Organizacje rządowe podejmują się projektów, w których wymaga się zmiany niektórych aspektów pracy ludzi. Według Project Management Institute projekt jest "tymczasową działalnością grupową zaprojektowaną w celu wytworzenia unikalnego produktu, usługi lub wyniku." Kiedy projekt zmienia sposób, w jaki organizacja prowadzi działalność, końcowe produkty projektu są włączane do codziennej pracy, a zatem poprawiają praca organizacji bezterminowo.
To może wydawać się łatwe, ale tak nie jest. Zmiana jest trudna, a projekty mogą bardzo łatwo zejść z szyn. Każdego dnia pojawiają się wyzwania, które zagrażają postępowi i ostatecznemu sukcesowi projektu. Aby walczyć z tym ryzykiem, projekty wymagają pewnych kluczowych elementów. Dzięki następującym elementom projekt ma duże szanse powodzenia.
01 Zatwierdzony sponsor projektu
Sponsor projektu ma cztery podstawowe obowiązki związane z projektem. Po pierwsze sponsor sponsoruje projekt. Kibicuje zespołowi projektowemu publicznie i prywatnie. Po drugie, sponsor wspiera kierownika projektu . Kiedy kierownik projektu musi usunąć przeszkody, wzywa sponsora do pomocy, ponieważ sponsor ma wpływ na organizację, aby coś osiągnąć. Po trzecie, sponsor dostosowuje zasoby, udostępniając je bezpośrednio lub współpracując z innymi osobami na wysokim poziomie w celu uzyskania zasobów. Kiedy sponsor jest silnym bohaterem projektu, rówieśnicy sponsora mają większe szanse na przekazanie znaczących zasobów. Po czwarte, sponsor ułatwia podejmowanie decyzji. Kiedy zespół projektowy trzęsie się, sponsor może pośredniczyć w podejmowaniu decyzji lub rezygnować z podjęcia decyzji.
Sponsor pozostaje na bieżąco dzięki stałej komunikacji z kierownikiem projektu. Obaj pracują razem, aby określić, kiedy sponsor musi wkroczyć i mocniej wykonywać obowiązki sponsora na rzecz kierownika projektu. Na przykład kierownik projektu może mieć problemy z uzyskaniem informacji z działu finansowego organizacji. Sponsor projektu może zwrócić się do dyrektora finansowego o zaistniałą sytuację i poprosić o nadanie priorytetowi priorytetu nadrzędnego zadania ponad konkurencyjne zadania.
02 Wyczyść cele i zakres
Zanim praca nad projektem zostanie ukończona lub nawet zaplanowana, sponsor projektu musi sformułować cele i zakres projektu. Cele to wielkie rzeczy, które projekt ma wykonać. Weźmy na przykład projekt ulepszenia oprogramowania. Dział zasobów ludzkich używa dobrze znanego, dostosowywanego oprogramowania biznesowego do zarządzania listą płac. Organizacja chce dodać moduł do zarządzania nauką. Celem projektu jest dostosowanie oprogramowania do zarządzania uczeniem do potrzeb biznesowych organizacji i zintegrowanie go z istniejącym systemem płac.
Zakres określa parametry projektu. Kontynuacja projektu oprogramowania; zakres tego projektu ogranicza się do wprowadzenia systemu zarządzania nauczaniem i zintegrowania go z systemem płac. Wiele razy pomocna jest identyfikacja rzeczy, które są poza zakresem, aby zrozumieć, co jest w zakresie. W przypadku tego projektu dodanie innych modułów jest poza zakresem. Dział księgowości nie może przyjść do kierownika projektu i poprosić o rozliczenia, należności lub rozrachunki z dostawcami.
Dodanie modułu po zdefiniowaniu projektu pozwala na pełzanie zakresu . Dobrzy sponsorzy projektu i menedżerowie projektów chronią przed pełzaniem zakresu i bardzo niechętnie dodają zakres w połowie projektu. Zwiększenie zakresu projektu zwiększa zapotrzebowanie projektu na zasoby, takie jak czas i pieniądze. Dodatkowo praca nad dodatkowym zasięgiem naraża na szwank jakość produktów pracy.
03 Dobry kierownik projektu
Menedżerowie projektów zazwyczaj mają następujące cechy, które pomagają im przenieść projekt razem. Kierownicy projektów to planiści. Myślą o sekwencji prac i wiedzą, co musi się stać, gdy zespół wykona zadanie. Robią dobre plany, ale wiedzą też, kiedy być elastycznym i odwrócić się od planu. Kierownicy projektów są godni zaufania. Z ich sukcesem w zależności od pracy innych, kierownicy projektów potrzebują ludzi, aby zaufali ich dobrym intencjom i kompetencjom. Zaufanie jest szczególnie ważne w relacjach między kierownikiem projektu a sponsorem projektu. Menedżerowie projektów są ekstrawertyczni, ponieważ większość ich pracy wymaga komunikacji.
Obejmują ludzi odpowiedzialnymi za swoje zobowiązania. Oto przykład. Kierownik zespołu projektowego powiedział kierownikowi projektu, że członek zespołu może poświęcić cztery godziny w tygodniu na projekt. Ten członek zespołu przeoczył dwa cotygodniowe spotkania z rzędu i nie poczynił postępów w przydzielonych mu zadaniach w strukturze podziału pracy. Po pierwszym nieodebranym spotkaniu kierownik projektu spotkał się z członkiem zespołu, aby omówić nieobecność i nieodebrane terminy. Członek zespołu powiedział, że ma bardziej pilne priorytety. Kierownik projektu podejrzewał, że to nieprawda, więc po drugim nieudanym spotkaniu kierownik projektu spotkał się z przełożonym członka zespołu. Przełożony powiedział kierownikowi projektu, że upewni się, że zachowanie członka zespołu się odwróci.
04 Zaangażowane zainteresowane strony
Zainteresowanymi stronami projektu są ludzie, którzy mają żywotny interes w powodzeniu projektu, ale nie są członkami zespołu projektowego. Nie myślą o projekcie na co dzień, tak jak robią to kierownik projektu czy członkowie zespołu projektowego, ale chcą być w stanie podejmować kluczowe decyzje i ogólny postęp w realizacji celów projektu.
Zainteresowane strony mają swoje własne motywacje do bycia na bieżąco z działaniami projektowymi, ale to kierownik projektu jest odpowiedzialny za wprowadzenie ich na rynek w sposób, który przyspiesza prace nad celami projektu. W wielu przypadkach robi to delikatną równowagę między uzyskaniem zbyt dużego wkładu i uzyskaniem zbyt małego wkładu. Zainteresowane strony nie mogą wziąć pod uwagę każdej decyzji. To mogłoby zaszkodzić projektowi i podjąć każdą decyzję jako bój. I odwrotnie, interesariuszy nie można zamknąć, ponieważ duży aspekt prawie każdego projektu jest satysfakcjonujący dla interesariuszy.
05 Dedykowani członkowie zespołu projektowego
Członkowie zespołu projektowego wykonują pracę nad projektem. Wiele razy członkowie zespołu projektowego są przydzielani do projektu ponad swoje zwykłe obowiązki, co oznacza, że nie ma redukcji innych prac, aby zrekompensować dodatkowe prace związane z projektem. Kierownicy projektów mogą pomóc członkom zespołu w negocjacjach z ich przełożonymi w tej kwestii, ale kierownik projektu nie ma kontroli nad odpowiedzialnością członków zespołu projektowego poza projektem.
Zaangażowanie członków zespołu w projekt jest bardzo cenne. Bez poświęcenia, terminy się ześlizgują, a produkty robocze nie są dobrej jakości. Dedykowani członkowie zespołu są zmotywowani do osiągnięcia celów projektu na czas, w ramach budżetu i zgodnie z oczekiwaniami jakościowymi.