiedy wystąpi ryzyko i opracowują uzgodnione plany minimalizacji ryzyka.
Wiele firm posiada szczegółowe szablony ryzyka opracowane z biegiem czasu i doświadczenia z innymi projektami. Niektóre branże opracowały profile ryzyka, które są wykorzystywane jako punkt wyjścia do analizy ryzyka. Wiele branż stosuje bardzo szczegółową analizę statystyczną do planowania ryzyka.
Dolna linia
Terminy: zakres, założenia i ryzyko są ważne w świecie zarządzania projektami. Wykorzystaj ten artykuł jako punkt wyjścia do szczegółowego zapoznania się z tymi i innymi ważnymi warunkami zarządzania projektami.