Co to jest plan zarządzania interesariuszami?
Jakie są zainteresowane strony?
Interesariusze mogą być wewnętrzni i zewnętrzni w stosunku do organizacji.
Przykłady wewnętrznych interesariuszy obejmują kadrę kierowniczą i jednostki biznesowe, takie jak rachunkowość i technologie informacyjne. Jednostki biznesowe zazwyczaj mają przedstawicieli w zespole projektowym. Zewnętrznymi interesariuszami mogą być grupy interesów, firmy i organizacje obywatelskie. Rzadko zdarza się, aby zewnętrzni interesariusze byli reprezentowani w zespole projektowym. W przypadku agencji posiadających władzę regulacyjną, branże, które regulują, są zazwyczaj najważniejszą zewnętrzną grupą interesariuszy dla każdego projektu. Jeśli zespół interesu określi interesariusza, interesariusz ten powinien zostać uwzględniony w planie zarządzania interesariuszy.
Niepraktyczne jest to, że zespół projektowy składa się z członków reprezentujących każdą grupę interesariuszy. W wielu przypadkach jest to niemożliwe. Jednak zespół projektowy potrzebuje wkładu i zainwestowania od interesariuszy, aby projekt się powiódł. Na przykład organizacja rządowa chce całkowicie przebudować i zmodernizować swój najszerzej stosowany autorski program.
Prawie każdy w organizacji korzysta z programu w jakiś sposób. Każdy typ użytkownika nie może być bezpośrednio reprezentowany w zespole projektowym, dlatego zespół wymyśla sposoby zbierania danych od zainteresowanych stron i decyduje o sposobach informowania interesariuszy o statusie projektu. Te metody gromadzenia danych wejściowych i strategii komunikacji są udokumentowane w planie zarządzania interesariuszy.
Różnica między planem zarządzania stronami zainteresowanymi a planem komunikacji
Może istnieć znaczna ilość spadków między planem zarządzania stronami projektu a planem komunikacji. Ich funkcje są bardzo podobne. Plan zarządzania interesariuszami jest szerszy, ponieważ ułatwia wkład do projektu, a także przedstawia wyniki. Plan zarządzania interesariuszami jest węższy, ponieważ dotyczy tylko tych, którzy mają własne interesy, podczas gdy plan komunikacji może obejmować szerszą grupę odbiorców.
Plan zarządzania stronami zainteresowanymi ewoluuje podczas projektu
Plan zarządzania interesariuszami jest zazwyczaj przechowywany przez kierownika projektu . W miarę postępu projektu kierownik projektu przegląda plan zarządzania interesariuszami i okresowo wraca do zespołu projektowego, aby rozważyć aktualizacje. Projekt może wyglądać zupełnie inaczej w środku harmonogramu niż na etapie planowania, dlatego ważne jest, aby upewnić się, że dokumenty przewodnie projektu zostaną zmienione, jeśli zajdzie taka konieczność.
Przykład działania planu zarządzania zainteresowanymi stronami
Oto przykład tego, jak plan zarządzania interesariuszami może się zmienić w trakcie projektu. Agencja państwowa rozpoczyna projekt legislacyjny. Na początku sponsor projektu i kierownik projektu wymieniają listę interesariuszy, którzy zostaną uwzględnieni w planie zarządzania interesariuszami.
Jednym z pierwszych zadań zespołu projektowego jest opracowanie planu. Po kilku miesiącach członek zespołu projektowego identyfikuje interesariusza, o którym nikt nie pomyślał na początku projektu. Kierownik projektu dodaje nowego interesariusza do planu i wzywa spotkanie zespołu projektowego, aby omówić sposób zaangażowania nowego interesariusza. Gdy zespół zdecyduje, co zrobić, kierownik projektu poinformuje sponsora projektu.
Oczywiście plan zarządzania interesariuszami jest żywym dokumentem. Wraz ze zmianą projektu plan zarządzania interesariuszami może się zmienić wraz z nim, aby lepiej służyć potrzebom projektu. Dzięki elastycznemu planowi zarządzania interesariuszami zespół projektu może odpowiednio zebrać opinie i informacje zwrotne od interesariuszy, a także poinformować o tym interesariuszy.