Jak skutecznie zarządzać swoim pierwszym projektem

Gratulacje! Właśnie powierzono ci ważny nowy projekt. Najwyraźniej twój szef oferuje tę szansę jako wotum zaufania w twoje umiejętności. I chociaż jesteś podekscytowany, to po raz pierwszy jesteś odpowiedzialny za cały projekt i jest to trochę przerażające

W twoim umyśle pojawia się wiele pytań:

Ten post skupia się na pomaganiu każdemu nowicjuszowi w kierowaniu projektem , komitetem lub inicjatywą zespołową w przypadku działalności unikalnej dla organizacji. Niezależnie od tego, czy organizujesz imprezę wakacyjną, czy też prowadzisz nowe inicjatywy rozwoju produktów, istnieją narzędzia i procesy zarządzania projektami, które znacznie zwiększają Twoje szanse na sukces.

Najpierw zrozum 5 etapów procesu projektowego:

Zachęcam do przeczytania więcej szczegółów na temat każdego z 5 etapów , wiedząc, że są to:

  1. Inicjacja: rozpoczęcie projektu.
  2. Planowanie: planowanie całej pracy projektu.
  3. Wykonanie: faktycznie wykonuje pracę.
  4. Zarządzanie i kontrola: cała praca wykonywana podczas projektu w celu monitorowania postępów.
  5. Zamknięcie: ukończenie i dostarczenie projektu oraz odroczenie zespołu.

Te kroki są identyczne dla każdego projektu.

13 podstawowych kroków dla projektu Nowicjusz:

  1. Zdefiniuj zakres: Pierwszym i najważniejszym krokiem w każdym projekcie jest określenie zakresu projektu . Co masz osiągnąć lub stworzyć? Jaki jest cel projektu? Równie ważne jest określenie, co nie jest objęte zakresem projektu. Jeśli nie otrzymasz wystarczającej definicji od swojego szefa, sam opisz zakres i odeślij go na górę, aby potwierdzić. Podczas gdy przykład jest nieco poza tematem biznesowym, wszyscy możemy odnosić się do przyjęcia weselnego. Planując przyjęcie weselne, możesz mieć jako swój zakres: przygotować przyjęcie weselne dla 100 gości, wraz z kolacją, otwartym barem, tortem weselnym i zespołem na żywo do tańca w określonym terminie, kosztem nie przekraczającym 20 000 USD.
  1. Określ dostępne zasoby: Jakie osoby, sprzęt i pieniądze będą dostępne dla osiągnięcia celów projektu? Jako kierownik projektu zwykle nie będziesz mieć bezpośredniej kontroli nad tymi zasobami, ale będziesz musiał nimi zarządzać poprzez zarządzanie macierzami .
  2. Zrozumienie osi czasu: kiedy projekt musi zostać ukończony? Podczas opracowywania planu projektu możesz mieć pewną elastyczność w sposobie korzystania z czasu podczas projektu, ale terminy są zwykle ustalane, tak jak w przypadku przyjęcia weselnego. Jeśli zdecydujesz się na wykorzystanie godzin nadliczbowych do spełnienia harmonogramu, musisz to rozważyć wbrew ograniczeniom budżetu.
  3. Zbierz swój zespół projektowy: Zbierz ludzi ze swojego zespołu i rozpocznij dialog. Są ekspertami technicznymi. Dlatego ich kierownik funkcyjny przypisał je do projektu. Twoim zadaniem jest zarządzanie zespołem.
  4. Detail the Work, Part 1: Jakie są główne elementy lub komponenty, które należy utworzyć, aby ukończyć projekt? Na przykład przyjęcie weselne wymaga wysokiego poziomu: sali przyjęć, jedzenia, picia, ciasta, gości i rozrywki. Oczywiście każdy z tych większych przedmiotów można podzielić na wiele dodatkowych przedmiotów. To jest kolejny krok.
  5. Detail the Work, Part 2: W naszym przykładzie weselnym powyżej, prawdopodobnie masz zespół lub osobę odpowiedzialną za różne komponenty. Współpracuj z członkami swojego zespołu, aby podać szczegóły niezbędne do osiągnięcia każdego ważnego przedmiotu. Osoba odpowiedzialna za żywność musi rozumieć opcje, ograniczenia kosztów i dokonywać selekcji, które wspierają osiągnięcie tego zakresu . Wymień mniejsze kroki w każdym z większych kroków. Liczba poziomów, na których wchodzisz w coraz bardziej szczegółowe kroki, zależy od wielkości i złożoności twojego projektu.
  1. Opracuj wstępny plan: zmontuj wszystkie swoje kroki w planie. Dobrym sposobem na to jest użycie tabeli pierwszeństwa określającej, które elementy muszą poprzedzać inne pozycje. Formalne praktyki zarządzania projektami wymagają opracowania tak zwanego diagramu sieciowego i identyfikacji ścieżki krytycznej . Chociaż może to wykraczać poza twoje potrzeby lub poziom wiedzy, podstawową kwestią jest sekwencjonowanie działań we właściwej kolejności, a następnie przydzielanie zasobów do działań. Pytania, które należy zadać to: Co dzieje się najpierw? Jaki jest następny krok? Które kroki mogą trwać jednocześnie z różnymi zasobami? Kto zamierza zrobić każdy krok? Jak długo to zajmie? Istnieje wiele doskonałych pakietów oprogramowania, które mogą zautomatyzować wiele z tych szczegółów. Zapytaj innych na podobnych stanowiskach, z których korzystają.
  2. Stwórz swój plan bazowy: uzyskaj informacje zwrotne na temat wstępnego planu od swojego zespołu i od wszystkich innych interesariuszy. Dostosuj swoje harmonogramy i harmonogramy pracy, aby dopasować projekt do dostępnego czasu. Dokonaj wszelkich niezbędnych korekt wstępnego planu, aby przygotować plan bazowy.
  1. Poproś o korekty projektu: prawie nigdy nie ma wystarczająco dużo czasu, pieniędzy lub talentu przypisanych do projektu. Twoim zadaniem jest robić więcej przy ograniczonych zasobach, niż ludzie oczekują. Jednak często występują ograniczenia dotyczące projektu, które są po prostu nierealne. Musisz przedstawić swoją sprawę i przedstawić ją swojemu szefowi i poprosić o zmianę nierealistycznych limitów. Zapytaj o zmiany na początku projektu. Nie czekaj, aż pojawi się problem z żądaniem zmian, których potrzebujesz. Jeśli jednak twój projekt obejmuje ślub, nie spodziewaj się sukcesu z prośbą o wiele istotnych zmian!
  2. Pracuj nad swoim planem, ale za niego nie umieraj: planowanie jest ważne, ale plan można zmienić. Masz plan jazdy do pracy każdego ranka. Jeśli jedno skrzyżowanie zostanie zablokowane przez wypadek, zmienisz swój plan i pójdziesz w inny sposób. Zrób to samo z Twoimi planami projektu. Zmień je w razie potrzeby, ale zawsze pamiętaj o zakresie i zasobach.
  3. Monitoruj postęp swojego zespołu: Na początku projektu zrobisz niewielkie postępy, ale zacznij monitorować, co robią wszyscy. Ułatwi to złapanie problemów, zanim staną się problemami.
  4. Document Everything: Zachowaj dokumentację. Za każdym razem, gdy zmieniasz swój plan bazowy, zapisz, jaka była zmiana i dlaczego była konieczna. Za każdym razem, gdy do projektu dodawane jest nowe wymaganie, zapisz, skąd pochodzi wymóg i jak dostosowano oś czasu lub budżet. Nie możesz zapamiętać wszystkiego, więc zapisz je, abyś mógł sprawdzić je na końcu przeglądu projektu i uczyć się od nich.
  5. Zachowaj wszystkich poinformowanych: informuj na bieżąco wszystkich interesariuszy projektu o postępach. Poinformuj ich o sukcesie, wykonując każdy kamień milowy, ale także poinformuj o problemach, gdy tylko się pojawią. Ponadto informuj o tym swój zespół. Jeśli rozważane są zmiany, poinformuj o nich zespół tak daleko, jak to tylko możliwe. Upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu wiedzą, co robią inni.

Dolna linia

Nie musisz być formalnym kierownikiem projektu, który poprowadzi inicjatywę projektu. Należy jednak zastosować narzędzia i logikę zarządzania projektami do pracy w celu wyjaśnienia swoich celów, wyszczególniając pracę, budując zespół oraz wykonując i monitorując pracę. Najlepszy sukces!