W tym poście przedstawiam wskazówki dotyczące angażowania i zarządzania rozmową.
10 wskazówek, jak poprawić komfort przy trudnych rozmowach:
- Wykonaj prace planistyczne. Wasza obserwacja zachowań, o których mowa, oraz umiejętność łączenia tych zachowań z biznesem są niezbędne. Wiesz, gdzie chcesz rozmawiać. Mistrzowie prawdziwego sprzężenia zwrotnego opracowują dyscyplinę, aby napisać i ćwiczyć planowaną rozmowę. Wcześniejsze planowanie zapobiega marnej wydajności!
- Terminowość jest niezbędna. Jeśli kiedykolwiek otrzymałeś roczny przegląd wydajności, który zawierał krytykę czegoś, co rzekomo zrobiłeś lub czego nie zrobiłeś kilka miesięcy temu, wiesz, jak bezwartościowe nieaktualne informacje zwrotne. Twoim zadaniem jako menedżera jest zapewnienie, że opinie są behawioralne, zorientowane na biznes i aktualne. Mój partner piszący do mojej pierwszej książki, Practical Lessons in Leadership, zasugerował, że wartość konstruktywnej opinii spadła o 50% każdego dnia, kiedy opóźniałeś ją.
Jeśli emocje są gorące, niech trochę się uspokoją. Podczas gdy właśnie skończyłem błagać cię o dostarczenie informacji zwrotnej w czasie - tak blisko incydentu, jak to możliwe - jeśli rzeczy są rozgrzane, poświęć jeden dzień, aby trochę się ochłodziły. Po prostu nie pozwól mu na to zbyt długo.
- Wybierz ustawienie . Jeśli Twój trudny temat jest potencjalnie krępujący lub spodziewasz się reakcji emocjonalnej, unikaj ustawień otwartego biura lub sal konferencyjnych ze szklanymi oknami. Nie popełniaj błędów po drugiej stronie, wybierając ustawienie zaprojektowane w celu zastraszenia. Neutralna, prywatna sceneria jest najlepsza dla trudniejszych rozmów. Jeśli obawiasz się konsekwencji fizycznych, skonsultuj się z przedstawicielem działu kadr, który może zdecydować, że będziesz przy tobie obecny.
- Przygotuj swoją postawę. Istotne jest, aby wchodzić w te dyskusje z poczuciem pewności siebie i postawą, która pokazuje, że jesteś spokojny i zaangażowany w pozytywny wynik. Twój ton głosu, język ciała i kontakt wzrokowy są ważne. Pamiętaj, że ta rozmowa jest ważna dla Twojej firmy, Twojego zespołu i osoby siedzącej naprzeciw Ciebie. Zarządzaj sobą, aby przedstawiać właściwy poziom rozwiązania z odpowiednim poziomem troski o dobro drugiej strony.
- Skorzystaj ze zdania początkowego przygotowanego podczas sesji planowania . Dobry otwieracz identyfikuje zachowanie, łączy go z wpływem firmy i wskazuje na potrzebę zmiany. Nie czuj się zobligowany do tego, by go pochwalić. Podczas gdy niektórzy praktycy opinii doceniają "kanapkowanie" konstruktywnych informacji zwrotnych z pozytywnym nastawieniem, wielu uważa, że po prostu myli to przesłanie. I, oczywiście, powinieneś dawać pozytywne opinie - kiedy zarabiasz - wcześnie i często.
- Nie trać kontroli nad konwersacją. W rozmowach tych więcej niż kilku dobrych kierowników znalazło się na głowie. Jeśli uczestnik odpowie na twoje oświadczenie otwierające coś w rodzaju: "Cóż, zrobiłbym to, gdybyś był lepszym menadżerem", nie stawaj się defensywny i niech konwersacja zamieni się w kłótnię o twój występ. Możliwa jest rozsądna reakcja: "John, ta rozmowa dotyczy zachowania, które opisałem i wpływu, jaki wywiera na naszą działalność, a nie na moje wyniki."
- Nie należy wykolejać się przez wodociągi. Miałem zarówno mężczyzn, jak i kobiety, którzy płaczą przede mną, i chociaż czują się niekomfortowo, często jest to indywidualny sposób reagowania na stres. Przygotuj się za pomocą chusteczki. Daj im czas na komponowanie. W razie potrzeby zrób sobie krótką przerwę. Możesz być empatyczny w tej sytuacji, nie pozwól, by łzy wykoleiły ci koncentrację na właściwej rozdzielczości.
- Promuj okno dialogowe . Najlepsze opinie i rozmowy skoncentrowane na zachowaniu to dyskusje, a nie monologi. Druga strona zapewni ci otwory, aby w razie potrzeby stworzyć dyskusję. Sonda, aby potwierdzić zrozumienie i poprosić o pomysły na wzmocnienie lub zmianę danego zachowania. Wiesz, że działa, gdy strona otrzymująca oferuje pomysły dotyczące swoich własnych ulepszeń.
- Pamiętaj, aby pracować w kierunku zaplanowanego kierunku rozmowy. Jeśli zachowanie dotyczy umiejętności lub wiedzy, przygotuj się na pomysły na szkolenie. Jeśli to coaching ma na celu wzmocnienie zaufania lub zachęcić osobę do zrobienia kolejnego kroku, załóż swój kapelusz coachingowy. Jeśli temat koncentruje się na niedopuszczalnym zachowaniu, należy powtórzyć biznesowy wpływ tego zachowania i zaoferować jasne porady dotyczące unikania tego w przyszłości. Podczas rozwiązywania najtrudniejszych zagadnień związanych z wydajnością lub zachowaniem muszą wystąpić konsekwencje w przypadku braku zgodności.
- Zbuduj wspólnie plan działania. Po uzyskaniu jasności w tej kwestii, wspólnie pracuj nad określeniem drogi naprzód. Zaakceptuj plan działania i ustal datę, w którym należy podjąć dalsze działania i omówić postępy.
Podsumowanie na teraz:
W moim oryginalnym wpisie podzieliłem się tajemnicą, że większość menedżerów zwleka z prowadzeniem tego, co postrzegają, będzie trudną rozmową. Innym sekretem jest to, że większość ludzi chce informacji zwrotnej i chce ją poprawić. W ankiecie po sondażu w moich warsztatach, osoby w przeważającej większości wyrażają, że chcą, by ich menedżerowie dawali im więcej informacji zwrotnych - zarówno konstruktywnych, jak i pozytywnych. Zamiast opóźniać te dyskusje o wydajności, karierze i rozmowach biznesowych, odnieś sukces i wykorzystaj powyższy proces oraz wskazówki, aby pomóc Ci wzmocnić własną wydajność dzięki temu krytycznemu narzędziu zarządzania.