Plan projektu jest zwieńczeniem skrupulatnego planowania przez kierownika projektu . Jest to główny dokument, który wskazuje, w jaki sposób projekt będzie działał. Według Project Management Institute jest to "formalny, zatwierdzony dokument używany do kierowania zarówno realizacją projektu, jak i kontrolą projektu." Jest to plan planów, ponieważ udokumentowane w nim są intencje kierownika projektu dla każdego kluczowego aspektu projektu .
Poniżej przedstawiono najważniejsze elementy występujące w wielu projektach. Organizacje mają swoje procesy i protokoły dotyczące tego, co musi znaleźć się w planie projektu, a bardziej ogólnie, jak mają działać projekty, więc nie wszystkie plany zarządzania projektami będą miały te elementy. Menedżerowie projektów powinni jednak rozważyć wszystkie z nich na etapie planowania, aby uniknąć zamieszania i wymuszonej improwizacji podczas fazy realizacji projektu.
01 Cele projektu
02 Zakres projektu
Podobnie jak cele projektu, zakres jest określony w karcie; jednak kierownik projektu powinien dodatkowo udoskonalić zakres w planie projektu. Jednym z najlepszych sposobów określenia zakresu projektu jest określenie, co jest poza zakresem. Na przykład projekt automatyzujący proces ręczny wymagałby określenia zakresu, od którego rozpoczyna się i kończy ten proces, aby odpowiednio wykluczyć zadania wykraczające poza zakres projektu. Te informacje pomagają kierownikowi projektu zdefiniować zakres.
03 Kamienie milowe i główne wyniki
Kluczowe osiągnięcia projektu to kamienie milowe. Kluczowe produkty pracy są nazywane głównymi produktami. Reprezentują duże elementy pracy nad projektem. Plan projektu powinien identyfikować te pozycje, określać je i określać terminy ich ukończenia.
Załóżmy, że organizacja podejmuje projekt opracowania nowego oprogramowania. Taki projekt ma zarówno kamienie milowe, jak i rezultaty. Najważniejsze wyniki mogą być ostateczną listą wymagań biznesowych i listą wymagań funkcjonalnych, które implementują te wymagania biznesowe. W ślad za nimi, projekt może zakończyć się etapami projektowania biznesowego, zakończeniem testów systemowych, zakończeniem testów akceptacyjnych dla użytkowników i datą wdrożenia oprogramowania. Te kamienie milowe mają produkty związane z nimi, ale są bardziej związane z procesami niż same produkty.
Kamienie milowe i główne terminy dostaw nie muszą być dokładnymi datami, ale im dokładniejsze są te daty, tym lepiej. Coś z terminem października można osiągnąć każdego dnia w październiku od 1 do 31, ale termin 15 października musi zostać osiągnięty do 15 października. Dokładne daty pomagają kierownikowi projektu dokonać dokładnej struktury podziału pracy.
04 Struktura podziału pracy
Struktura podziału pracy, czyli WBS, dekonstruuje kamienie milowe i główne rezultaty projektu na mniejsze części, tak aby jedna osoba mogła zostać przypisana do każdej części. Opracowując strukturę podziału pracy, kierownik projektu uwzględnia wiele czynników, takich jak mocne i słabe strony członków zespołu projektowego, współzależności między zadaniami, dostępnymi zasobami i ogólnym terminem realizacji projektu.
Kierownik projektu jest ostatecznie odpowiedzialny za sukces projektu, ale nie może wykonywać pracy sam. WBS to narzędzie wykorzystywane przez kierownika projektu do zapewnienia rozliczalności projektu, ponieważ informuje sponsora projektu, członków zespołu projektowego i interesariuszy, którzy są odpowiedzialni za co. Jeśli kierownik projektu jest zaniepokojony zadaniem, kierownik projektu dokładnie wie, kogo spotkać w związku z tym problemem.
05 Budżet
Budżet projektu pokazuje, ile pieniędzy jest przeznaczanych na realizację projektu. Kierownik projektu jest odpowiedzialny za właściwe rozproszenie tych zasobów. W przypadku projektu, który ma sprzedawców, kierownik projektu zapewnia, że rezultaty są realizowane zgodnie z warunkami umowy, zwracając szczególną uwagę na jakość. Niektóre budżety projektów są powiązane z planem kadrowym.
06 Plan zasobów ludzkich
Plan zasobów ludzkich pokazuje, w jaki sposób projekt będzie obsadzony. Czasami nazywa się to planem kadrowym. Ten plan określa, kto będzie w zespole projektowym i ile czasu ma poświęcać na to każda osoba. Opracowując ten plan, kierownik projektu negocjuje z członkami zespołu i ich przełożonymi, ile czasu każdy członek zespołu może poświęcić na projekt. Jeśli pracownicy potrzebują konsultacji w sprawie projektu, ale nie są częścią zespołu projektowego, jest to również udokumentowane w planie zatrudnienia. Ponownie konsultowane są odpowiednie organy nadzoru.
07 Plan zarządzania ryzykiem
Wiele rzeczy może się nie udać w projekcie. Chociaż nie można przewidzieć każdej możliwej katastrofy lub drobnej czkawki, wielu można przewidzieć. W planie zarządzania ryzykiem kierownik projektu identyfikuje zagrożenia dla projektu, prawdopodobieństwo wystąpienia takiego ryzyka i strategie mające na celu zmniejszenie tego ryzyka. Kierownik projektu poszukuje informacji od sponsora projektu, zespołu projektowego, zainteresowanych stron i wewnętrznych ekspertów.
Wprowadzane są strategie ograniczania ryzyka w przypadku ryzyk, które mogą wystąpić lub wiążą się z nimi wysokie koszty. Ryzyka, które są mało prawdopodobne i te, które mają niskie koszty, są odnotowane w planie; jednak mogą nie mieć strategii łagodzenia.
08 Plan komunikacji
Plan komunikacji określa, w jaki sposób projekt zostanie przekazany różnym odbiorcom. Podobnie jak struktura podziału pracy, plan komunikacji przypisuje odpowiedzialność za uzupełnienie każdego komponentu do członka zespołu projektowego.
Każda wiadomość ma zamierzonych odbiorców. Kierownicy projektów zapewniają, że każda wiadomość jest dostosowana do konkretnych odbiorców. Plan komunikacji pomaga kierownikom projektów zapewnić, że odpowiednie informacje trafiają do właściwych osób we właściwym czasie.
09 Plan zarządzania stronami zainteresowanymi
Plan zarządzania stronami zainteresowanymi określa sposób wykorzystania interesariuszy w projekcie. Czasami interesariusze potrzebują tylko informacji. To można załatwić w planie komunikacji. Jeśli zainteresowane strony potrzebują więcej informacji, plan zarządzania stronami zainteresowanymi określa, w jaki sposób zostanie uzyskany.
10 Zmień plan zarządzania
Plan zarządzania zmianami określa ramy dla wprowadzania zmian w projekcie. Kierownicy projektów zazwyczaj chcą uniknąć zmian w projekcie; jednak zmiany są czasem nieuniknione. Plan zarządzania zmianami udostępnia protokoły i procesy dokonywania zmian. Bardzo ważne dla odpowiedzialności i przejrzystości jest to, że sponsorzy projektów, kierownicy projektów i członkowie zespołów projektowych postępują zgodnie z planem zarządzania zmianami.