Jak poprosić o pomoc od sponsora projektu

Relacja między kierownikiem projektu a sponsorem projektu przypomina tradycyjną relację między pracownikiem a menedżerem . Sponsor projektu może nie być bezpośrednim menedżerem projektu, ani nawet w strukturze kierownika projektu. Mimo to sponsor projektu wspiera kierownika projektu, ponieważ zespół projektowy dąży do ukończenia projektu .

Podobnie jak w przypadku przełożonego, jednym z największych sposobów, w jaki sponsor projektu wspiera kierownika projektu, jest rozwiązywanie problemów, z którymi może poradzić sobie tylko ktoś, kto ma wpływ na organizację sponsora projektu.

Kiedy menedżerowie projektu napotykają problemy tylko sponsorzy projektu mogą rozwiązać, oto co powinni zrobić menedżerowie projektu.

Wydech Wszystkie inne opcje

Sponsorzy projektu zazwyczaj znajdują się na poziomie organizacyjnym, gdzie większość decyzji jest trudnych, ponieważ jeśli decyzja jest łatwa, jest podejmowana na niższym poziomie. Muszą szybko podejmować trudne decyzje z ograniczonymi informacjami.

Jako menedżer projektu musisz upewnić się, że wyczerpałeś wszystkie inne opcje rozwiązania problemu, zanim udasz się do sponsora projektu. Na przykład powiedzmy, że masz członka zespołu projektowego, który nie spełnia swoich zobowiązań. Zanim zgłosisz problem sponsorowi projektu, powinieneś spróbować rozwiązać problem jeden na jeden z członkiem zespołu projektowego. Kiedy to nie zadziała, powinieneś udać się do przełożonego członka zespołu. Gdy to nie rozwiąże problemu, możesz zgłosić problem sponsorowi projektu. Masz wyczerpane opcje rozwiązywania problemów od dołu do góry.

Teraz sponsor projektu może pracować nad tym problemem od góry do dołu. Sponsor projektu powinien rozwiązać problem ze swoim kolegą i poinformować cię o ustalonym trybie działania.

Ostatnią rzeczą, którą chcesz osiągnąć, jest zlecenie sponsorowi projektu rezolucji, którą możesz wdrożyć pod własnym autorytetem bez żadnej pomocy.

Czasami tak się dzieje. Wszyscy popełniają błędy. Ucz się z tych sytuacji, kiedy one wystąpią, a Ty będziesz lepszym kierownikiem projektu. Następnym razem, gdy pojawi się podobna sytuacja, poradzisz sobie z tym lepiej niż wcześniej.

Bądź konkretny o tym, czego potrzebujesz

Podczas gdy sponsorzy projektu są przyzwyczajeni do pracy z niekompletnymi informacjami, kierownik projektu nie powinien pomijać istotnych informacji. Ważne jest, aby sponsor projektu miał kontekst sytuacji wymagającej uwagi.

Kiedy sponsor projektu ma odpowiedni kontekst do podjęcia decyzji, określ dokładnie, czego potrzebujesz od sponsora. Czy potrzebujesz wskazówek, jak postępować? Czy potrzebujesz upoważnienia do podjęcia określonej akcji? Czy potrzebujesz rozwiązania problemu? Czy potrzebujesz zasobów, których sam nie możesz zdobyć?

Jeśli nie przemyślałeś dokładnie tego, czego potrzebujesz, możesz podjąć decyzję o tym, czego potrzebujesz, ale dowiedzieć się później, że się pomyliłeś. Przemyśl tę kwestię, zanim przekażesz ją sponsorowi, aby zminimalizować ryzyko marnowania czasu.

Utrzymuj swoją prośbę skoncentrowaną

Sponsorzy projektu są zapracowanymi ludźmi. Niezliczone problemy ciągną za sobą ich harmonogramy, wysysając ich czas.

Kiedy kierownik projektu rzeczywiście potrzebuje czasu sponsora projektu, nie jest to zła rzecz ani ingerencja w czas sponsora.

Czas spędzony z kierownikiem projektu i sponsorem projektu powinien być bardzo produktywny. Skoncentruj swoją prośbę, aby w razie potrzeby wykorzystywać tylko tyle czasu swojego sponsora.

Gdy Twój sponsor doświadcza produktywności jeden na jeden z tobą, on lub ona będzie oczekiwać na twoje spotkania. Ludzie na wysokich poziomach organizacji często spędzają czas w bezproduktywnych spotkaniach, w których muszą uczestniczyć. Udział w produktywnym spotkaniu może być energiczną zmianą tempa dla sponsora projektu.